Så fort som e-post kan vara för att kommunicera information, längtar jag efter något mer effektivt med mindre rodnad, särskilt när det gäller långa trådar av e-postkorrespondens. När jag letade efter något annat, snubblat jag på Salesforces Chatter.com. Chatter är inte en ny tjänst, men om ditt företag eller organisation inte vet om det kan det vara ett användbart alternativ till traditionella e-post och forumtrådar.
I ett nötskal är Chatter en nätverks-, skrivbords- och mobil samverkans tjänst som fungerar som Facebook. Du och dina medarbetare och team kan skicka meddelanden, filer och länkar till varandra utan att behöva skapa en ny e-post varje gång eller skicka rikliga svar - det är som din egen företags privata Facebook-sida.
Ställa in ett chattkonto
För att kunna skapa ett Chatter-konto måste du och ditt företag (eller organisation) registrera dig med en e-postadress som innehåller företagets e-postdomän. Du kan inte använda säga en dot.yahoo.com eller dot.gmail.com. Användaren som registrerar företagets konto blir som moderator som standard.
Moderatorn kan tilldela moderatörsbehörigheter till andra medlemmar, ändra företagsnamnet på kontot, avaktivera användare och radera olämpliga inlägg. Varje medlem i en Chatter-grupp måste även använda företagets stödda e-postdomän för att vara en del av gruppen.
Chatterfunktioner
Funktionerna hos Chatter liknar Facebooks tidslinje. Gruppmedlemmar kan skriva meddelanden i " Vad jobbar du med? "Textfält, samt bifoga filer och URL-länkar.
Gruppmedlemmar kommer automatiskt att se varandras inlägg, men för att hålla tidslinjen eller chattmaten från att bli en långströmmande lista med meddelanden kan gruppmedlemmar skilja meddelanden genom att lägga till en hashtag på ett ord som länkar till alla inlägg och kommentarer om det ämnet .
Så om ett inlägg hänvisar till ett projekt - till exempel "#summermarketing" - som ditt team arbetar på, kommer alla inlägg som har samma identifierade ämne att filtreras och kategoriseras i en enda tråd som skiljer sig från andra meddelanden. Aktuella trådar kan sparas på din chattprofil sida för att granska och spåra uppdateringar.
På samma sätt som Twitter kan du använda @ -skylten framför någons namn för att varna (nämna) dem till ett visst inlägg. När en medlems namn nämns i ett inlägg kommer han eller hon också att meddelas via e-post. Dessutom klickar du på den personens namn i ett inlägg som länkar dig till den personens profil.
Tyvärr verkar det inte vara ett sätt att redigera meddelanden efter att de har publicerats. Du måste radera och börja över. Det är dock mycket användbart att inlägg kan bokmärkas och granskas genom att klicka på mappen Bokmärken i sidfältet Chatter. Andra mappar för personliga meddelanden, personer och filer finns också tillgängliga.
Chattgrupper
En annan användbar funktion för Chatter är Grupper. Chattermedlemmar kan skapa grupper för att samarbeta med specifika medlemmar, om specifika projekt och idéer. Grupper är separerade från det viktigaste Chatter-flödet, men de innehåller samma funktioner för att skicka meddelanden, filer och webbadresser.
Grupper kan vara offentliga, där alla medlemmar kan se gruppens inlägg, kommentarer och filer, men endast medlemmar i gruppen kan lägga till innehåll i gruppens flöde. Privat, där endast medlemmar i gruppen kan se innehållet och tillåta kunder där gruppens chefer kan bjuda in kunder som befinner sig utanför företagets e-postdomän för att gå med i gruppen.
Stationära och mobila klienter
Chatter inkluderar också plattformar för stationära och mobila plattformar, vilket gör att du automatiskt kan lägga till och ta emot meddelanden på ditt flöde, liksom dra och släppa filer från skrivbordet.
Chatter är också gratis till Android-telefoner och -tabeller (OS 2.1 eller senare), iPads (iOS 5.0 eller högre), iPhones och iPod-tuffar (iOS 4.0 eller senare) och BlackBerry-enheter (OS 5 eller senare.)
Chatter används av tusentals företag, organisationer och grupper, inklusive Wells Fargo Bank, NBC Universal, Avon, Comcast och Pandora. Grundtjänsterna är gratis, men Chatter Plus innehåller många fler funktioner. Medan Chatter och andra Salesforce-tjänster är inriktade mot stora företag och organisationer, verkar det som om mindre företag och grupper kan dra nytta av tjänsten. Chatter påminner mig också om Googles nuvarande Buzz, vilket jag tror kunde ha hjälpt användare att bero mindre på ringade emailboxar om de hade lärt sig hur de skulle använda den ordentligt.
Om du redan använder Chatter, låt oss veta vad du tycker om det i kommentarerna nedan. Tror du att skapa något som en privat Facebook-sida är ett effektivt ersätt till företagets e-post eller ett organisatoriskt alternativ till Facebook eller Google+?