E-post har nästan helt ersatt snigelpostkommunikation. Nu försöker alla att komma in i din inkorg. Från familj och vänner till företag och annonsörer kräver de alla en uppmärksamhet. Om du inte har hanterat din inkorg med filter och andra prioriteringsverktyg måste det vara en röra. Och med allt fler e-postmeddelanden som klarar det, är det lätt att förlora spår. Har du någonsin missat ett viktigt email?
För ungefär ett år sedan sa jag adjö till min stationära e-postklient och bytte till Gmails online-gränssnitt för gott. Det var en stor förändring, men sedan dess har jag lärt mig en sak eller två om att hantera e-postmeddelanden. I den här artikeln visas tre problemfria och automatiska sätt att prioritera e-postmeddelanden, inklusive en som inte kräver Gmail. Dessa verktyg kommer att se till att du aldrig missar ett viktigt email igen.
Börjar över med e-post eller första gången Organisera din inkorg
När du byter till en ny e-postadress, e-postklient eller aldrig någonsin gjort mycket för att organisera din inkorg, rekommenderar jag att du ger ett annat Inbox-arrangör. Det är om du använder AOL, GMail, Yahoo !, eller iCloud med deras inbyggda / webbgränssnitt eller IMAP. Arrangören analyserar alla dina e-postmeddelanden och sorterar dem i olika mappar. Det skär bort röran och lämnar bara dina viktigaste e-postmeddelanden i din inkorg.
Jag försökte Organizer med mitt Gmail-konto. Efter att ha registrerat sig, fortsätter arrangören med skanningsemail för att organisera avsändare. Det kan ta ett tag och du behöver inte hålla fast för att den ska slutföras.
Nästa dag märkte jag att nya etiketter hade beskurits i mitt Gmail-konto. I Gmail ställer organisatören upp en OIB-root-etikett med flera underetiketter, allt från Business to Travel och allt däremellan. E-postmeddelanden som organisatören känner igen, men är osäker på att vara märkt som hemma. I mitt fall som inkluderade anmälningar från Doodle, Dropbox och Skype. Efter närmare granskning fann jag att arrangören hade sorterat över 30 000 e-postmeddelanden i mitt Gmail-konto.
Från början kände organisatören nästan alla mina nyhetsbrev, sociala nätverk, anmälningar, grupp eller listor och mycket mer. Jämfört med de etiketter och filter som jag hade satt upp tidigare - allt i tråkigt manuellt arbete - fungerade arrangören mycket bra. Det tog även hand om några nya avsändare som jag inte hade skickat till några filter ännu. Och varje dag finns det en daglig smältning som sammanfattar vad arrangören har gjort med inkommande e-postmeddelanden.
Arrangören är inte nödvändigtvis perfekt, men den är flexibel. Om det finns e-postmeddelanden som du vill sortera annorlunda, kan du återvända till andraInbox webbgränssnitt, hitta respektive avsändare och ändra hur det behandlas. Du kan skapa en ny mapp / etikett eller inaktivera sortering för valda avsändare.
Vad som inte är omedelbart uppenbart är att arrangören kan lära sig. Om du hittar en avsändare som organiseraren inte känner igen automatiskt drar du respektive e-post till en OIB-mapp eller märker den manuellt. Detta kommer att undervisa arrangören att sortera alla framtida e-postmeddelanden från den avsändaren till den valda mappen och du ska få ett visst e-postmeddelande, vilket kan ta lite tid.
OtherInbox Organizer är ett verkligen imponerande verktyg. Det kommer att städa in din inkorg och hjälpa dig att fokusera på e-postmeddelanden som spelar roll på nolltid. Och där det inte är perfekt kan du hjälpa till att förbättra det. Om jag inte hade lagt så mycket ansträngning på att inrätta komplexa etiketter och e-postfilter skulle jag hålla med organisatören i ett hjärtslag. Mitt enda bekymmer skulle vara beroende av ett externt verktyg och vad som skulle hända om det slutade att vara en gratis tjänst eller gått i konkurs. På det sättet är jag glad att jag redan har ett system som fungerar för mig.
Bedömning: Perfekt verktyg om du inte har någon aning om hur du hanterar roten i din inkorg!
Åtgärda ett befintligt Gmail-konto med prioriterad inkorg och filter
På mitt jobb-e-postkonto har jag använt Gmail Prioriterade inkorg sedan förra året. Det är den enda inkorgen som jag någonsin lyckats rensa på en daglig basis. Vill du inte ha din inkorg så att den ser lite ut som skärmdumpen nedan? Prioriterad inkorg sätter viktiga och olästa e-postmeddelanden på topp-, stjärnmärkta eller viktiga e-postmeddelanden eller andra valda etiketter (upp till två) sitter precis nedanför och allt annat är cued längst ner.
Du kan aktivera Prioriterad inkorg i dina Inkorgen inställningar. Det är en av fem inkorgstyper. Vi har tidigare skrivit om Prioriterad inkorg, här Gmail: s prioriterade inkorg löser problemet Problemet med Gmail: s prioriterade inkorg löser det bacna problemet Läs mer.
Jag fann att Prioriterad inkorg är väldigt tillförlitlig. I vissa sällsynta fall visade sig e-postmeddelanden i viktiga och olästa, även om de inte var i regelbunden kontakt och inte ens hade skickats till mig personligen. Men jag hittar bara dagligen e-postmeddelanden som är viktiga ovanpå min inkorg. Jag hade faktiskt glömt att jag hade Prioriterad inkorg aktiverad - det var så bra det har fungerat för mig!
Bedömning: Ställ upp det och upptäck att det bara fungerar. Du kan ändå behöva skapa e-postfilter.
Naturligtvis är Prioriterad inkorg inte allt jag använder för att hantera mitt arbetspostkonto. Jag har också skapat en massa filter för att hålla min inkorg, speciellt allt annat avsnitt, rensa av röran. Detta går tillbaka till en av våra viktigaste Gmail-artiklar, 3 saker som Gmail-användare har satt upp i sina konton. 3 saker som Gmail-användare har satt upp på sina konton. 3 saker som Gmail-användare har satt upp på sina konton Läs mer. Du kanske också vill kolla in de 5 Gmail-filerna för att hjälpa prioritera och organisera din inkorg 5 Gmail-filter för att hjälpa prioritera och organisera din inkorg 5 Gmail-filter för att hjälpa prioritera och organisera din inkorg Vilka filter ska varje person ha i deras arsenal så att deras inkorg är lika ordentlig som min? Jag är här för att hjälpa dig att komma igång med att konfigurera dina första fem filter, eller ... Läs mer.
Hantera flera e-postkonton i Gmail med flera inkorgar
Med Gmail kan du hantera flera e-postkonton Hur importera och hantera flera e-postkonton i Gmail Så här importerar och hanterar du flera e-postkonton i Gmail Det är inte ovanligt att ha flera e-postkonton, men det är tråkigt om du kontrollerar flera konton på olika ställen. Därför återgår många till en skrivbordsklientklient som Thunderbird eller Outlook för att hantera alla sina ... Läs mer från ett enda gränssnitt. Det kan emellertid bli ganska förvirrande om e-post från flera olika konton hamnar i en enda inkorg. Medan etiketter erbjuder ett bra sätt att sortera e-postmeddelanden och skilja mellan olika kategorier, ger de inte nödvändigtvis en bra översikt. Ange flera inkorg, en Gmail Labs-funktion som låter dig visa upp till fem ytterligare inkorgen i rutan i Gmail-inkorgen.
Under det senaste året har jag använt flera inkorgar för att få en översikt över min inkorg, stjärnmärkta e-postmeddelanden, utkast och e-postmeddelanden under olika etiketter. Jag erkänner att de Starred-e-postmeddelandena har gått lite ur kontroll. Annat än det har det funnits som en charm.
Flera inkorgar är lätta att konfigurera och jag har förklarat det i detalj och med många skärmdumpar här. Så här importerar och hanteras flera e-postkonton i Gmail. Importera och hantera flera e-postkonton i Gmail Det är inte ovanligt att ha flera e-postkonton, men Det är tråkigt att kolla flera konton på olika ställen. Så många människor återgår till en stationär e-postklient som Thunderbird eller Outlook för att hantera alla sina ... Läs mer; bläddra bara ner till rubriken Hantera flera e-postkonton i Gmail .
Bedömning: Bra verktyg för att hålla en översikt över flera etiketter eller e-postkonton. Kräver att du ställer in filter / etiketter.
alternativ
Ett annat verktyg som jag tröttade var den molnaktiverade skrivbordsprogrammet Inky. Det ser snyggt ut, men verkar inte vara mycket användbart när det gäller att prioritera e-post. Jag hittade inte funktionen Sortera efter relevans mycket hjälpsam, men i stället hittade appen vara lite för enkel och smärtsamt långsam. Vi nämnde Inky i den här artikeln: Email Goes Modern: Tre Windows 8 Email Apps Email Går Moderna: Tre Windows 8 Email Apps Email Går Moderna: Tre Windows 8 Email Apps Med din glänsande nya Windows 8-enhet eller uppgraderad uppstart, glider kakel på dig och blinkar med användbar information kan du ta några ögonblick att ta en titt innan du får chansen ... Läs mer
För de av er som använder Outlook eller Yahoo och önskar hantera flera e-postkonton, kan du kombinera dina e-postkonton i en enskild inkorg: Så här kombinerar du dina e-postkonton i en enskild inkorg: Så här kontrollerar du flera inkorgar varje dag? Sluta slösa tid! Kombinera dina e-postkonton i en enda inkorg. Vi visar dig hur det gäller Gmail, Outlook och Yahoo. Läs mer kan vara användbart.
Slutsats
Att sälja helt på Gmail och ha investerat mycket tid vid att ställa in filter fann jag att de inbyggda Gmail-verktygen Prioriterad inkorg och flera inkorgar (via Gmail Labs) fortfarande fungerar bäst för mig. Om du just börjar med att prioritera e-postmeddelanden, om du har ett e-postkonto som inte är Gmail, och om din inkorg är en hemsk röra, kommer OtherInbox Organizer att vara en livsuppehållare!
Använder du några verktyg eller tekniker för att hantera dina e-postmeddelanden som vi borde veta om? Vänligen dela i kommentarerna!
Bildkrediter: Vector Mail via Shutterstock