Så här konverterar du avgränsade textfiler till Excel-kalkylblad

Annons

Du vill inte vara killen på kontoret som måste skriva allt till Microsoft Excel gång på gång.

Så det kommer en tid när du måste hantera all sorts information som finns lagrad i andra typer av filer och ta med den i Microsoft Excel. Du kan inte springa bort från en ständigt närvarande textfil. Jag slår vad om att du hittar några av dem varje dag.

Här är några dagliga exempel:

• En Excel-analys av försäljning eller produktinformation lagrad i en textfil.
• Utbyte av data mellan två olika programvaror (kanske, från en databas till ett kalkylblad).
• Namn, adresser och e-post-ID lagrade i ett e-postprogram (t.ex. export från Microsoft Outlook till Excel Hur exporterar du Outlook-kontakter till var som helst Hur exporterar du Outlook-kontakter till någonstans? Behöver du exportera dina Outlook-kontakter och är osäker på var du ska börja? Vi visar dig hur du exporterar från Outlook och importerar i din destination. Läs mer).

Microsoft Excel ger dig alla verktyg för att ansluta till externa datakällor. Låt oss prata om avgränsade textfiler.

Detta är en avgränsad textfil

I denna skärmdump av en enkel textfil separeras namnen och adresserna med kommatecken. Det här är en enkel komma-avgränsad textfil . Det är lätt att skapa i vilken textredigerare som helst.

Men i sig skulle en hel serie av sådana data inte vara så användbar i en textfil om du var tvungen att förbereda en lista eller en rapport. Med hjälp av ett Excel-kalkylblad kan du göra ett mer professionellt dokument och göra mer avancerade uppgifter på informationen. Du kan till exempel leta efter dubbla adresser och ta bort dem. Därefter kan du använda kalkylbladet för att skapa etiketter och mailfusion Så här skriver du ut etiketter med postfusion i Microsoft Word och Excel Så här skriver du ut etiketter med brevfusion i Microsoft Word och Excel Användar du fortfarande kopiera och klistra in för att skapa etiketter, namn märken eller annan personlig masskommunikation? Mail Merge, ett enkelt Microsoft Office-automatiseringsverktyg, låter dig skriva ut dina etiketter på några sekunder. Läs mer .

Grundidén är att importera informationen från en textfil och dela upp dina olika uppgifter i separata kolumner och namnge varje kolumn med en lämplig rubrik.

Låt oss titta på avgränsad textfil mer detaljerat ...

De 3 olika typerna av avgränsade textfiler

Avgränsade textfiler är utformade för export av data från ett program till ett annat. Det finns tre vanliga typer av avgränsade filer per sättet du separerar (avgränsa) varje värde i den vanliga textfilen. Alla tecken kan användas för att separera de enskilda posterna i en fil.

Till exempel: röret eller ett enkelt utrymme. Du kommer att hitta dessa tre som de vanligaste typerna av avgränsade separatorer mellan varje textinmatning.

1. Kommaseparerade värden.
2. Fliken separerade värden.
3. Colon separerade värden.

Precis som den heter heter Text Delimiter varje värde separat från nästa . Vilket som helst värde som följer avgränsaren och föregår avgränsningens nästa händelse importeras som ett värde. Kom ihåg att värdet mellan den tilldelade avgränsaren kan ha ett annat avgränsande tecken, men det behöver ett citatmärke (") eller en apostrof (').

Förvirrande? Inte så mycket. Låt oss se hur med ett exempel:

I en textfil med stad- och statnamn kan det finnas några värden som "Albany, NY". Microsoft Excel kan läsa komma (, ) mellan de två orden som avgränsare. För att behandla stad- och landnamn som ett värde och importera dem till en cell måste vi använda dubbla citat eller en apostrof som textkvalificering. Om inget tecken anges som textkvalificatorn, importeras "Albany, NY" i två intilliggande celler som Albany och NY.

I korthet, för att behålla valet i en kolumn exakt som det är, kan du bifoga värdet i citattecken eller en apostrof. Som vi kommer att se nedan ger Microsoft Excel dig fullständig kontroll över importprocessen och en förhandsgranskningspanel för att se formatet på data innan det fyller cellerna.

Konvertera från en avgränsad textfil till ett kalkylblad

Det finns många online-omvandlare Hur man konverterar alla filformat på nätet med gratis verktyg Så här konverterar du alla filformat på nätet med gratis verktyg Om du behöver konvertera en fil, här är den ultimata listan över webbplatser du ska vända dig till. Läs mer som kan ta en rå CSV-textfil och spotta ut ett XLS-kalkylblad. Zamzar och Convertio flyter till toppen på söksidan.

Men du behöver inte jaga efter en onlinekonverterare eftersom Microsoft Excel har en inbyggd funktion som gör jobbet mycket bättre. Låt oss ta en CSV-fil och gå igenom stegen för att konvertera avgränsade textfiler till kalkylblad. Skärmbilden nedan visar en jumble av kommaseparerade värden i en Notepad-fil.

Microsoft Excel kan hjälpa till att göra det här förvirrade stödet i snygga rader och kolumner. Du kan sedan gå till jobbet med det och göra det till en vackert formaterad rapport. Automatiskt formatera data i Excel-kalkylblad med villkorad formatering. Formatera automatiskt data i Excel Kalkylark med villkorad formatering. Med Excels villkorliga formateringsfunktion kan du formatera enskilda celler i ett Excel-kalkylblad baserat på deras värde. Vi visar dig hur du använder detta för olika vardagliga uppgifter. Läs mer eller förbered det för utskrift.

Det finns två sätt att ta med data till ett Excel 2016-kalkylblad från en CSV-fil. Börja med det enkla först.

1. Den automatiska importen

Klicka på fliken Fil och klicka sedan på Öppna .

Välj den CSV-fil du vill öppna. Microsoft Excel öppnar textfilen automatiskt och visar data i en ny arbetsbok.

Detta är den mest direkta (och snabbaste) rutten för att öppna en CSV-fil. Microsoft Excel använder standardinställningarna för dataformat för att läsa och importera varje kolumn med data. Men den automatiska importen ger dig inte den flexibilitet du vill ha. Så, låt oss se det andra sättet som använder en trollkarl.

2. Guiden Textimport

Guiden Textimport gör det möjligt att styra strukturen hos de data du vill importera. Den startar automatiskt när du importerar textfiler (dvs. en fil med en TXT-förlängning). Öppna Microsoft Excel och bläddra till en textfil. Processen med tre steg hjälper dig att styra formatet på de data du vill importera.

Steg 1

Så här ser guiden Text Importer ut i det första steget.

Men som du såg tidigare startar inte textimportguiden automatiskt för CSV-filerna (dvs. en fil med en .CSV-förlängning). Öppna guiden Textimport manuellt och kontrollera formatet för raderna och kolumnerna. För att starta guiden Textimport ...

Gå till fliken Data på bandet. I gruppen Hämta extern data väljer du Från text . I dialogrutan Importera textfil väljer du den CSV-textfil du vill importera. Textimportguiden visas med de alternativ som du kan konfigurera nu.

Guiden tar dig igenom tre skärmar och hjälper till att finjustera de data du försöker ta med i kalkylbladet.

Välj Avgränsad - När objekt i textfilen är åtskilda av flikar, kolonner, semikolon, mellanslag eller andra tecken.

Välj Fast bredd - När alla objekt är lika långa och snyggt strukturerad i mellanseparerade kolumner.

Ibland kan de råa data ha en rubrikrad. Till exempel: [ "first_name", "last_name", "company_name", "address", "city", "county" ).

Använd Start import vid rad för att välja raden från vilken importen börjar.

Filens ursprung kan lämnas som standard för de flesta fall.

Förhandsgranskningen visar värdena som de kommer att visas när de är avgränsade till kolumner på arbetsbladet.

Klicka på Nästa .

Steg 2

Välj Delimiters för din fil (komma, i vårt fall). För något annat tecken, kolla Annat och ange tecknet i det lilla fältet. Dataförhandsgranskningsfönstret ger dig en glimt av kolumndata.

Markera avkryssningsfältet Befintlig avgränsning som en kryssruta om dina data innehåller en avgränsare på mer än ett tecken mellan datafält eller om dina data innehåller flera anpassade avgränsare. Det här hjälper till exempel att hantera filer som kan ha extra utrymme före eller efter en annan avgränsare. Du kan hjälpa till att identifiera mellanslag som en annan avgränsare och markera den här rutan.

Använd rullgardinsmenyn Textkvalificering för att välja tecknet som omsluter värden i din textfil. Vi pratade tidigare hur en textkvalificator kan hjälpa dig att importera några värden till en cell i stället för separata.

Använd fönstret Data förhandsgranskning för att kontrollera utseendet. Klicka på Nästa .

Guiden skärm ändras när du importerar data med fast bredd. I förhandsgranskningsfönstret kan du ställa in kolumnbredder. Använd den översta fältet i fönstret för att ställa in en kolumnbrytning som representeras av en vertikal linje. Dra en kolumnbrytning för att öka eller minska bredden. Dubbelklicka på en kolumnbrytning för att ta bort den.

I en fast breddfil används inga avgränsare för att skilja värdena i filen. Data är organiserad i rader och kolumner, med en post per rad. Varje kolumn har en fast bredd, specificerad i tecken, som bestämmer maximal mängd data som den kan hålla.

Steg 3

Förhandsgranskningsfönstren blir viktigare på den här skärmen eftersom du kan finjustera formatet för data som går in i varje fält med kolumndatformatet . Som standard importerar Microsoft Excel data i det allmänna formatet. Markera kolumnen i förhandsgranskningsfönstret och ange lämpligt format.

Du kan till exempel välja ...

• Text för textfälten.
• Datum och datumformat för en kolumn som innehåller datum.
• Allmänt för att konvertera valutor till Excel-valutaformatet.

Använd knappen Avancerat för att ange typ av decimal och tusentals separatorer för numeriska data. Till exempel om du vill visa 100.000 som 1.00.000. Excel visar siffrorna enligt det format som finns i datorns regionala inställningar.

Klicka på Slutför . En slutgiltig dialogruta för importdata dyker upp.

Oroa dig inte för det för mycket nu. Det ger dig några alternativ att infoga data i kalkylbladet eller skapa en anslutning till en extern databas. Att sätta in de textavgränsade värdena som en tabell i det här kalkylbladet är standardinställningen.

Bara tre enkla steg i Excel Wizardry

Några praktiserad behärskning av Microsoft Excel Behöver du lära dig Excel? 10 experter kommer att lära dig gratis! Behöver du lära dig Excel? 10 experter kommer att lära dig gratis! Att lära sig att använda Excels avancerade funktioner kan vara tufft. För att göra det lite enklare har vi spårat de bästa Excel-guruer som kan hjälpa dig att behärska Microsoft Excel. Läs mer kan hjälpa dig att hantera stora bitar av data. Du kan importera eller exportera upp till 1.048.576 rader och 16.384 kolumner. Låt inte stora data skrämma dig. Om rädslan för kalkylblad fortfarande kommer till dig, kolla på dessa tips för att lära dig Excel 8 Tips för hur du snabbt läser Excel 8 Tips för hur du lära dig Excel snabbt Inte så bekväm med Excel som du vill? Börja med enkla tips för att lägga till formler och hantera data. Följ den här guiden, och du kommer snart att bli snabb. Läs Snabbare.

Så, hur är det med problem du möter när du exporterar avgränsade textfiler? Låt oss felsöka det för varandra i kommentarerna.

Ursprungligen skrivet av Saikat Basu den 8 november 2009.