DOC, XLS, PPT - låt oss se vad som ligger bortom dessa Microsoft Office-filtyper som vi har använt i åldrar.
Har du uppmärksammat några av de okända filformatalternativen som dyker upp i din kontorsyta när du försöker spara en fil? Eller har du fått filer från någon i ett av dessa format och hittade filerna "oläsliga"? Vi är här för att berätta mer om de konstiga filtyperna. Hur öppnas konstiga filtyper i Windows Så här öppnar du utmärkta filtyper I Windows Datorer kan du veta tusentals olika filformat. Ibland är både du och Windows clueless om hur man öppnar en konstig fil. Så här kan du räkna ut hur du öppnar dessa filer. Läs mer .
Obs! De tillgängliga filformatalternativen kan variera beroende på vilken kontorsockel du använder vilken Office Suite är bäst för dig? Vilken Office Suite är bäst för dig? Du kommer att tryckas på för att hitta ett yrke som inte kräver någon form av ord- eller nummerbehandling. Och du kanske undrar, är Microsoft Office verkligen den bästa lösningen? Här är dina alternativ. Läs mer . Online kontorsmöten har vanligtvis färre alternativ. Microsoft Office - det ursprungliga kontorsprogrammet - har dem alla.
Några användbara Office-relaterade villkor att tänka på
Innan vi utforskar olika filformat, låt oss ta en titt på några "Officespeak" som kommer att vara till nytta när du hanterar Office-program. Notera om du inte redan är bekant med dessa villkor.
1. Legacy filformat: Dessa refererar till filformat som inte längre utvecklas (men kan fortsätta att användas).
2. OOXML eller OpenXML: OOXML står för Office Open XML - ett filformat som Microsoft introducerade 2007. Förvirra inte det med Open Office XML, vilket var ett filformat som utvecklades som en del av OpenOffice med öppen källkod.
3. Arbetsbok: En arbetsbok är bara en Excel-fil som innehåller en eller flera kalkylblad eller kalkylblad.
4. Makro: Ett makro är ett litet program som kan hjälpa dig att automatisera repeterande uppgifter i Excel. När du spelar in ett makro, är det som att du skapar en följd av instruktioner med tangenttryckningar och mushandlingar. När du har sparat och kör makroet kör det den sekvensen utan att fråga efter din inmatning.
5. Tillägg: Ett tillägg utökar funktionaliteten för ditt Office-program med några användbara extrafunktioner. Till exempel kan du med Office 2003 / XP-tillägget ta bort dolda data (t.ex. kommentarer) från dokument.
DOCX, XLSX, PPTX
Denna uppsättning filtillägg, som råkar vara i OpenXML, blev standard i Microsoft Office 2007, vilket ersätter DOC, XLS och PPT-format i respektive Microsoft Word, Microsoft Excel och Microsoft PowerPoint.
Om du alltid har använt DOC, XLS och PPT, kan den här nya uppsättningen få vänja sig.
Kära Powerpoint:
Som Mac-användare är jag trött på att hantera omvandlingsproblem på konferenser.
.xlsx och .docx har det räknat ut, varför inte du?- Curry Cunningham (@CurryCunningham) 16 februari 2016
Du märker att filer i de nya formaten är mindre än de motsvarande i de äldre formaten. Det beror på att de kommer med en förlustfri kompressionsmekanism. Om du vill dela dessa filer med personer som använder äldre versioner av Microsoft Office kan du välja att spara OpenXML-filen i motsvarande äldre version via Arkiv> Spara som .
Om du kör en 2007-version av Microsoft Office kan du fortfarande köpa Microsoft Office 2003 Online och vi visar dig där du fortfarande kan köpa Microsoft Office 2003 Online och vi visar dig där Office 2016 rullas ut, vissa människor är fortfarande längtar efter Office 2003 istället. Så här får du din 2003 fix. Läs mer, du kan enkelt visa och redigera OpenXML-filer genom att installera det här Microsoft Office Compatibility Pack. Eller du kan låta Saikat övertyga dig om att uppgradera till Microsoft Office 2016 13+ Skäl du borde uppgradera till Microsoft Office 2016 13+ Skäl du borde uppgradera till Microsoft Office 2016 Microsoft Office 2016 är här och det är dags för dig att fatta ett beslut. Produktivitetsfrågan är - ska du uppgradera? Vi ger dig de nya funktionerna och de fräschare skälen till att hjälpa dig ... Läs mer.
Vissa andra kontorsuper som Google Docs stöder också OpenXML-format, så du borde inte ha problem med att importera, säg en XLSX-fil i Google Dokument.
Förresten är dessa OpenXML-format i huvudsak zippade filer som innehåller separata mappar för media, XML-filer etc. Det betyder att du exempelvis kan se innehållet i en DOCX-fil genom att byta namn på tillägget från DOCX till ZIP. Det är ganska bekvämt när du behöver komma åt en bild som är inbäddad i DOCX-filen utan att behöva läsa filen i det formatet.
ODT, ODS, ODP
Denna trio av filtyper finns i Open Document Format (ODF), vilket är ett standardiserat filformat som är fri från användningsbegränsningar av något slag. Det innebär att alla företag kan implementera detta format som en del av programvaran. Inte konstigt att ODF används över olika kontorsprogram, både proprietär och öppen källkod, inklusive OpenOffice, Google Docs, LibreOffice, Zoho Office Suite och AbiWord.
Om du kör Office 2010 eller senare kan du enkelt öppna ODT (för ordbehandling), ODS (för kalkylark) och ODP (för presentationer), eftersom dessa versioner kommer med inbyggt stöd för ODF-filer. För tidigare versioner av Microsoft Office, är det här gratis OpenXML / ODF Translator-tillägget tillgängligt på SourceForge användbart.
Självklart, om du vill läsa en enstaka ODF-fil kan du också ladda upp den till Google Dokument och visa den där. Du kan även ladda ner Google Docs-filer i ODF.
Microsoft Office stöder inte några av sina vanliga funktioner (eller stöder dem endast delvis) i ODF-filer.
xlsb
XLSB, som står för Excel Binär arbetsbok, beter sig mer eller mindre som XLSX-format, förutom att det sparar data i binärformatet. Dess främsta fördel gentemot XLSX är att den förstnämnda kapar ner filstorleken med en betydande marginal och därigenom påskyndar läs- och skrivoperationerna.
Om du inte kan skicka en Excel-fil eftersom den är för stor, spara den som .xlsb. Detta kommer att krympa storleken!
- Googles tips (@GoogleTipsFacts) 17 januari 2016
Om du vill komprimera ett kalkylblad för att spara på lagringsutrymme och göra filöverföringar enklare, är XLSB en bra lösning. Du kanske vill spara en testfil som XLSB innan du använder det här formatet regelbundet.
Fångsten är att XLSB är sällan kompatibel med kontorsysslor bortom Microsofts domän, så det går bra att hålla fast vid ett universellt format som XLS om du planerar att dela filen som du sparar. Om du vet att mottagaren använder en kontorspaket som stöder XLSB, kan du skicka det i det formatet för att påskynda sakerna.
Om du får en XLSB-fil, öppna inte den om du inte litar på avsändaren, eftersom XLSB-filer stöder makron och kan innehålla skadlig kod. Naturligtvis är Microsofts standard säkerhetsinställning av inaktiverade makron det för att hålla dig säker, men varför bjuda in problem?
PPS, PPSX
PPS eller PowerPoint Slide är presentationsläget för PPT (PowerPoint Template) -filer. Det betyder att när du klickar på en PPS-fil, öppnas den direkt som ett bildspel - ganska bekvämt när du vill starta in i en presentation utan att fumla runt för att komma till bildspelet.
Tipsa toppen tips för att få folk att tro att du är en guide: byt namn på dina PowerPoint-filer så att de slutar i .pps före din presentation.
- Paul B (@paulopadopalos) 9 december 2015
En PPS kan inte redigeras, det vill säga endast om du öppnar den genom att dubbelklicka på filen. Lyckligtvis kan du konvertera en PPS till en PPT (redigerbar) och bakåt så enkelt som att byta namn på .pps filtillägg till .ppt eller vice versa som krävs.
Naturligtvis behöver du inte ovanstående konvertering för att redigera PPS. Du kan dra och släppa PPS-filen från Utforskaren i ett tomt PowerPoint-fönster. Alternativt kan du använda alternativet Arkiv> Öppna i PowerPoint för att öppna en redigerbar version av PPS. Detta gäller även för redigering av PPSX-filer.
För PPTX-PPSX-kombinationsrutan är konverteringarna lite mer komplexa. Du måste öppna Microsoft PowerPoint, använd alternativet Arkiv> Öppna för att öppna PPSX-filen och använd sedan dialogrutan Spara som för att spara presentationsfilen som en PPTX.
Tala om filkonverteringar, bokmärke vår Microsoft Office-filkonverteringsguide Den fullständiga handboken för Microsoft Office File Converter Den fullständiga handboken för Microsoft Office File Converter Om du någonsin har konverterat en textfil, som PDF till Word, känner du utmaningen. Ibland är det lika lätt som utskrift, andra gånger behöver du specialverktyg. Ange denna konverteringsguide. Läs mer för djup info om att konvertera mellan olika filformat.
Gör filformat
Om du vill ha ett snabbt och pålitligt sätt att visa online-filer i olika format, kan du prova en lösning som rollMyFile eller Docs Online Viewer. Om du letar efter konverteringsprogram rekommenderar vi Zamzar. Det är ett av våra favoritprogram för fri formateringskonvertering. Hur konverterar du alla filformat på nätet med gratis verktyg. Hur konverterar du alla filformat på nätet med gratis verktyg. Om du behöver konvertera en fil, här är den ultimata listan över webbplatser du ska vända dig till. Läs mer .
Andra Microsoft Office-produkter som Access har ett eget protokoll för att spara filer, men för närvarande har vi valt att fokusera på den mest populära trioen i Microsoft Office: Word, Excel och PowerPoint.
När det gäller kontorsvaror är det en sak klart: Kärnfientliga format i Microsoft Office kommer inte att gå tyst. Även i 2016 verkar DOC, XLS och PPT vara det mest pålitliga och kompatibla formatet för att spara filer, särskilt om du planerar att dela dem med andra.
Vilka format sparar du dina Microsoft Office-filer i? Kommer du ofta med kompatibilitetsproblem när du delar dem med andra? Hur löser du dem? Vi skulle gärna veta!
Bildkrediter: Finansiell planeringsredovisning Rapportera kalkylarkskoncept från Rawpixel.com via Shutterstock, högtalare vid konferens och presentation. Publik på konferenshuset. av Matej Kastelic via Shutterstock