Att göra listor är grundverktyg i vår oändliga sökning efter hur du ska vara mer produktiv. Det finns otaliga apps, strategier, teorier och metoder för att behålla den bästa och mest produktiva att göra-listan.
Men kan vi få fel? Skulle behållarlistan kunna hålla oss tillbaka? Många mycket produktiva människor säger ja. Och de har några intressanta idéer om hur man ska vara mer produktiv utan att använda en att göra-lista.
Varför att göra listor kan vara kontraproduktiva
Uppgiftslistor har säkert fördelar - om de inte gjorde det skulle vi inte använda dem i första hand. Men de har också några allvarliga nackdelar.
Exempelvis kan göra-listor bli ett viktigt verktyg för förskott. Har du någonsin bestämt dig för att sätta dig ner och organisera din lista istället för att komma igång med en uppgift på den? Jag har verkligen - och mer än några gånger. Vi känner att vi är produktiva när vi arbetar på vår lista istället för att faktiskt jobba.
Å andra sidan gör att-gör-listor oss som att vi aldrig får nog gjort. När var sista gången du avmarkerade alla objekt på din lista? Jag tror att jag har gjort det en gång under de senaste tre eller fyra åren. Även om du upptäcker hur du ska vara mer produktiv, kommer du aldrig att känna att du har lyckats.
En anledning till att vi aldrig kontrollerar alla saker på listan är borta att att göra listor tar inte hänsyn till tid. Om du inte håller en extremt detaljerad lista, kommer ett 10-timmarsprojekt att se exakt ut som ett 10-minutersprojekt. Och du känner dig mycket produktiv om du kontrollerar mycket små, mindre viktiga uppgifter som bara tar några minuter.
Alla dessa val kan tyckas trevligt eftersom du alltid har något du kan arbeta på, men att göra listor överväldigar oss med val. Om du har 47 saker på din lista börjar din hjärna slå tillbaka. Det blir överväldigat, och negativa känslor börjar yta. Och då blir du förlamad och slutar inte få något gjort.
Självklart, många tycker att att göra-listor hjälper dem att vara mer produktiva. Hitta det perfekta produktivitetssystemet Hur man skapar det senaste perfekta tidshanteringssystemet du någonsin kommer att använda Hur man skapar det sista perfekta tidsstyrningssystemet du någonsin använder Produktivitet är en ständig sökning efter mer organisation med mindre arbete. Ett sätt att uppnå allt du drömmer om att uppnå, utan att förlora i sömn. Kan detta automatiska tidsstyrningssystem göra allt? Läs mer för ditt eget liv är det första steget i att ta reda på hur man får mer gjort på en dag. Oavsett om du använder en att göra-lista eller inte, är det upp till dig.
Men jag uppmuntrar dig att överväga hur du kan vara mer produktiv genom att göra följande ändringar i din dagliga produktivitetsregim.
Bor i din kalender
Daniel Markowitz, i ett stycke för Harvard Business Review, presenterar ett alternativ till arbetslistor som han kallar "bor i din kalender." Tanken är enkel: ta dina uppgifter från din lista, beräkna hur lång tid de ska ta och flytta dem till din kalender.
Schemaläggningsuppgifter - inte bara med din kalender som din gör-lista - har många fördelar. Många tycker att att man faktiskt ser dedikerad tid för specifika aktiviteter gör dem mer benägna att göra de uppgifterna och hålla sig fokuserade. Andra rapporterar att det hindrar dem från att försöka schemalägga för mycket på en dag.
Att ha en visuell påminnelse om hur många saker du jobbar på hjälper dig att prioritera dina aktuella projekt och ta reda på om du kan säga "ja" till nya.
Kevin Kruse intervjuade "över 200 miljarderärer, olympier, raka studenter och entreprenörer" om tidshantering och hur man ska vara mer produktiv. Hur många tror du sa att de använder en att göra-lista? Inte en enda. Men många av dem bodde i sina kalendrar.
Vi har diskuterat tidsblockering Hur spärrar du tid på Google Kalender för en produktiv arbetsdag Hur sparar du tid på Google Kalender för en produktiv arbetsdag Kämpar du med tidsstyrning? Vi visar dig hur du spärrar tiden på din Google Kalender för att öka fokus, minska stress och förbättra produktiviteten. Läs mer i det förflutna, och det är precis vad vi pratar om här. Ange specifika tider där du ska arbeta för specifika uppgifter och hålla fast vid ditt schema.
Följ två minuters regeln
En av anledningarna till att göra-listor fyller sig så snabbt är att vi ofta lägger massor av små uppgifter där. Det är då saker börjar bli överväldigande och vi blir stressade. En av de bästa metoderna för att hantera detta problem är att följa två minuters regeln. Om en uppgift tar mindre än två minuter, lägg det inte på en lista - gör bara det.
Detta kommer att hålla ett chockerande antal objekt borta från din lista. Aktivera ditt kreditkort, returnera det mailet, gå upp och sträck dig, du kommer bli förvånad över hur många saker du kan göra på två minuter. Och det går direkt till att ta bort objekt från din lista. Så småningom kan du upptäcka att du inte behöver någon lista alls!
Fokusera på utvecklingsvanor
Du vet om de stora sakerna du behöver göra. Det är de små som fyller upp din göra-lista och vänjer sig att förutse på de viktigare sakerna. Föremål som "städa huset", "köpa matvaror" och "hantera e-post" sitter ofta på din lista i flera dagar och tar dig upprepade gånger.
Det är här vanor är till nytta.
Gör en vana att hantera din inkorg i 30 minuter varje eftermiddag innan du lämnar jobbet. Eller omedelbart på morgonen. Börja matköp på specifika dagar i veckan efter arbetet. Återuppringa telefonsamtal på en viss dag i veckan.
Du kan göra en vana ur allt 12 Produktivitetsvanor för att slutligen hacka ditt liv i det nya året 12 Produktivitetsvanor för att slutligen hacka ditt liv i det nya året En gemensam upplösning för de flesta arbetande människor ska vara mer produktiv. I den här artikeln undersöker vi tolv dåliga vanor som du kan ändra - en per månad - för att drastiskt förbättra din arbetsbelastningsproduktivitet. Läs mer . Och när du har skapat fler vanor kan du ta bort fler saker från din att göra-lista. Så småningom kommer du bara ner till de stora, och det är när tiden blockerar och kalendrar verkligen börjar ha en positiv effekt.
Automatisera och delegera små uppgifter
Återigen är det de små sakerna som fyller i din lista och spänner ut dig. Automatisering kan gå långt mot att lösa detta problem. Du kan automatisera din ekonomi Hur ekonomisk minimalism hjälper dig att spara pengar och eliminera stress Hur ekonomisk minimalism hjälper dig att spara pengar och eliminera stress Det är lätt att låta dina finanser gå ur hand, men med hjälp av principerna om minimalism kan du behålla dem under kontroll och minska stress. Läs mer så att du knappt behöver göra någonting alls - och det sparar mycket tid. Du kan också automatisera efterföljande e-postmeddelanden, vilket (beroende på hur många e-postmeddelanden du skickar) kan spara dig timmar varje vecka.
Med IFTTT eller Zapier kan du automatisera nästan alla digitala uppdrag. Smart hemteknik gör att du kan automatisera saker runt huset. Du kan också använda en Arduino för att automatisera ditt hem Arduino Project Ideas för ett Automatiserat Hem Arduino Project Idéer för ett Automatiserat Hem Skulle det inte vara bra att bevattna ditt växthus utan att lämna din stol? En Arduino kan vara förlovad som nyckelfaktor i vissa hemautomatiseringsprojekt - här är fem! Läs mer .
När du inte kan automatisera något, överväg att delegera det till någon annan. Det är svårt att be om hjälp, men det kan göra en stor skillnad i ditt liv. Du kan delegera hemma: fråga din make eller dina barn om hjälp runt huset. Eller på jobbet: fråga någon som befinner sig i en bättre position för att slutföra en uppgift att ta det över för dig. Du kan även delegera bland dina vänner: Har någon annan planerar nästa sammankomst för att spara dig lite tid.
Om du inte har personer runt dig som kan ta på sig uppgifter, överväg att anställa en assistent. Virtuella assistenter 20 sätt en mänsklig virtuell assistent kan spara dig 20 sätt som en mänsklig virtuell assistent kan spara dig tid Lär dig vilka typer av uppgifter du kan tillförlitligt outsourca till en virtuell assistent och du sparar timmar varje dag. Vi visar dig hur du kommer igång. Läs mer (VA) är relativt överkomliga, speciellt om du hyr dem bara ett par timmar i veckan och kan ta hand om massor av repetitiva uppgifter för dig. Om du letar efter sätt att vara mer produktiv är en VA svår att slå.
Det tar tid att få automatisering och delegation igång, men när du gör det kommer du bli förvånad över hur många saker du inte längre behöver lägga på en lista.
Eller ändra hur du gör listor
Om du schemalägger allt, enforcerar regeln med två minuter, förbättrar dina vanor och hittar sätt att automatisera och delegera, det finns en mycket bra chans att du inte längre behöver din behållarlista. Om du inte är redo att göra hoppet ändå, överväga att ändra hur du gör din att göra-lista.
Min favorit metod för detta är att anta tre-saker att göra-listan. Det är exakt vad det låter som: du lägger bara tre saker på den.
När du vet att du är begränsad till tre saker, lägger du bara de viktigaste uppgifterna för din dag på papper. Detta uppmuntrar dig att fokusera på de stora frågorna, och låta de mindre komma tillfälle senare.
Det kommer inte bli lätt. Men jag uppmanar dig starkt att ge det ett skott. Att minska antalet objekt på din lista kan vara en mycket fritt upplevelse.
Döda dina att-göra-listor och vara mer produktiva
Om du vill ha råd om hur du får ett mer produktivt liv kan du bli förvånad över mitt förslag att du letar efter ett alternativ till din att göra-lista. Det går emot många råd som du har läst tidigare. Och det kommer att bli riktigt konstigt.
Det finns några övertygande bevis på att det är ett bra sätt att gå. Sökningen efter hur man blir mer produktiv slutar aldrig. Men att bli av med din att göra-lista är ett bra nästa steg.
Användar du fortfarande en att göra-lista? Eller använder du din kalender? Hur håller du dig produktiv? Dela dina tankar i kommentarerna nedan!