Chansen är att någon du känner har påverkats av oavsiktlig svar alla. Det är ett pinsamt och helt preventabelt tillstånd, och det är ganska vanligt. Människor har kommit ut till sina medarbetare, delade patientnamn och exponerade e-postadresser-bara genom att slumpmässigt slå Svara Alla. 1997 fortsatte Microsoft ett oavsiktligt svar Alla utbrott som inkluderade uppskattningsvis 15 miljoner e-postmeddelanden.
Det är inte alltid bara förlägenhet; du kan faktiskt drabbas av en allvarlig säkerhetsbrott med ojudlig användning av att svara alla. Om du skickar ut kontouppgifter eller affärshemligheter och oavsiktligt inkluderar personer som inte ska kopieras, kan du få några allvarliga problem på dina händer. Vill du se till att du inte avtalar oavsiktligt svar alla? Så här skyddar du dig själv.
Om du använder Outlook
Det bästa sättet att vara säker är att helt och hållet ta bort Svara alla-knappen. I Outlook 2003 eller 2007 kan du bara klicka på pilen nedåt längst till höger i verktygsfältet, klicka på Lägg till eller ta bort knappar och bli av med Svara alla. Du kan göra samma sak i Outlook 2010 eller 2013, men det är ganska mer komplicerat.
CNET ger följande instruktioner. Gå till Arkiv> Alternativ> Anpassa band . Klicka på Svar i den högra rutan och klicka sedan på Ta bort . Klicka på Ny grupp två gånger och byt namn på den första nya gruppen (Anpassad) som "Svara (Anpassad)" och den andra som "Svara alla (Anpassad)." Klicka på Huvudflikar i den vänstra rutan och expandera sedan Hem (Mail) och svara . I den högra rutan väljer du Svars (Anpassad) .
En efter en lägger till kommandona Skicka svar, Svara, Vidarebefordra, Möte, IM och Mer från den vänstra rutan till Svara (Anpassad). I den högra rutan väljer du Svara alla (Anpassade) . Lägg till kommandot Svara Alla. Välj Svara alla (Anpassade) och använd nedåtknappen för att flytta den under "Skicka / ta emot (IMAP / POP)" och klicka sedan på OK .
En enklare metod är att installera TuneReplyAll-tillägget för Outlook. Det här låter dig aktivera en popup-varning när du ska använda Svara alla. Om du är okej med att skicka ut den till alla, klicka bara på Ja - om inte, klicka på Nej
Du kan också skapa en regel som säger att Outlook skickar dina meddelanden med en fördröjning. Så här konfigurerar du Microsoft Outlook för att schemalägga e-postleverans. Så här konfigurerar du Microsoft Outlook för att schemalägga e-postleverans Läs mer; På så sätt om du inser att du slår på Svara Alla, har du tid att avbryta sändningen. Här är stegen du behöver ta för att skapa denna regel.
Klicka på Verktyg> Regler och varningar> Ny regel . I rutan "Välj en mall" under Blank regel klickar du på Kontrollera meddelanden efter att ha skickats och sedan på Nästa . Välj önskade alternativ i listan "Välj villkor" och klicka sedan på Nästa (om du inte väljer några villkor tillämpas regeln på varje meddelande du skickar). I listan "Välj åtgärd (er)" väljer du Avbryt leverans med ett antal minuter . I rutan "Redigera regelbeskrivning" klickar du på den understrukna frasen ett antal och anger hur många minuter du vill att varje meddelande ska försenas, upp till 120 minuter. Klicka på OK och Nästa, lägg till några undantag du vill, och klicka sedan på Nästa . Ge regeln ett namn, kolla på Aktivera den här regelrutan och klicka på Slutför .
Om du använder Gmail
En av de bästa funktionerna i Gmail Vad är nytt i Good Old Gmail? 5 funktioner du bör kolla vad är nytt i bra gamla Gmail? 5 Funktioner Du bör kolla in Det kan hända att du har missat några nya funktioner som Gmail gradvis har lagt till under det gångna året. Så låt oss titta på vad som förtjänar vår uppmärksamhet. Läs mer som du kanske inte använder är Ångra sändningsfunktionen, som låter dig avbryta sändningen av ett e-postmeddelande i upp till 30 sekunder efter att du har tryckt på Skicka-knappen, så att du kan avvika ett oavsiktligt svar på alla utbrott senast sekunden. Tyvärr, om du använder en stationär Gmail-klient Sök efter den perfekta Mac Desktop Gmail-klienten Sökningen efter den perfekta Mac Desktop Gmail-klienten Har du behov av en skrivbordsklient för Gmail på din Mac? Här är det bästa vi kunde hitta. Läs mer, det här hjälper inte dig.
En annan sak att kolla in i Gmail-inställningarna är att standard svarbeteendet är satt till Svara istället för Svara alla. Om det är på Svara Alla, när du trycker på svarknappen, fyller Gmail i fälten Till och CC med adresserna till personer som också kopierats på det ursprungliga e-postmeddelandet.
Boomerang, en app till Gmail-tillägg Planera dina meddelanden Inne i Gmail med Boomerang Planera dina meddelanden Inne i Gmail Med Boomerang Baydin (företaget bakom Boomerang) har just meddelat att användare kan omplanera meddelanden i Gmail när de redan har planerats. Läs mer, låter dig schemalägga meddelanden för att skicka senare, vilket låter dig komma tillbaka till dem om några minuter eller några dagar för att se till att du inte skickar ut någonting pinsamt för alla i din kontaktlista. Välj fördröjningsintervallet, klicka på Skicka senare och klicka sedan på Boomerang i det övre högra hörnet av skärmen för att hantera dina försenade meddelanden. Lätt!
Om du använder andra e-postleverantörer eller klienter
Om du använder andra e-postleverantörer eller klienter kan du behöva göra lite grävning. En Thunderbird-förlängning, som heter Send Later, låter dig schemalägga dina e-postmeddelanden som ska skickas vid ett framtida datum. Lotus Notes innehåller senast senare funktionalitet direkt ur rutan, liksom MailMate och Airmail.
Du kan även använda webbaserade tjänster, som LetterMeLater, för att skicka e-post vid ett senare tillfälle. När du har skapat ett konto kan du skapa e-postmeddelanden som skickas senare, och du kan också hantera dem innan de skickas, så att du kan göra nödvändiga ändringar. Du kan även använda den från ditt eget e-postprogram.
Om din e-postklient inte stöder något av dessa alternativ kan du alltid göra det vanligt att spara din e-post som utkast och komma tillbaka till det fem eller tio minuter senare för att dubbelklicka på att du inte har gjort några potentiellt katastrofala misstag, som att kopiera alla i din kundlista eller CCing hela kontoret.
Oavsiktlig Svara Alla: Låt inte det hända dig!
Det första e-postmeddelandet skickades för 44 år sedan; du skulle tro att vi skulle ha utrotat oavsiktligt svar Allt händer med hur. Tyvärr har vi inte kommit med ett vaccin ännu, så du måste ta skydd i dina egna händer. Inaktivera svara all funktionalitet, fördröja sändningen av dina e-postmeddelanden, eller bara spara dem som ett utkast för att skicka några minuter senare kan hjälpa till. Bara du kan förhindra oavsiktlig Svara Alla!
Har du någonsin oavsiktligt delat för mycket information med Svara Alla? Använder du någon av ovanstående strategier? Dela din bästa taktik för att bekämpa oavsiktlig Svara Alla nedan!
Bildkredit: Håll huvudet av thodonal88 via Shutterstock