Google Sheets är överlägset ett av de mest kraftfulla gratisverktygen till ditt förfogande. Det låter dig spåra, analysera eller logga på allt du kan tänka dig. Vad som gör det ännu kraftigare är det faktum att du kan använda det som kallas Google Scripts för att förbättra möjligheterna för det här onlineverktyget.
Något som "Google Scripts" låter läskigt. Du tänker antagligen att allting med ordet "scripts" i det kräver avancerad programmeringskunskap. Det är faktiskt inte fallet.
I den här artikeln kommer jag att visa dig fyra ganska enkla skript som låter dig anpassa dina egna funktioner (som en temperaturomvandling), automatiskt generera diagram baserat på data, anpassa din egen meny inuti Google Sheets och automatisera även Sändningen av månatliga e-postmeddelanden. Allt det i en enda artikel? Det kan du ge dig på!
1. Skapa dina egna anpassade funktioner
Ett av de enklaste sätten att skapa ett Google Script kan förbättra din Google Sheets-upplevelse genom att skapa anpassade funktioner. Google Sheets erbjuder redan en lång lista över funktioner. Du kan se de vanligaste genom att klicka på ikonen Meny > Funktioner .
Genom att klicka på "Fler funktioner ..." visas en lång lista med matte, statistik, ekonomi, text, teknik och många andra funktioner. Men Google Scripts ger dig flexibiliteten att skapa dina egna personliga formler.
Till exempel, säg att du ofta importerar information från en digital termostat till ditt jobb, men termostaten är inställd för Celsius. Du kan skapa din egen anpassade formel för att konvertera Celsius till Fahrenheit, så med ett klick och ett drag med musen kan du automatiskt konvertera alla de importerade värdena.
För att skapa din första anpassade funktion måste du först öppna skriptredigeraren. För att göra detta klickar du på Verktyg> Skriptredigerare .
Du kommer sannolikt att se en skärm som den nedan, eller något liknande det.
Vad du behöver göra är att ersätta det som finns i det här fönstret med din egen anpassade funktion. Funktionsnamnet är detsamma som funktionen som du börjar skriva in i en cell i Google Sheets efter symbolen "=" för att kunna anropa din formel. En funktion att konvertera Celsius till Fahrenheit skulle se ut så här:
function CSTOFH (input) { return input * 1.8 + 32; } Klistra in funktionen ovan i kodfönstret och välj sedan Arkiv> Spara, namnge projektet något som "CelsiusConverter" och klicka på OK.
Det är allt det finns! Nu måste allt du behöver göra för att använda din nya funktion skriva "=" tecknet följt av din funktion, med ingångsnumret som ska konverteras:
Tryck på Enter och du får se resultatet.
Det är allt som finns där. Tänk bara på alla de coola anpassade funktionerna du snabbt kan skapa nu när du känner till det här lilla tricket!
2. Automatisk generera diagram
I tidigare artiklar har vi visat dig hur du gör saker som loggdata från dina hem Wi-Fi-kameror till ett Google-kalkylblad Logga på ditt hem Aktivitet med Google Plattor och USB-kameror Logga in på ditt hem Aktivitet med Google Plattor och USB-kameror Om du har en USB-kamera och en dator, har du redan allt du behöver för att skapa ett billigt rörelsedetekteringssystem. Läs mer, eller kanske använder du Google Plattor med ett team 5 Google Plattor Inställningar Essential for Teamwork 5 Google Plattor Inställningar Viktiga för Teamwork Google Plattor har fler funktioner för att stödja kollektiv dataingång och bearbetning än du kanske tror. Vi presenterar funktioner och funktioner i Google Sheets som är viktiga för gruppprojekt. Läs mer och andra lägger in data för dig.
Så småningom kan du ha ett nytt kalkylblad varje månad med nya data, och du vill automatiskt skapa ett nytt diagram utan att behöva göra det manuellt igen varje månad. Du kan uppnå detta genom att skapa en funktion som skapar ett nytt diagram för dig baserat på data i det nuvarande kalkylbladet du har öppnat.
Först, i det här scenariot, låt oss säga att du är lärare och i slutet av året har du ett kalkylblad för varje elev med listan över månatliga tentamenpoäng:
Vad du skulle vilja göra är att köra en enda funktion på det här arket som skulle autogenerera ett diagram i sekunder. Så här ser det här skriptet ut:
function GradeChart() { var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); var sheet = spreadsheet.getSheets()[0]; var gradechart = sheet.newChart() .setChartType(Charts.ChartType.LINE) .addRange(sheet.getRange('A1:B11')) .setPosition(5, 5, 0, 0) .build(); sheet.insertChart(gradechart); } Nu behöver du bara öppna alla studentens kalkylblad och klicka på körikonen i menyn i Google Skript för att automatiskt generera diagrammet.
När du klickar på körikonen körs det skript som du har skapat på det aktiva kalkylbladet (det du har öppnat i din nuvarande webbläsarfliken).
För rapporter som du måste generera ofta, som varje vecka eller månad, kan denna typ av automatisk genererad diagramfunktion verkligen spara dig mycket tid eftersom du inte behöver återskapa hjulet varje gång du vill kartlägga data på en nytt ark.
3. Skapa anpassade menyer
Vad händer om du inte vill behöva ha manuset öppet för att generera det diagrammet automatiskt? Vad händer om du vill ha bekvämligheten med att ha den funktionen direkt vid fingerspetsarna i menysystemet, precis inuti Google Sheets? Tja, det kan du också göra.
För att skapa en anpassad meny måste du berätta kalkylbladet för att lägga till ditt nya menyalternativ varje gång det öppnas. Du gör det genom att skapa en onOpen () -funktion i Script Editor-fönstret ovanför Gradechart- funktionen du just skapat:
function onOpen() { var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive(); var menuItems = [ { name: 'Create Grade Chart...', functionName: 'GradeChart' } ]; spreadsheet.addMenu('Charts', menuItems); } Spara skriptet och ladda sedan kalkylbladet igen. Du kommer att upptäcka att ditt nya menyalternativ nu uppvisade det namn du definierade det som i ditt skript. Klicka på menyn och du får se menyalternativet för din funktion.
Klicka på menyalternativet och det kommer att köra funktionen precis som det gjorde när du tryckte på "kör" -ikonen från insidan av Google Scripts-redigeraren!
4. Skicka automatiska rapporter
Det sista skriptet som är värd att täcka här, eftersom tanken är att lägga till kraften och funktionaliteten i Google Sheets, är ett skript som skickar e-post från inuti Google Sheets.
Så här kan det vara bra om du hanterar ett stort team av delegationer: En måste ha ledarskapsförmåga för att minska din arbetsbelastningsdelegation: En måste ha ledarskapsförmåga för att minska din arbetsbelastning När du har en ledande roll, Du måste lära dig att delegera arbete. Vi lär dig fem delegationsdelegationer: Vem, Vad, När, Var och Varför. Läs mer och du har flera e-postmeddelanden att skicka i samma ämne. Kanske har du gjort en prestandaöversikt med enskilda teammedlemmar och loggade dina kommentarer kommentarer för varje person i ett Google-kalkylblad. Skulle det vara trevligt att bara driva ett enda manus och få dessa kommentarer automatiskt skickade till 50 eller 60 anställda samtidigt utan att du manuellt måste skapa alla de enskilda e-postmeddelandena? Det är kraften i Google Scripting.
På samma sätt som du skapade skript ovan i den här artikeln skapar du ett skript genom att gå in i skriptredigeraren och skapa en funktion som heter sendEmails (), så här:
function sendEmails() { var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet(); var startRow = 2; // First row of data to process var numRows = 7; // Number of rows to process var dataRange = sheet.getRange(startRow, 1, numRows, 3) var data = dataRange.getValues(); for (i in data) { var row = data[i]; var emailAddress = row[1]; // Second column var message = row[2]; // Third column var subject = "My review notes"; MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message); } } Så låt oss säga att du har ditt kalkylblad organiserat som visas här.
Skriptet ovan fungerar hela vägen genom varje rad i kalkylbladet och skickar ett mail till adressen i den andra kolumnen, med meddelandet som du har skrivit in i den tredje kolumnen.
SendEmail- funktionen i Google Skript är överlägset en av de kraftfullaste funktionerna i Google Skript, eftersom det öppnar en hel värld av e-postautomatisering som du kanske inte har övervägt förut.
Om du anser att du potentiellt kan ha andra personer som ansvarar för att skriva in data i ett Google-kalkylblad för dig och då om du automatiserar distributionen av e-postmeddelanden baserat på den inmatade dataen, kan du eventuellt göra något som att skicka en månadsrapport till din chef utan att någonsin behöva öppna din e-postklient själv. Skriptet kan automatiskt göra allt arbete för dig!
Automatisering är hemligheten till framgång
Vad alla dessa automatiska Google Scripts ska visa dig är att med några få enkla kodrader har Google Scripts möjligheten att helt eller delvis automatisera Google Sheets. Dessa automationer kan ställas in för att köras på ett schema, eller du kan köra dem manuellt när du vill utlösa dem. På något sätt ger de dig ett sätt att automatisera mycket arbete, med mycket liten ansträngning.
Har du någonsin använt någon av de funktioner som beskrivs i denna artikel för att automatisera dina egna uppgifter? Känner du till några andra, enkla skript för att förenkla ansträngningen i Google Sheets? Dela dina idéer i kommentarfältet nedan!