Om du håller möten utan dagordningar eller håller protokoll på vanliga gamla Word-dokument, är dina möten och minutrapporter troligen inte lika användbara som de kunde vara. Medan de flesta av oss inte ser fram emot att delta i möten finns det ändå fantastiska onlineverktyg 10+ Fantastiska onlineverktyg för gruppsamordning och möten 10+ Fantastiska onlineverktyg för gruppsamordning och möten Hur hanterar du ett team av människor som sprids geografiskt? Hur samordnar du internationella tidszoner? Begreppet arbete via Internet har börjat krypa in i vardagen, ... Läs mer som kan hjälpa till att göra möten mer produktiva och mindre tidskrävande för dem som planerar och underlättar dem.
Jag snubblat nyligen på ett banbrytande webbmöte för webbhantering som heter yaM (som står för ännu ett möte). yaM är som en virtuell assistent för att producera professionellt snygga agendor och minutrapporter samtidigt som du tillhandahåller verktyg som hjälper mötesdeltagare att brainstorma idéer, göra produkt- och kostnadsanalys och integrera med online-molnkonton, inklusive Dropbox, Google Calendar och Evernote.
yaM kan användas med både online mötesplatser som Google Hangouts Tips om planering och hållande effektiva möten med Google Hangouts Tips om planering och hållande Effektiva möten med Google Hangouts Med dagens internetteknologi kan det vara både effektivt och kostnadseffektivt att hålla online-möten, särskilt om du förplanerar dem och använder tidsbesparande verktyg. Under de senaste månaderna har jag deltagit i online-möten ... Läs mer, eller i traditionella offline-inställningar. Som en webbapplikation liknar det Agreedo Agreedo: Skriv och hantera ditt företagsmöte för gratis online-överenskommelse: Skriv och hantera ditt företags mötesminuter gratis online I flera veckor har jag letat efter en lättanvänd webbplats eller ansökan som skulle tillåta mig att hålla och lagra protokollet från möten. Det traditionella textdokumentet är inte längre en produktiv ... Läs mer, men det är mycket mer avancerat utan att vara komplicerat.
Skapa dagordningar
Efter att ha registrerat ett konto hos yaM kan du omedelbart börja utveckla en agenda för ditt nästa möte. Du lägger helt enkelt till agendaposter på vänster sida av arbetsytan, tillsammans med tidslängden och namnet på personen som ansvarar för det objektet.
Du kan enkelt ange namn på agendaposter, men deltagarna måste registrera ett konto med yaM, som du kan skicka en inbjudan till från inom arbetsytan. Att ha registrerade deltagare gör yaM till ett mycket mer gemensamt möteshanteringsverktyg, eftersom varje deltagare samtidigt kan lägga till anteckningar i arbetsytan under mötet. Medan det är mer effektivt att få en person tilldelad som en minuttagare, finns det andra användbara verktyg i yaM som gör det bra för samarbete.
När din dagordning är skapad kan du skriva ut eller sända den till mötesdeltagare. Varje registrerad deltagare kommer att få en mötesrapport via e-post, vilket naturligtvis inkluderar medielogistik, listan över agendaposter och en länk till den online yaM-arbetsytan. Bäst av allt är din cirkulerade dagordning professionellt formaterad och lätt att läsa. Agenda-objekt kan också kopieras och läggas till ett nytt möte. Det skulle emellertid vara ännu bättre om utvecklare kunde skapa ett sätt att skapa standardagendaposter som automatiskt ingår i varje nytt möte.
Minuten tar
Att lägga till anteckningar och åtgärdsposter i yaM är lika enkelt som att skapa dagordningar. Protokoll består av fyra typer av innehåll: anteckningar, åtgärdsposter, bifogade filer och verktyg för realtidssamarbete.
Det sätt på vilket yaM sätts upp kan faktiskt hjälpa mötesdeltagarna att hålla fokus, särskilt om alla har arbetsytan öppen på sin dator under mötet. Minimistagaren kan enkelt lägga till ett åtgärdsobjekt med förfallodag och namnet på den ansvarige personen. Konstigt kan dock endast en person anges som ansvarig för varje åtgärdspost.
Där yaM också lyser är dess samling inbyggda samarbetsverktyg som gör det möjligt för medlemmar att göra Pro / Con-analys, produktanalys, brainstormidéer eller rösta om viktiga beslut. Det finns också ett verktyg för det som kallas SWAT-analys, vilket innebär att man diskuterar och registrerar styrkor, svagheter, möjligheter och hot om ett visst projekt, idé eller beslut.
Du kommer att se att dessa samarbets- och möteshanteringsverktyg kan vara mycket användbara för att hålla deltagarna engagerade och möjligen hjälpa dem att göra bättre analyser och beslut. Du kan också skriva ut eller maila innehållet i enskilda samarbetsverktyg till deltagare under mötet. (Obs! Idéer för andra online-samarbetsverktyg granskas här De 6 bästa gratis mötesverktygen för att samarbeta med ditt team De 6 bästa kostnadsfria mötesverktygen för att samarbeta med ditt team Små lag behöver inte dyra företags apps för samarbete. sex fantastiska verktyg som du kan använda för att hantera ditt lags data, kommunikation och mer. Gratis. Läs mer).
Som med dagordningar kan yaM minutrapporter också skrivas ut eller skickas via e-post. Protokollen är så välformaterade att mötesdeltagare inte kommer att ha någon ursäkt för att inte granska dem. Agendor och protokoll arkiveras också på yaM, så deltagarna kan logga in på sitt konto och granska dem när som helst.
Andra verktyg
yaM innehåller ytterligare verktyg för att spåra tid under möten, ställa in mötesdatum i den inbyggda kalendern (som integreras med Google Kalender, Exchange och Outlook / iCal-flöden) och en adressbok.
Utvecklarna av yaM har inkluderat flera användbara funktioner i sin webbapplikation, men de har särskilt uppmärksammat att användargränssnittet är tillgängligt och enkelt att lära sig inom några minuter att registrera ett konto. Det finns också en iPad-version av programmet.
yaM har ett grundläggande gratis konto som innehåller alla kärnfunktioner och möjligheten att hålla upp till 10 möten per månad, med upp till fem deltagare per möte. Ett premiumkonto möjliggör obegränsade möten och deltagare, anpassningsbart gränssnitt och SSL-kryptering.
yaM enligt min åsikt ställer in standarden för verktyg för hantering av online möte. Men låt oss veta vad du tycker om den här onlineapplikationen. Finns det ytterligare funktioner du vill se tillagt?