I flera veckor har jag letat efter en lättanvänd webbplats eller applikation som skulle tillåta mig att hålla och lagra protokollet från möten. Den traditionella textdokumentmetoden är inte längre ett produktivt sätt att ta minuter. Att bara skriva på en tom fil tillåter inte snabb samverkan, uppdateringar av protokollet, eller en plats för säkerhetskopiering och granskning av tidigare minuter.
Tillbaka i januari omfattade vi de 6 bästa gratis mötesverktygen för att samarbeta med ditt team De 6 bästa gratis mötesverktygen för att samarbeta med ditt team De 6 bästa gratis mötesverktygen för att samarbeta med ditt team Små lag behöver inte dyra företags apps för samarbete. Här är sex fantastiska verktyg som du kan använda för att hantera ditt lags data, kommunikation och mer. Gratis. Läs mer, men nu vill jag lägga till Agreedo som ett användbart verktyg för inställning av dagordning, minutering och rapportering.
Ställa in möten
Du börjar genom att skapa ett möte på Agreedo och skicka in en inbjudan till lagmedlemmar att logga in på webbplatsen för att visa och till och med ge inlägg till mötesagendan.
Du kan skapa online-möten som offentliga - som är synliga för alla - eller Privat där det bara är synligt för personer som är noterade som deltagare. Du kan välja att få minuter "modererat", vilket innebär att endast skaparen av mötet kan lägga till eller ändra objekt. Alla andra deltagare kan bara lägga till kommentarer.
När du skickar in inbjudningar kommer inbjudna mottagare att få ett mail med en bilaga till kalenderdatum som kan öppnas i Outlook, Notes eller iCal. Onlineverktyget själv fungerar i alla större webbläsare.
Mötesberedning
Agreedo erbjuder fyra olika agendaposter: Info, Beslut, Uppgift och Ämne . Dessa saker hjälper dig faktiskt att se vad som är den viktigaste informationen som ska läggas till i mötesprotokollet. Det finns vanligtvis mycket diskussion och ibland argument om mycket viktiga frågor vid ett möte, men för att få saker gjort måste uppgifter identifieras och tilldelas och viktiga beslut måste fattas.
Så innan ett möte hålls är det viktigt att göra och prioritera en lista över agendaposter för mötet. Om ett möte består av samma lagmedlemmar kanske du vill lämna protokollet omodernt så att andra kan lägga till saker till protokollet.
Mötesobjekt kan flyttas, men det finns tyvärr inget sätt att tilldela varaktider för varje dagordning, men du kan ställa in en varaktighet för hela mötet själv.
Du kan också placera underobjekt under varje huvudobjekt, och varje sektion av objekt kan döljas när de är färdiga i mötet.
Samarbetsfunktioner
Det som är mest användbart om Agreedo är att dagordningar publiceras online, vilket möjliggör samarbete. Teammedlemmar kan också logga in på Agreedo genom att antingen registrera sig på webbplatsen eller använda sin inloggning från Google.
Om du tillåter att protokollet inte är modernt kan de inbjudna deltagarna ändra dagordningsposter. Det här är en bra idé, men en mer avancerad process skulle tillåta endast utvalda inbjudningar att ändra dagordningsposter och inte alla deltagare som inbjudits till ett möte.
Om du väljer att ha ett möte modererat betyder det att deltagare bara kan lägga till kommentarer till agendapunkterna. Även denna typ av samarbete är användbart för att göra möten mer produktiva eftersom du faktiskt kan börja få in till mötet innan mötet hålls. Förutom att kommentarer läggs till för att möta objekt kan filer också bifogas agendaposter. Länkar till online-resurser kommer dock att behöva läggas ut i kommentarfältet. Det finns inget särskilt verktyg för webbadresser.
En annan egenskap som jag skulle vilja ha för avtalet är att beslutsobjektet ska upprättas så att direktval kan läggas ut för att säga datum för ett evenemang, hur mycket pengar som ska spenderas för en budgetad punkt och andra beslut om omröstning som måste vara gjord.
Holdingmöten
När du håller möten innehåller Agreedo en inbyggd timer. Om du håller ett möte online kan deltagarna använda ett verktyg som WebEx för att visa protokollet online. Eller deltagarna kan logga in i mötesprotokollet och uppdatera sidan eftersom protokollet uppdateras under mötet.
Före och under mötet kan du tilldela uppgifter och förfallodatum till personer i mötet.
Postmötesfunktioner
Vad som gör ett onlineverktyg som Agreedo mer användbart än traditionella metoder är att alla protokoll kan lagras online för granskning, såväl som trycks eller exporteras som ett Excel-dokument. Du kan också skicka en länk till minuter online. Deltagare kan få e-post påminnelser om de uppgifter de anmält sig för samt se alla uppgifter som tilldelats dem.
Det finns också en "uppföljnings" mötesfunktion som låter dig kontrollera och överföra agendaposter från föregående möte till nästa. Det här är en liten tidsbesparare, speciellt för personer som har tilldelats att ta minuter och göra uppföljningen.
Utan tvekan kommer många användare av Agreedo att ha olika funktionsförfrågningar för denna webbsida, men för närvarande är jag bara glad att den existerar, för det är länge för sent.
Agreedo är för närvarande helt gratis utan prisplaner. Låt oss veta vad du tycker om den här sidan och vad du vill se läggas till den.
Bildkredit: Shutterstock