Uppföljning är svår. Det låter som en enkel, lätt sak att göra - men det finns alla sorters saker som gör det svårare. Det tar tid. Du måste komma ihåg att göra det. Du vill inte komma över som påträngande. Ett svar verkar osannolikt.
Men uppföljning är nyckeln i många situationer. Från att följa upp på en arbetsintervju för att påminna någon du bad dem om lite mentorskap. 4 Tips för att kontakta någon och fråga dem att vara din karriärmentor. 4 tips för att kontakta någon och fråga dem att vara din karriärmentor För dem som vill utveckla sig på ett fält, mentorer är väsentliga. Tyvärr kan du inte hämta en mentor från Walmarts hyllor. Här är några tips när du letar efter karriärvägledning. Läs mer, välskötta uppföljningar kan ge stor framgång till din framgång.
Varför följa upp är viktigt
Kort sagt, för att folk glömmer. De läser din email och glömmer att svara på det. Eller glöm det att de lovade att ringa tillbaka. De kunde glömma att de skulle träffa dig för kaffe. Med allvarlig information överbelastning Hantering av digital information Överbelastning - Är teknik Orsak och botemedel? [Yttrande] Hantera digital information Överbelastning - Är teknik orsaken och botemedlet? [Yttrande] "Drickande från eldstaden" är en frasning som du kanske inte känner till. Men tro mig, om du läser den här bloggen och många andra så här är det precis vad du gör ... Läs mer blir vanligare, det är inte en överraskning.
Människor handskas med alltför många stimuli på en viss dag och även med ett bra arbetshanteringssystem Hur man skapar det sista perfekta tidshanteringssystemet som du någonsin kommer att använda Hur man skapar det senaste perfekta tidshanteringssystemet Du kommer någonsin att använda produktivitet är en ständig sökning efter mer organisation med mindre arbete. Ett sätt att uppnå allt du drömmer om att uppnå, utan att förlora i sömn. Kan detta automatiska tidsstyrningssystem göra allt? Läs mer, de är tvungna att glömma saker. Och några av dessa saker kommer förmodligen att vara dina e-postmeddelanden och samtal. Det är bara livet.
Men det betyder inte att du måste acceptera det. Uppföljning av dina e-postmeddelanden, samtal, diskussioner, anslutningar och åtgärder sätter dig ifrån varandra från hundratals andra människor där ute som vågar uppmärksamma. Steli Efti, till exempel, följde upp en investerare 48 gånger innan han träffade. Det fungerar.
Åtminstone kommer många uppföljningar att få dig ett "nej" vilket är bättre än inget svar alls eftersom du kan flytta dina ansträngningar någon annanstans.
Oavsett om du försöker få jobb, be om rådgivning, ställ en frilansservice, skapa ett förhållande eller bara få svaret på en fråga, är det viktigt att följa upp det. Att bli bättre med det kommer inte bara att göra ditt liv enklare utan också hjälpa dig att öka din framgångsrika kommunikation också.
Här är fem saker du kan göra för att bli bättre på att följa upp.
1. Kommit att följa upp
Det här är kanske det viktigaste du kan göra för att förbättra dina uppföljningsförmågor. Du måste förstå att om du inte hörs tillbaka från någon, följer du upp. Om insatserna är extremt låga och du inte är orolig för svaret, kan du hoppa över det. Men majoriteten av dina meddelanden kommer att kräva uppföljningar.
Att veta före tid är nyckeln. Du behöver inte diskutera huruvida du ska skicka en uppföljning eller inte, eftersom du redan är helt engagerad i att göra det.
2. Ställ in ett system
Systematisering av dina uppföljningar kommer att vara en stor hjälp. Det är inte bara andra människor som glömmer saker: det gör du också. Det betyder att om du inte har ett system med bra påminnelser glömmer du att följa upp och du kommer tillbaka där du började.
Det finns många sätt du kan gå om detta. Det enklaste är med ett kalkylblad. Här är ett exempel på ett e-follow-up-kalkylblad:
Varje rad innehåller det datum jag mailade till någon, vem de är, deras e-postadress och de schemalagda uppföljningarna. Om jag skickade ett uppföljningsmeddelande markerar jag cellgrön. Om uppföljningen fick ett svar markeras det i lila.
Detta är bara ett exempel. Du kan använda en mängd olika organisatoriska metoder för ditt kalkylblad. Eller ange kontaktmetoden så att du kan följa upp dina e-postuppföljningar till dina samtal (eller vice versa). Du kan inkludera tid på dagen, så du kan variera dina kontakttider.
Det finns massor av andra sätt att skapa ett system också. Du kan skapa en Wunderlist-lista som påminner dig när du behöver följa upp. Du kan använda Evernote för att spåra dina kontakter.
Om du har en iPhone finns det ett coolt knep som du kan använda för att ringa påminnelser: berätta för Siri att påminna dig Masterlistan över varje Siri-kommando och fråga Masterlistan över varje Siri-kommando och fråga Siri kan göra mycket för dig, men gjorde vet du att hon kunde göra så mycket? Här är en uttömmande lista över kommandon Siri tar. Läs mer för att ringa någon som redan finns i din kontaktlista, och du kan ringa direkt från låsskärmen. Apples Call Reminder app ger liknande funktioner.
Och det finns gott om e-postprogram och tillägg som hjälper dig om du behöver följa upp med e-post. Airmail, min favorit e-postapp för MacOS Sök efter den perfekta Mac Desktop Gmail-klienten Sökningen efter den perfekta Mac Desktop Gmail-klienten Har du behov av en skrivbordsklient för Gmail på din Mac? Här är det bästa vi kunde hitta. Läs mer, låter dig ställa in påminnelser om ingen svarar på ditt mail. Välj bara ett datum när du skickar ett utgående meddelande.
Boomerang är en populär Gmail-förlängning som kan returnera e-post till din inkorg och till och med låter dig schemalägga automatiska uppföljningar. Rebump och LeadCooker är två andra Gmail-tillägg som ger dig liknande funktioner.
Med alla dessa alternativ är du säker på att hitta (eller skapa) något som fungerar för dig. Se bara till att du har något som ska fungera. Att försöka komma ihåg det hela kommer inte bara att skära det.
3. Välj rätt datum och tider
Detta kommer att variera mycket baserat på din bransch, mål, de personer du kommunicerar med och andra faktorer. Men att ha en uppfattning om när du ska följa upp kan öka dina ansträngningar.
Uppföljning på ett mail om ett frilansmöjlighet eller en del bloggerutredningar kan vara bäst betjänad genom att skicka ett mail nästa dag, bara för att vara uppe i tankarna. Vissa rekommenderar att du följer upp nästa dag, sedan två dagar efter det, var femte dag efter det tills du får ett svar.
Du kanske inte vill ringa så mycket, men det kan bero på varför du ringer. Väntar tills en vecka efter en arbetsintervju är nog en bra idé. Men du kan ringa några dagar efter det om du inte hört tillbaka.
Olika företag har hittat olika saker när de undersöker den bästa tiden att skicka ett mail till. Detta är vanligtvis för företagets nyhetsbrev, men 10:00 verkar vara en bra tid, liksom sen på kvällen. När du följer upp med e-post är det en bra idé att försöka skicka din e-post vid en annan tidpunkt. Det är möjligt att du bara skickat den första till en gång när mottagaren inte kommer att öppna nya meddelanden.
När du ringer, finns det några andra saker att tänka på. Till exempel, om du ringer någon till sitt arbetsnummer, ska du ringa under arbetsdagen. Och förmodligen inte runt lunchtid. Du vill också ta hänsyn till sin tidszon.
I slutändan är det bäst att experimentera med några olika scheman för dina uppföljningar. Mitt bästa råd är att ge det lite tanke innan du börjar skjuta av e-post och samtal. Fråga dig själv om den aktuella dagen och tiden är en bra idé. Om det är, gå för det. Om inte, vänta lite. Så länge du är avsiktlig med det, blir du bra.
4. Håll det snabbt
Betydelsen av kortfattad kommunikation Hur man skriver den perfekta professionella e-posten (bakom data) Hur man skriver den perfekta professionella e-posten (bakom data) E-post är fortfarande den viktigaste formen av kommunikation i affärer. För att lyckas i den miljön borde du lära dig att skapa effektiva professionella e-postmeddelanden. Vi visar dig 9 enkla triks som har visat sig fungera. Läs mer kan inte överdrivas. Detta går för ganska mycket vilken typ av kommunikation som helst, men det är särskilt viktigt när du följer upp. Det finns en bra chans att den som du kommer i kontakt med redan vet vem du är och vad du vill ha eftersom du berättade för dem redan. Stanna bara med att fråga om ett svar.
Det kan vara så enkelt som "Hej, ville bara checka in med dig om [vad du än skickar om]. Jag vet att du är verkligen upptagen, så jag trodde att jag skulle följa upp. Ser fram emot att höra från dig! "
Du kan också klistra in innehållet i ditt tidigare email under ditt meddelande så att de påminner om vad du mailade om i första hand.
Samtal är mycket lika: bara låt dem veta vem du är, som du ringde tidigare, och vad det är som du vill ha.
"Vad det är som du vill" är också viktigt. Om du inte berättar för den andra personen vad du vill att de ska göra nästa, finns det en bra chans att de inte gör någonting. "Jag hoppades att få dina tankar om den här artikeln, " "Jag skulle gärna vilja fråga dig en fråga via e-post - låt mig veta om det är okej" och "Är det bra om jag ringer dig nästa vecka?" alla stora indikationer på dina önskningar.
Om du tenderar att ramla på eller få sidospår i dina e-postmeddelanden, försök använda ett e-postverktyg 5 Verktyg som kan hjälpa dig att skriva bättre e-postmeddelanden 5 verktyg som kan hjälpa dig att skriva bättre e-postmeddelanden Alla försöker fortfarande lösa e-postproblemet. Så, låt oss också prata om den mest grundläggande vanan för alla - konsten att skriva bättre e-postmeddelanden. Med hjälp av några coola verktyg. Läs mer .
5. stanna på den
När du har problem med att komma i kontakt med någon, är det lätt att falla i fällan att tänka negativt. Tänk på att - åtminstone mestadels - det har inget att göra med dig eller din förfrågan. Det har troligtvis allt att göra med det faktum att alla är super upptagna.
Faktum är att många människor kommer att uppskatta det faktum att du följde upp. Få människor har tid att stanna på toppen av alla sina e-postmeddelanden och telefonsvarare, men det betyder inte att de inte vill prata med dig. I de flesta fall glömde de bara.
Så fortsätt följa upp. Du behöver inte ringa varje dag eller plåga någon på Twitter tills de svarar. Men fortsätt kontrollera tills du får ett svar, även om det är en "Nej"
Hur följer du upp?
Metoder för att följa upp kommunikation är ganska personliga. Det sätt på vilket jag följer upp mina e-postmeddelanden kan vara väldigt annorlunda än hur du gör det. Kanske följer du inte upp samtal alls, eller skickar du bara e-postmeddelanden efter de två första samtalen. Dina omständigheter, bransch och mål har alla konsekvenser för dina uppföljningar. Vi vill höra dina erfarenheter!
Vad tycker du är användbart när du följer upp? Fortsätter du att ta kontakt tills du får ett svar? Vänta länge innan du skickar ett meddelande igen? Dela dina bästa tips i kommentarerna nedan!
Bildkredit: Gustavo Frazao via Shutterstock.com