Möten är en normal del av livet i näringslivet. Tyvärr är inte alla möten framgångsrika Fed Up Of Inefficient Meetings? Skicka dessa 8 regler till din chef Fed upp av ineffektiva möten? Skicka dessa 8 regler till din chef Om ett möte är välorganiserat finns det ingen anledning att det inte kan förbättra produktivitet, känsla av syfte och moral. Här följer några regler för effektiva möten. Läs mer i deras syfte. Ofta beror detta på brist på mötesorganisation.
Med följande gratis mötesmallar kan du enkelt förbereda, spela in och sammanfatta dina möten för ett effektivt övergripande resultat.
1. Före mötet
En av de viktigaste delarna av att inrätta ett möte är agendan. Detta gör det möjligt för mötesinstruktören att ge deltagarna objektiva, diskussionspunkter och vem som ska delta. Dessutom kan en agenda som innehåller en förberedelsedel vara till hjälp. Detta låter dig inkludera dokument och andra material som är viktiga för diskussionen.
Att förbereda dina deltagare så mycket som möjligt för mötet är en del av ditt jobb som samordnare. Dessutom håller mötet organiserat och flyttas längs 15 bästa mötesagendansmallar för Word 15 Bästa mötesagendansmallar för Word När det är dags att planera ett möte borde du inte slösa tid att skapa en agenda från början. Många mötesagendagsmallar för Microsoft Word kan hjälpa dig med en bra start. Läs mer .
Mallen
Denna Microsoft Word-mall från TidyForms är ett attraktivt, professionellt och välplacerat alternativ. Det ger ett rent, bordsbaserat utseende för både enkel läsning och enkel skanning. Mallen börjar med de grundläggande mötesuppgifterna, såsom titel, facilitator, datum, tid och plats.
I nästa avsnitt beskrivs mötesmålet. Det här är en viktig del av agendan, så att alla deltagare får en tydlig bild av mötets syfte. En till två meningar är vanligtvis tillräckliga så länge den är kortfattad.
Det tredje avsnittet är där du kan lista mötesdeltagarna tillsammans med deras avdelning, e-postadress och telefonnummer. Fälten är naturligtvis frivilliga, beroende på näringslivet och ditt företag.
Därefter listar du agendapunkterna för mötet med ämnet, ägaren och tiden. Detta gör det möjligt för deltagarna att förbereda sig för deras del av mötet. Du kan också hålla ditt möte på spår genom att notera de tider som tilldelats för varje ämne.
Slutligen kommer du att slutföra förberedelsessektionen. Du bör inkludera och bifoga objekt som dokument, diagram eller e-post, som exempel, och vem ansvarar för att tillhandahålla var och en.
Varje del av den här daggmalen tjänar sin egen syfte och låter dig samla människor och material samt ställa förväntningar på ditt möte.
2. Under stämman
Fångande anteckningar under ett möte är nästa huvudansvar för underlättaren, även om du borde sträva efter att utse en specifik anmälare. Hur som helst är det viktigt att ta noggranna mötesnoteringar för att mötesmålet ska lyckas.
Dessa anteckningar fungerar som påminnelser för uppföljningar, åtgärder, problem och slutsatser för alla deltagare. Så, om du använder en mötesminimalsmall 12 bästa mötesminutemallar för yrkesverksamma 12 bästa mötesminutemallar för yrkesverksamma Att ta anteckningar är nätspåret i att hålla alla mötesdeltagare på samma sida. Mallar gör det enkelt att fånga de mötesminuterna. Vi sammanställde en mängd mallar för Word, OneNote, Evernote och Google Docs. Läs mer, att ta dessa noteringar blir mycket enklare.
Mallen
Dagordningsmallen från TidyForms ovan kommer med en andra sida för mötesminuter. Formatet på den här sidan är detsamma som dagordningen och tre av de fyra sektionerna är exakt samma.
De enda skillnaderna är att åtgärdsposter ersätter förberedelsesdelen och det finns en uppföljningssektion för nästa möte. Om du är intresserad av ett konsekvent utseende för både din dagordning och minuter, så är det här ett bra sätt att gå.
Det finns dock en annan mall för Word från Microsoft Office-webbplatsen som erbjuder lite mer organisation av dina anteckningar. Du kommer att se att denna mall har de grundläggande mötesinformationen högst upp, som de flesta.
Men det som erbjuds är en sektion för varje ämne som diskuteras under mötet och alla detaljer som gäller för det aktuella ämnet precis nedanför. Denna layout är mer strukturerad genom att du kan inkludera ämnet, tilldelad tid, presentatör, vad som diskuterades, slutsatserna och de resulterande åtgärdsposterna per varje dagordningspost på en plats . Medan TidyForms mallar har en separat sektion längst ner för alla åtgärdsposter utan mycket detalj.
Ett annat användbart inslag i denna mall är avsnittet i slutet som gör att du kan lägga till speciella anteckningar. Detta kan vara ganska användbart när ytterligare artiklar kommer upp som inte kan relatera till ett specifikt ämne som diskuteras.
Du kan också inkludera namnen på personer som plötsligt kommer in i ditt möte i avsnittet Observatörer .
3. Efter mötet
Nu när ditt möte har avbrutits, är det dags att ge dina deltagare en uppföljning. Detta mötessammanfattning ska sammanfatta de noterade noteringsnoterna och de åtgärdspunkter som förväntas.
Tänk på att skicka skicka ett samtal Sannheten om möten - och det är grymt sanningen om möten - och det är galet möte är tänkt att vara produktivt, eller hur? Läs mer är alltid en bra idé, även om inga åtgärdsposter berodde på mötet. Sammankomsten kan fungera som referens för liknande möten och ämnen eller problem som återfinns.
Mallen
Den här mallen från Mall Lab är ett bra alternativ. Fyll bara i mötesnamn, datum, deltagare, plats och anmälningsavsnitt längst upp. Använd sedan tabellen för att inkludera dina uppföljningar.
Under frågor kan du inkludera det relaterade agendan ämnet, för By lägg till presentatören, och under Diskussionen överföra från samma detaljer från mötesanteckningarna. Lägg till ansvarig person, tidsfrist, och du är inställd.
Du kan också använda detta för att kontinuerligt följa upp när åtgärdsposter är färdiga. Till exempel kan du lägga till en kolumn i tabellen och markera ett X eller datum bredvid färdiga åtgärder.
Alternativt kan du slå ut en hel rad för att visa att den är klar. Spara sedan med ett nytt namn eller datum och skicka tillbaka till deltagare tills alla objekt är färdiga.
Om inga åtgärdsposter härrör från ditt möte kan du fortfarande använda den här mallen för att tillhandahålla en mötesöversikt. Fyll i tabellen med lämpliga uppgifter och sedan under Deadline, ange en indikator om att den var färdig eller ej tillämplig.
Om du gillar den här mallen kan du ladda ner den från Template Labs mötesminutersida. Bläddra sedan ner till mötesnotationsmall 17 för att hämta den här mallen.
Gör ditt möte till en framgång
Affärsmallar kan vara praktiska De bästa affärsmallmallarna De bästa affärsmallmallen Varje företag behöver en plan. Dessa mallar gör det enkelt att skriva din affärsplan. En smart struktur, vägledande frågor och en smart design kommer att ge dig en start i din nya karriär. Läs mer och för möten kan de vara tidsbesparande. Ditt sinne borde vara på målet och innehållet i mötet, utan att skapa dokument. Så för ditt nästa möte, kolla in dessa lämpliga mallar för ett bra genomfört resultat.
Om du har ytterligare förslag på att organisera möten som du vill dela med dig, vänligen kommentera nedan!
Bildkrediter: Rawpixel.com/Shutterstock