Team Spirit Trumps Technology: Hur man hanterar fjärrsamarbete för online-lag

Annons

Att vara en del av ett effektivt team kan vara en av de mest givande karriärupplevelserna i ditt liv. Att arbeta med ett team innebär att du har en mängd kunskap, erfarenhet och färdigheter att dra från. Stort samarbete beror på många faktorer, bland annat ledarskap, förtroende, laganda, kompromiss och ett förenande mål.

Tyvärr blir samarbetet inte lättare om du måste arbeta tillsammans på distans och bara dela Internet som en gemensam anslutning. Tekniken kan hjälpa navigera kaoset, men det är bara glasyren som möjligen gör ett flexibelt och effektivt team perfekt. Låt oss se vad du kan göra för att få ut det mesta av det.

Lära känna ditt lag

Vid samarbetet bör du lära känna ditt team. Även om du tror att du känner dem redan, gå över följande punkter igen för att se till att inget saknas:

• Vad är deras konfiguration, dvs vilken maskinvara, operativsystem och verktyg använder de?
• Hur stark är deras Internetanslutning?
• Vad är miljön där de kommer att arbeta i? Arbetar de från ett kontor, en kafé eller hemifrån med barnen runt?
• Vad är deras föredragna arbetstid?
• Varför är de på det här laget? Vad motiverar dem?
• Vad anser de om sina personliga styrkor och favorituppgifter i förhållande till projektet till hands?
• Vilka uppgifter eller ansvarsområden skulle de hellre inte acceptera?
• Vad är deras husdjur eller knappar i förhållande till det sätt där du kommer att arbeta tillsammans?

Du kan samla in inledande data med hjälp av e-post eller undersökningsverktyg 10 Avancerade tips och triks för Google-formulär 10 Avancerade tips och tricks för Google-formulär Om Google Forms inte är din gå till formulärtillverkare är det dags för oss att ändra dig. Du kanske tror att du vet allt som finns att veta om Google Forms, men tack vare Googles ... Läs mer och basera din planering på den informationen. Helst följer du upp med ett live-möte på nätet, så alla har chansen att träffas och lära känna varandra. För att säkerställa en smidig upplevelse under live mötet, ta hänsyn till information som arbetstid (tidszon), arbetsmiljö och föredragna verktyg från din inledande undersökning med hänsyn till hur du ställer in den.

Om ditt team är tekniskt utmanat, försök få dem till ett Skype-samtal. Du kan till och med nå någon på sin telefon. Om du har ett Skype Premium-konto kan du använda video med mer än två personer. Med ett team av tech aficionados har du inga problem att träffas i mer avancerade online-miljöer som Google Hangouts, AnyMeeting eller Adobe Connect, där du också kan dela skärmar 12 Utmärkt, gratis skärmdelning och fjärråtkomstverktyg Du Har inte hört ännu 12 Utmärkt, gratis skärmdelning och fjärråtkomstverktyg som du inte har hört av Tack vare fjärråtkomst kan du se och styra skärmar var som helst. Detta kan spara tid och förvirring när du är i ett möte eller vill hjälpa någon. Håll dessa skärmdelningsprogram stänga ... Läs mer och samarbeta på dokument.

Att veta dina medarbetare hjälper dig att organisera gruppen på ett mycket effektivare sätt. Att känna varandra är ett viktigt steg för att bygga laganda, stärka arbetsetiken och öka villighet att kompromissa under vägen.

Ange dina gemensamma och individuella mål

Oavsett hur du samarbetar måste det finnas tydligt syfte! Det är bränslet för allt vi gör i livet och det gör att vi kan klara av svårigheter och göra kompromisser. Ditt lag borde veta exakt vad deras gemensamma mål är.

Dela upp det stora målet i små, hanterbara steg och delmål. Genom att visualisera resan i ditt lag kommer också varje lagmedlem att se hur de bidrar till lagets framgång. Lag fungerar bäst när alla känner att de gör ett viktigt bidrag - för att de gör det.

Helst bör den slutliga översikten sammanställas av hela laget, vilket kan göras med ett antal verktyg, inklusive e-post, onlinemöten, online-dokument eller samverkande redigering av en visionskort.

Välj dina vapen

Du kan inte bara börja arbeta tillsammans, du måste först lägga basen, som du till stor del gjort om du gick igenom stegen ovan. Här är ett viktigt steg som ofta försummas: besluta om vilka verktyg alla kommer att använda.

Nu borde alla känna varandra och förstå syftet med projektet och deras roll i den. I processen att komma till denna punkt borde du ha testat några verktyg med ditt lag. Helst har du nu en bra uppfattning om vilka verktyg som är en möjlighet.

Observera att det inte spelar någon roll om vilka verktyg du väljer. Det finns så många och ingen kommer att vara perfekta. Det som betyder mer är att alla känner sig bekväma med de verktyg som laget använder. Med andra ord måste ditt lag vara överens.

Om någon har en stark inställning till ett specifikt verktyg som du eller andra lagmedlemmar inte är bekanta med, låta dem presentera det. Om laget godkänner att använda det, gör sin förespråkare ansvarig för att ställa upp det, hjälpa andra att komma igång med det och hålla det organiserat.

Här är några verktygskategorier du bör överväga för ditt online-samarbete De 6 bästa gratis mötesverktygen för möte att samarbeta med ditt team De 6 bästa gratis mötesverktygen för att samarbeta med ditt team Små lag behöver inte dyra företagsappar för samarbete. Här är sex fantastiska verktyg som du kan använda för att hantera ditt lags data, kommunikation och mer. Gratis. Läs mer :

• asynkron kommunikation, t.ex. e-post, postlistor, forum
• realtidskommunikation, t.ex. konferenssamtal, ljud / videochatt, webinars
• dokumentdelning, t.ex. molnlagring
• samarbetsverktyg i realtid, t.ex. samarbetande skrivning
• projektledning (se nedan)

För varje kategori måste du definiera ansvarsområden och diskutera konventioner. Hur ska du till exempel namnge dokument? Hur ska du organisera dem? Och vem ska ansvara för dokumenten? Att få dessa saker ur vägen tidigt kommer att avsevärt minska frustrationerna på vägen.

Håll ditt lag organiserade

När du går på ett lag måste du ställa in mål, tilldela uppgifter, ställa in deadlines, skicka påminnelser, uppmuntra, stödja och berömma dina kollegor. Det kallas projektledning. Ju bättre du känner dina lagmedlemmar och deras färdigheter desto lättare blir det här (se ovan).

Du hittar många projekthanteringsverktyg online, men beroende på ditt projekt och dina partners kanske du inte behöver något speciellt. Ibland kan ett samarbetsverktyg stoppa, samarbeta och lista: 5 iPhone Apps för delad listahantering, samarbeta och lista: 5 iPhone Apps för delad listahantering App Store är full av program som låter dig skapa listor och samarbeta med andra. Oavsett om du letar efter listor för att hålla reda på saker runt huset, eller för arbetsrelaterade ... Läs mer är nog. Om ditt team behöver ett mer omfattande projekthanteringsverktyg Trello - Ett unikt, enkelt och kraftfullt projektledningssystem från ett bra hem Trello - Ett unikt, enkelt och kraftfullt projekthanteringssystem från ett bra hem Betecknar Joel Spolsky något för dig? Om så är fallet vill du läsa det här inlägget, eftersom det visar Spolskys senaste och största projekt. Och om inte, borde du veta att detta är ... Läs mer, jag rekommenderar starkt Trello. Om du gillar mikrohantering, komplexa funktioner och ett öga på ett gränssnitt, måste du dock gå med Basecamp - det fungerar helt och är absolut inte kul.

Kom ihåg att verktygen inte kan göra något arbete för dig. Det är upp till dig att acceptera ditt ansvar, hålla ditt lag organiserade och hålla sakerna i rörelse. Tekniken kan bara göra det enklare.

Vilka är dina favoritverktyg för att samarbeta online? Och vilka strategier och verktyg har du misslyckats tidigare?

Bildkrediter: Virtuellt möte via Shutterstock, Backcasting via det naturliga steget, Mall av mattcornock via Flickr