Jag vet att du tror att du vet hur man skriver ett bra email Hur man skriver fantastiska e-postmeddelanden kan vidare din karriär Hur man skriver fantastiska e-postmeddelanden kan vidare din karriär Sändande professionella e-postmeddelanden ger en immateriell ökning till ditt online (och offline) rykte. Den ultimata målgruppen med artful emailing är om du kan väska ett jobb eller landa en konsert med bara en imponerande email .... Läs mer, men jag vill ta en stund att berätta rätt sätt att skriva ett mail. Hur gjorde den meningen du känner? Kinda som om jag pratade med dig som om du är en treårig, eller hur? Det är så enkelt ett email kan förolämpa människor.
Om du vill komma överens på ett positivt sätt - som en lagspelare, en kompetent ledare eller en betrodd vän - de ord du väljer och hur du stränger dem tillsammans har en enorm inverkan. Det här gäller ännu mer i e-post, eftersom du inte kan se personens ansikte i motsats till telefon eller videochatt. Du kan inte se smirken som de levererar sarkasm, eller veckan i pannan eftersom något du just sagt har förvirrat dem. Vissa tror att det är anledningen till att teknik som e-post och sociala nätverk skadar samhället. De negativa konsekvenserna av sociala nätverk på samhället [Yttrande] Den negativa inverkan på sociala nätverk på samhället. [Yttrande] Jag har konton på flera sociala nätverk och spenderar alldeles för länge på dem skriver jag egna uppdateringar och läser uppdateringar av andra. Jag gillar att göra det, att kunna interagera med vänner, ... Läs mer.
Med e-post är du ganska flyga blind. För vissa människor fungerar det bra för att de är den typ av människor som gillar att prata med människor, snarare än människor. Om du har arbetat i någon miljö där e-post är en starkt användbar form av kommunikation, vet du mycket sannolikt att det finns så många olika "e-postpersonligheter" som dyker upp. Det finns patroniseraren, den hata-batande trollen, den kroniska frågan, Mr. (eller Fru) negativitet ... listan fortsätter och fortsätter.
Så hur vet du om du kommer på fel sätt utan att förstå det? Vilka typer av regler kan du följa för att alltid se till att du stöter på som en snäll, öppen och samarbetande person som folk verkligen tycker om att arbeta med? Följande tips bör ge dig ett försprång mot vänligare och mer produktiva e-postkommunikation.
Linjen mellan förtroende och arrogans
Många gånger inser de människor som stöter på som arroganta i ett mail inte ens hur de kommer över. Många gånger försöker de bara imponera på någon eller få respekt för sina kollegor eller vänner. Av alla e-postfel som människor gör - särskilt på jobbet - är detta den stora. Så många försöker imponera på chefen att många gånger blir det ett pågående spel av en-upmanship mellan kollegor. Alla vill ha den kampanjen, och ofta är den enda uppfattningen av prestanda som en chef ser är vad som rapporteras i e-postmeddelandena. Åtminstone är det tankeprocessen.
Problemet börjar när du ser ordet "jag" mycket. "Jag vill att vi ska börja göra det omedelbart", eller "Jag vill vara tydlig här ..."
Fraserna är inte bara självcentrerad. De blir också en diktatorisk konversation. Det är nästan som ett föräldra-barn-förhållande där en person tror att de kommer att diktera alla regler, och du ska bara hålla käften och lyssna.
Ingen gillar att vara på mottagaränden av det, och lita på mig, du vill inte heller vara på leveransänden. Ingen kommer att tycka om dig.
Carmine Gallo, en kompetens tränare konsult och författare, skrev att arroganta människor tenderar att undvika ögonkontakt. De verkar nästan prata genom dig och inte på dig. Det beror på att de inte bryr sig om vem de pratar med, bara det som de måste säga hörs. Detta kommer också över i e-post genom den ständiga användningen av "jag", med liten uppmärksamhet åt vad andra säger annat än tillfälliga ytliga kommentarer om att "uppskatta" din inmatning. Du kan satsa på att chefen inte läser vad du skriver, men kommer att vara upptagen med att försöka komma med vad de vill säga nästa.
Ingen behöver dig att "gå in", stor kille.
En annan aning om att du har ett självuppblåst ego på dina händer är när du är mitt i en e-postkonversation, som innehåller en CC-lista över flera personer och sedan ur den blåa någon går i samtalet med frasen " Låt mig gå in här en stund ... "
Här är vad den här typen av ordalydelse, som liknar "Låt mig förtydliga ..." gör det för de som läser din e-post. Det berättar för dem att du tror att du har alla svaren. Det berättar för dem att du känner att de har varit missgynnade och felaktiga fram till den här tiden, och här är du - hjälten i lysande rustning på en vit häst - rida in för att rädda alla från sin egen dumhet och okunnighet.
Bra jobb Herr Hero - du har bara alienerat alla i laget med de allra första orden i ditt mail.
Här är några av de mest kraftfulla tipsen för artig men professionell kommunikation.
Varlig och ödmjuk
Marken för en sann ledare är en som inte bara erkänner att han eller hon inte har alla svaren, men ytterligare stater - ofta och eftertryckligt - att de anställda är de som har största insikter och färdigheter. Det bästa sättet att göra detta i e-post är att CC din anställd när du skickar e-post till dina överordnade om dem och talar bra om dem. Gör detsamma när du pratar med andra medlemmar i teamet - tala väl om dina anställda. Bekräfta när de har haft stor framgång.
Det kan vara motintetivt för personer som går in i en ledningsposition för att inte bygga upp sig själva . När allt kommer omkring är positionen en auktoritet och gör sig till självkänsla. De flesta chefer känner att de för att respektera anställda måste visa sig intellektuellt överlägsen. Tyvärr gör det i motsats till det.
Fråga frågor
Det verkar konstigt att en chef frågar dina anställda för svar snarare än att ge dem svaren, men tro det eller inte när du ger människor möjlighet att utveckla lösningar för dig, det gör dem också att respektera dig. När de uppnår uppgiften att hitta ett svar på ett problem, kommer de inte bara att känna sig mer självsäker, utan också komma ihåg att du var den som inspirerade dem att stiga upp och vinna framgång. Det är hemligheten i förvaltningen - med fokus på individernas framgång under dig, i stället för att fokusera på egen hand.
Tänk på det - du har en unik position att bygga ett team av självsäkra, framgångsrika människor som arbetar för dig . Tänk dig hur mycket mer ett lag som det kan uppnå än ett lag som är fyllt med människor som är missnöjda och omotiverade.
Men ... Använd inte "Men"
En annan rolig taktik som jag har sett dyka upp i manager-e-post under mina olika resor är hela bete-och-switch rutinen. Det är här chefen startar e-postmeddelandet med komplimang, och sedan gör en omställning för att klaga på något, eller att begära ytterligare arbete. Detta är särskilt skadligt, eftersom det ger ett felaktigt intryck att du håller på att vara ärlig och ödmjuk (som rekommenderas ovan) och du bygger upp arbetstagarens förväntningar att de håller på att få komplimang, och då förstör du det bara genom att gör exakt motsatsen.
Det här är fraser som "Du mår bra, men ..." eller "Jag gillar vad du gjorde med det här diagrammet, men ..."
Detta är faktiskt bastardbarnet i den åldersgubbe som ges till cheferna att de alltid bör starta ett mail som ber om något eller kritiserar någonting med något positivt att "mildra blåsan". Förse mig inte fel, med vänliga hälsningar, det fungerar faktiskt. Problemet är att de flesta människor inte vet hur man gör detta med vänliga hälsningar och istället bara stöter på som en nedslående, pompös rumpa.
Om du inte anser att någon gör ett bra jobb - bara omgå de tomma plattformerna och gå ner till affärer. Din medarbetare kommer att uppskatta att bli behandlad som en vuxen snarare än som en 5 år gammal.
Visa människor du bryr dig om vad de säger
Om du vill att dina anställda eller medarbetare uppskattar dig och känner att du är en autentisk person, är det viktigt att du är ärlig och enkel med människor. Att vara lycklig är bra, men att vara positiv bara för att vara positiv är det som mycket tomt och nedlåtande via e-post. Om du måste använda "säg något positivt först" när du levererar dåliga nyheter, gör det autentiskt. Ställ inte bara "du är en fantastisk anställd", men istället nämna något de specifikt har gjort som visar det. Detta berättar för dem att du faktiskt uppmärksammar - du bryr dig vad de gör och vad de säger.
Att hantera människor är förmodligen en av de svåraste jobben där ute, för det är mänsklig natur att misstro och inte liknar auktoritet. När du befinner dig i myndighetstillstånd gör det det mycket mer nödvändigt att vara ödmjuk, autentisk och ärlig.
Det räcker inte att säga att du bryr dig om människor. Visa det.
Det är inte viktigt att säga att du uppskattar någon. Beskriv varför.
Med e-post kommer människor att göra alla slags antaganden om vad du säger - så lämna inte något utrymme för feltolkning. Folk kommer att uppskatta din uppriktighet och ärlighet - inte bara dina anställda men också dina kollegor. Om du drar av det här, kommer du en dag att hitta dig på mottagningsänden av en "framstående ledare" -pris.
Hur försöker du kommunicera bra med e-post? Vilken typ av tillvägagångssätt tar du för att du inte kränker eller nedlåtande människor? Dela dina egna tips i kommentarfältet nedan!
Bildkredit: Affärsman egocentrisk, affärsman som täcker ansikte, kollegor diskuterar, sneering chef, stor affärsman (allt via Shutterstock)