I projektledning, som i livet, är förberedelsen halva striden. När det är dags att organisera och dokumentera ett komplext projekt Hur man stannar motiverad på långsiktiga projekt och inte ger upp Hur man stannar motiverad på långsiktiga projekt och inte ger upp Om motivationen var lätt att odla skulle ingen ha några problem att göra så! För dem som förlorar motivation över långsiktiga projekt, kan dessa tips vara givande. Läs mer, du kan behöva många olika rapporter, formulär, planer och andra resurser. Vi har sammanställt en mängd användbara Word-mallar för projektledning. Hur hanterar vi svåra människor som IT-projektchef. Hur hanterar vi svåra människor som IT-projektledare. En projektledare behöver korralera olika människor till ett framgångsrikt projektteam. Det finns några mjuka färdigheter du kan kräva för att hålla projektet och laget på rätt spår. Läs mer som kan hjälpa dig att komma igång.
1. Projektöversikt
TidyForms har en utmärkt projektmall med en stor mängd detaljer i ett dokument på nio sidor. Komplett med en omslagsida, innehållsförteckning, dokumentkontroll, en mallguide och massor av information däremellan är detta en allomfattande mall.
Den är konturstrukturerad, innehåller tydliga tabeller för data och har en plats för att infoga din projektplan från en annan applikation, till exempel Microsoft Project.
2. Räckviddsförklaring
TidyForms har också en kort och söt projektomfattning mall. Detta dokument finns i en paragrafformat, vilket är bra för när många förklarande detaljer behövs.
Börja med projektets syfte och flytta på intressenter, tidsramar, tillvägagångssätt, inklusioner och slutbehandling med sign-offs och dokumentkontroll, den omfattar 15 användbara avsnitt på bara två sidor.
3. Kommunikationsplan
Project Management Docs är en annan fantastisk resurs för mallar och dokument. Deras mallar kommer med bra information för de nya på fältet.
De har en 14-sidig kommunikationsplan, som naturligtvis kan förkortas om det behövs, men täcker allt du behöver för den planen.
4. Projektledning
För en omfattande projekthanteringsplan som innehåller alla delplaner har du behandlat projektledningsloggar.
Detta 18-sidiga dokument innehåller allt från projektets omfattning och milstolpe till förändringshanterings- och riskhanteringsplaner. Resurs-, kostnads-, kvalitets- och sponsorsektioner ingår också.
5. Arbetsuppdelningsstruktur (WBS)
För en arbetsfördelningsstruktur Hur man organiserar ett projekt med en arbetsfördelningsstruktur Hur man organiserar ett projekt med en arbetsfördelningsstruktur En resa på tusen mil börjar med ett enda steg. Varje komplexa projekt består av flera komponenter. Arbetsuppdelningsstrukturen kan hjälpa dig att identifiera alla steg och sätta dem i sekvens. Läs mer mall, både TidyForms och Project Management Docs har bra alternativ.
WBS i textformat
Den från TidyForms är en textbaserad struktur med användbara instruktioner i början, en innehållsförteckning, versionskontroll och definierade element i tabellen.
WBS i olika visningar
Mallen från Project Management Docs är lite mer omfattande genom att ge fyra olika åsikter.
Den har skiss, hierarkisk struktur, tabellformat och trädstrukturvyer, vilket gör denna mall mer flexibel än den från TidyForms. Det har också en webbordlista och ordlista.
6. Ändra förfrågan
Ändra förfrågan med kostnadseffekter
Om ditt företag inte behöver ett specifikt ändringsförfrågningsformulär har den den information du behöver. Med ett rent tabellformat innehåller det inte bara förändringsdetaljerna för beskrivning och orsak, men också kostnadseffekter, avslag skäl och godkännanden med signaturlinjer.
Ändra förfrågan med alternativ
Om kostnadseffekter inte ingår i din räckvidd på projektet, men alternativ och konsekvenser för kvalitet är, så kan den här mallen vara ett bättre val för dig.
Specifikt för Word 2016
Om du använder Word 2016 har du redan tillgång till många användbara och välformaterade mallar för projektledning. Gå helt enkelt till Arkiv och välj sedan Ny om du vill öppna mallavsnittet. Om du skriver in ordet Projekt får du flest resultat. Även om det här kan ge dig mer än du behöver, om du begränsar det med hjälp av frasen Projektledning, kommer vissa mallar inte att visas.
Omfattningsrapport och ändringstillstånd
Ett par mallar som går bra tillsammans innehåller en projektomfattningsrapport och projektförändringsgodkännande. Inte bara ser utseendet, men ofta ändras projektets räckvidd och det krävs en auktorisation för att göra det. Varje formulär har en praktisk rullgardinsmeny för att lägga till datumet, tabellerna för signaturer och auktorisationer, fälthänvisningar och enkla avsnitt för klick-till-typ.
Statusrapporter
Word 2016 har några bra projektstatusrapporter som är formaterade lite annorlunda. Det beror verkligen på dina behov och preferenser för vilka av de tre du föredrar. Men, var och en är användbar och uppnår målet.
Med en avslappnad look
Den första lägger ut frågor, milstolpar och sammanfattningar snyggt med en bekväm nedrullning på toppen för den övergripande projektstatusen tillsammans med en legend. Den här har en mer avslappnad titt på det.
Med en tabellformat
Om du behöver en statusrapport med en viss budgetavdelning och en tydlig tabellstruktur är det här din rapport. Det har också en rullgardinsmeny för datumet och en sofistikerad layout på en sida.
Med budget, risker och problem
Den sista statusrapporten är ren och exakt. Den innehåller en bra sammanfattning, budgetöversikt och risker och problem.
Fler mallalternativ
Beroende på din bransch eller typ av projekt, erbjuder Word 2016 underbara mallar som du hittar användbara. En projektkommunikationsplan, anställdas veckovisa statusrapport per projekt, servicefaktura och mötesminutor är alla tillgängliga alternativ också.
Template Resources
Utan de olika Microsoft-program som vi använder för projekthantering som OneNote, gör Outlook Outlook till ett projekthanteringsverktyg med OneNote Integration. Slå Outlook till ett projekthanteringsverktyg med OneNote Integration. OneNote kan göra mer än du tror. Vi visar hur du gör din Outlook till en lista i ett kraftfullt projekthanteringsverktyg med OneNote-plugin för Outlook. Läs mer och Excel, Word verkar ha de flesta mallresurserna tillgängliga på webben. Här är en lista över de som vi nämnde, med några andra att du kan kolla om du letar efter en viss mall.
- TidyForms för förslag, planering, charter och initiering
- Projektledning Dokument för planering, initiering, utförande och stängning
- Vertex42 för fakturor, kalendrar, mötesprotokoll och agendor
- University of Wisconsin - Madison för planer och rapporter
- Microsoft Office mallar webbplats för projekt uppgiftslistor, kalendrar och dagordning
Vad är dina favoritordsmallar för projektledning?
Projektledare har många alternativ Så här använder du Microsoft OneNote för projektledning Hur man använder Microsoft OneNote för projektledning OneNote är det perfekta samarbetsverktyget för hantering av enkla projekt i små grupper. Och det är helt gratis. Se hur OneNote kan hjälpa dina projekt att ta av! Läs mer när det gäller dokument, formulär och mallar för Word. Huruvida du har en webbplats du besöker Hur man bättre spårar och hanterar dina projekt med Podio Hur man bättre spårar och hanterar dina projekt med Podio De bästa projekthanteringsverktygen är enkla att börja med och tillräckligt flexibla för att växa med ditt projekt. Vi visar dig hur Podio kan möta dina projektbehov. Läs mer, använd inbyggda mallar, eller skapa egna, vad är dina favoriter?
Om du har egna förslag eller rekommendationer, skulle vi vilja höra från dig! Så var god att dela med dig av dina tankar nedan!
Bildkrediter: Närbildsvisning av ett pappersdokument av lucadp via Shutterstock