Det är en färdighet som få människor har perfekterat; det perfekta mötesminutet.
Det är en välbekant historia i en ofullkomlig värld. Du arbetar med ett projekt av kritisk vikt på jobbet. Det här är en interdepartementell affär, med all den smärtsamma interdepartementala politiken som följer med. Eftersom tidsfristen väger med projektet inte närmare slutförandet planerar du ett möte med dina kollegor. Efter att ha fastställt en agenda för mötet Skapa enkelt mötesdagar med hjälp av mötesförväntningar [iPad] Skapa enkelt mötesordningar med hjälp av mötesförväntningar [iPad] Även om ingen av oss ser fram emot att delta i möten finns det lyckligtvis många användbara online- och mobilapplikationer, t.ex. som AgreeDo, som gör uppgiften att planera möten lättare. Alla framgångsrika möten börjar ... Läs mer och två timmars tråkig diskussion, du hamnar med ett överenskommet schema och handlingsplan.
Och då är det överenskomna schemat inte uppfyllt, och den överenskomna handlingsplanen utförs inte. Du ringer upp dina kollegor roligt - "Vad fan går det där borta? Detta är inte det vi enades om ". De adamant de gör vad de lovade. De är övertygade om att du är den som har fel. Och tyvärr finns det ingenting att bestrida sin version av händelserna. Du tog inte några minuter.
Tyvärr är det en av de viktigaste färdigheterna som behövs för den moderna arbetsplatsen. De tillåter dig att skapa en etablerad rekord över händelser som överenskommits av alla parter, vilket sparar huvudvärk längre ner i raden. Så här tar du effektiva minuter i ett möte.
Ta inte några minuter
Det låter kontraintuitivt, eller hur? Det här är en artikel om hur man tar effektiva minuter, och jag säger att du inte ska ta dem? Vilken galenskap är det här?
Det är jätte svårt att göra två saker samtidigt. Om du försöker hålla reda på en konversation medan du tar minuter, kommer du sannolikt att göra ett dåligt jobb med åtminstone en av de sakerna. Och kom ihåg hur jag sa att protokollet skulle vara en korrekt representation av händelserna? De är verkligen något du borde inte röra på.
När du går in i ett möte bör du ta med någon i vem som inte ska vara en deltagare i samtalet och be honom eller henne att ta minuter. Det låter dig fokusera på konversationen och du kan vara säker på att mötet noterar Samarbeta och redigera mötesnoteringar i realtid med hjälp av Sync.in samarbeta och redigera mötesnoteringar i realtid med Sync.in När du behöver arbeta med ett lag online, eller ens om du bara måste samarbeta med andra kollegor som kan arbeta på andra avlägsna platser, kan du få något visuellt att se ... Läs mer kommer att vara av god kvalitet. Om du deltar i ett online-möte (kanske med WebEx eller Google Hangouts), varför slår du inte upp Audacity Record-ljudfiler med Audacity Record-ljudfiler med Audacity Read More och spelar in konversationen för framtida referens?
Kom ihåg 5 W's
Tänk tillbaka till en av dina engelska klasser i grundskolan. Du skrev förmodligen en historia vid någon tidpunkt, och du lärde dig "5 W". För att uppdatera ditt minne är de "vem", "vad", "när", "varför" och "var".
När du tänker på det, så är det några minuter. De skapar en berättelse om något som hände, eller något som kommer att hända. Och mycket som du skulle när du komponerade en rapport eller en artikel måste du lägga till detaljer.
Så där du kanske har något så här.
Uppgradera WordPress till 3.7
Du kan ha något liknande.
Ben Smith att uppgradera WordPress till 3.7 nästa vecka för säkerhetsuppdateringar.
Mycket mer meningsfullt, ja?
... Men ta inte det för långt.
Ingen bryr sig om att Ben Smith bara uppgraderar WordPress 3.7 nästa vecka, för den här veckan är han på semester i Barbados med sin fru och hans två barn, men hans husdjur Chihuahua Gee-Fee bor i de lokala kennlarna medan de är borta. Varför skulle du lägga det i dina anteckningar?
Ja, det är viktigt att notera alla viktiga detaljer. Att vara explicit är super viktigt. Som sagt, ta inte det för långt där du spelar in data som inte gagnar någon.
Enas om protokollet
Så, du har ett tre timmars möte. När det är klart, klarar det sig att hålla sig i konferensrummet ganska lågt på listan över saker du vill göra. Du är trött. Du är törstig. Människor lämnar kontoret och går hem till varma sängar och America's Got Talent.
Rider du ut? Nej! Om du har skrivit dina minuter, går du och skriver upp dem mödosamt. När du har dem i ett format som är vagt användbart, skickar du dem till varje deltagare. Du ber dem att erkänna att de har läst protokollet och att de är nöjda med innehållet.
Det förtydligar den roll som varje person har att hålla, liksom deras ansvar, och om någon har en motsättning till den officiella händelsen, kan de korrigera det. Ett samarbetsmöte De 6 bästa gratis mötesverktygen för att samarbeta med ditt team De 6 bästa gratis mötesverktygen för att samarbeta med ditt team Små lag behöver inte dyra företags apps för samarbete. Här är sex fantastiska verktyg som du kan använda för att hantera ditt lags data, kommunikation och mer. Gratis. Läs mer blir bättre på grund av detta.
Lär dig stenografi
Beroende på vem du frågar är shorthand antingen ett riktigt bra sätt att skriva saker snabbt, eller det är en form av kryptering som är resistent även till NSA: s nyfiken ögon. Men du känner dig om det, det är en användbar skicklighet att ha i din notetaking arsenal.
Även om det är ganska skrämmande att titta på, är stenografi inte så svårt att grokas. Det ersätter vanliga skrivkonstruktioner med symboler och förkortningar, så att du kan skriva hundratals ord per minut. Det här är vad Kim Fletcher, ordförande för National Council for Journalists Training har att säga om det.
Om du har en kortnotation kan du hitta offert mycket snabbt. Du går in med en bandspelare eller en digital inspelare, och om du har spenderat en timme där med din inspelare har du en timme band att gå igenom, det tar ganska lång tid
Det finns många system för skrivning av stenografi, med de alfabetiska systemen (AlphaHand, etc) bland de snabbaste medan Gregg-årsdagen, Gregg-årsdagen gör protokollen: Hur man tar effektiva anteckningar under ett möte Gör protokollet: Hur Ta effektiva anteckningar under ett möte Det är en färdighet som få människor har perfektionerat. det perfekta mötesminutet. Anteckningen över händelser sparar huvudvärk längre ner i raden. Så här tar du effektiva minuter i ett möte. Läs mer, och New Era Pitman är den snabbaste av gänget. Spela runt med några och hitta en du gillar! Jag har funnit att denna webbplats är oerhört användbar för att bryta ner skillnaderna mellan var och en av de många metoderna där ute.
Strukturera dina anteckningar
När du tar anteckningar klotter du ett arbetsflöde, eller går du i full Buzzfeed och lägger den i en lista? Effektiviteten av dina anteckningar beror helt och hållet på hur du strukturerar informationen du spelar in.
Registrerar du steg eller gör noteringar av åtgärder som människor kommer att göra i framtiden? Bullet poäng kan vara till hjälp här. Gör du detaljerade dokument om en händelse som tidigare ägde rum? Du kanske vill använda en stil som är mer paragrafisk i naturen.
Känner arty? En annan teknik som du kan tycka är användbar är visuell notering. Här lägger du till kontext till text genom att lägga till färg, grafik och bilder. Genom att lägga till illustrationer kan du lägga till extra information utan att göra dina anteckningar för "tunga".
Slutligen kommer du vara glad att veta att det finns några verktyg där ute som gör att strukturera dina anteckningar en doddle. Microsoft har ett gäng Microsoft Word-mallar för att ta minuter i ett möte. Dessa skulle inte se ut på plats i en knäppt, "tröskelös" arbetsplats, men har fortfarande några stänk av färg. Jag har också tagit med att använda SimpleNote Move Over TextEdit, Simplenote är nu tillgängligt för Mac Flytta över TextEdit, är Simplenote nu tillgängligt för Mac Om du bara vill öppna ett skrivverktyg och börja skriva utan många distraherande klockor och visselpipor, Simplenote kan vara precis vad du letar efter. Läs mer i mina minuter, på grund av dess rena estetik och dess inbyggda cloudbackups.
Slutsats
Att ta ner minuter är super enkel, och det är en strategisk färdighet för att hålla effektiva möten som vi alla ska behärska. Har du några praktiska tips för att ta anteckningar i möten? Låt mig veta i kommentarerna nedan!
Bildkredit: Mark Jensen John Benson dpstyles