När det gäller e-postorganisation handlar den omedelbara reaktionen ofta om mappar, taggar, filter, prioritetsmärken och saker av den typen. Inte att någon av dem är dålig - i själva verket är de flesta av dessa funktioner vanligt fantastiska. Men det finns en annan funktion i Gmail som kan hjälpa dig att automatiskt organisera ditt inkommande mail - aliaset.
I något fält som kräver organisation kan metoder delas upp i två typer - reaktionär och proaktionär. En reaktionär metod skulle vara något användaren gör efter att ha mottagit posten, oavsett om det rör sig mellan mappar, raderar, byter namn, taggar eller vad som helst. En proaktionsmetod organiserar mail för dig som det kommer in, som ett filter som automatiskt tar bort spam.
Gmail-alias-funktionen är en proaktionell åtgärd som fungerar i kombination med filter för att verkligen hålla din inkorg så organiserad som möjligt. Fortsätt läsa för att ta reda på hur du kan ställa upp det och hur det kommer att gynna dig.
Vad är ett Gmail-alias?
Först, vad är ett alias? Det är en modifierad version av din sanna e-postadress som Gmail använder som en parameter i filter. Om det låter förvirrande, oroa dig inte. Här är ett exempel.
Antag att din e-postadress är [email protected] . När du registrerar dig för en webbplats, ett forum, ett nyhetsbrev eller något annat, skriver du det som ditt e-postmeddelande och gör det med det. Men här är där aliaset kommer in.
I Gmail kan du lägga till ett plustecken ('+') efter din epost-identifierare och en rad tecken - och Gmail kommer fortfarande att känna igen det som ditt eget. Till exempel, om någon skickade ett mail till [email protected], kommer det fortfarande att komma in i din inkorg. [email protected] skulle fungera som ditt email också.
Allt efter plustecknet är aliaset. Men vad bra är något av detta? Hur kommer du att dra nytta av att använda alias? Låt mig förklara.
Så här använder du ett Gmail-alias
För några år sedan var jag en extremt aktiv medlem i ett visst internetgemenskap. På den tiden skulle folk skicka mig privata meddelanden och e-postmeddelanden dagligen och forumprogrammet skulle skicka mig e-postmeddelanden. Dessa meddelanden var till hjälp så jag kunde inte bara inaktivera dem, men samtidigt stannade de i inkorgen.
Så här använde jag ett Gmail-alias för att befria mig från den röran.
Jag ändrade min e-postadress på det här forumet till [email protected] . Om detta gjordes så skickades dessa meddelanden till min aliasadress. I Gmail skapar jag sedan ett filter för att automatiskt flytta alla e-postmeddelanden som skickas till det här aliaset till en viss mapp. Det fungerade som en charm.
Du kan använda alias i stort sett alla omständigheter. Få dina medarbetare skicka e-post till + arbete medan dina vänner och familj skickar till + personligt . Om du registrerar dig för en tjänst som eventuellt kan skicka spam kan du använda + spam .
En bonus till allt detta är att om ett särskilt alias kompromisseras av spambots, kan du bara filtrera bort det hela och börja använda ett nytt alias istället för att behöva skapa ett helt nytt e-postkonto. Väldigt händig.
Ställa in ett Gmail-alias
Gå först till dina Gmail-kontoinställningar (genom att klicka på rullgardinsmenyn och välja Inställningar ). När du presenteras med alla de olika alternativen, gå till fliken Filters .
Längst ner, klicka på Skapa ett nytt filter . Du kommer att presenteras med en popup-låda som frågar dig om relevanta filterdesigner. Eftersom människor skickar sina e-postmeddelanden till ditt nya Gmail-alias, vill du ange filterparametrarna i ditt alias (t.ex. [email protected] ) i fältet Till :. Klicka på Skapa filter med den här sökningen för att bekräfta.
Nästa sida är en lista över potentiella åtgärder som Gmail kommer att utföra när det upptäcker ett inkommande e-postmeddelande som tilldelats ditt nya alias. Om du vill märka det under en viss mapp, markera kryssrutan Tillämpa etiketten: och välj etiketten som du vill ha den. Klicka på Skapa filter för att slutföra.
Helt klar! Nu när ditt filter är inställt, kommer alla e-postmeddelanden som skickas till ditt alias automatiskt att tilldelas etiketten som du angav. Gör detta med flera aliaser och du kommer att organiseras på nolltid - bara kom ihåg att använda dina aliaser när du fyller i e-postformulär! Om du letar efter ännu mer avancerade funktioner i Gmail, glöm inte att kolla in vår användbara Gmail-guide för kraftanvändare.
Bildkredit: Email Picker Via Shutterstock, Frustrerad Guy Via Shutterstock