Oavsett om du använder Gmail, Outlook, Google Inkorgen, Yahoo Mail eller något annat, är e-post en e-postadress och förr eller senare översväms din inkorg. Men ett enkelt sorteringssystem gör att du aldrig känner att den har blivit oskadad och står alltid på toppen av dina meddelanden.
Har du någonsin försökt att tillämpa göra-trick till din e-postbrevlåda? Jag gjorde. Oftast fungerar de inte. Vad vi inte förstår om skillnaden mellan e-post och göra-listor är att uppgifterna bara kräver en åtgärd från dig, medan e-postmeddelanden handlar om att kommunicera med människor.
Men modifiera ett populärt produktivitetssystem är svaret på att tämma det konstanta flurandet av e-postmeddelanden. USA: s president Dwight Eisenhowers matris för att sortera uppgifter är fantastiskt effektiv vid sortering av e-postmeddelanden också, om du tweakar det rätt.
Modifierad Eisenhower Matrix för e-post
Eisenhower Matrix är hur han sorterade sin till-lista i fyra kvadranter, vilket hjälpte honom att räkna ut vilken uppgift han skulle göra nästa. Basmatrisen ser ut så här, och vi kommer att hålla det intakt:
Du klassificerar varje e-post i en av dessa fyra kvadranter. Kvadranterna kommer att diktera vad du gör med det e-postmeddelandet och när du handlar om det. Glöm "Inbox Noll", vi kommer bara att koncentrera oss på att få saker gjort.
Det är bäst att kombinera matrisen med mappar i Outlook eller använda Gmail-etiketter för att tämja din inkorg. Återupptäck Gmail-etiketter och slutligen tämja din inkorg. Upptäck Gmail-etiketter och slutligen tämja din inkorg Det finns många knep för att hantera överbelastning av e-post, men det finns en rätt under din näsa som du kanske inte använder: bra gamla Gmail-etiketter. Läs mer . Så varje kvadrant kommer att ha sitt eget etikett / mappnamn och kanske också sin egen färg.
Oavsett vad du gör, ändra inte namnet på dessa kvadranter. Så dina mappar eller etiketter kommer bara att ha dessa fyra kategorier:
- Viktigt och brådskande
- Viktigt (inte brådskande)
- Urgent (Inte Viktigt)
- Inte viktigt eller brådskande
Vad är "Urgent"?
Det är lätt att identifiera vad "viktigt" är - det är ett subjektivt samtal som vi lätt kan ta, beroende på våra prioriteringar. Men "brådskande" sätter upp en bild av en tidsbaserad beräkning, och det slänger människor bort.
Koppla av, var inte panik. "Urgent" här kommer att betyda vad du vill att det ska betyda. Om du har en hektisk dag utan ett enda ögonblick, tar "Urgent" en ny mening. Om du har en dag fylld med möten tar "Urgent" en annan mening. Låt det vara flexibelt; i själva verket är det viktigt att det är flexibelt.
Flera produktivitetsexperter tycker verkligen om att sätta en tidsbegränsning till Eisenhower Matrix "brådskande" kolumn, men det är bara inte lönsamt med tanke på att de tidsbaserade behoven av liv och arbete fortsätter att förändras.
Det finns ingen magisk formel eller tidsbegränsning för att definiera "Urgent". Du vet det när du ser det. Det är inte ett svårt ord att förstå, så överväga inte det.
Håll det enkelt, har inte "kvadrantregler"
Du kommer att bli frestad att associera en handling med din kvadrant. Tutums Bryan Lee använder till exempel systemet och har satt en specifik åtgärd för varje kvadrant, som "Bestäm när du ska göra det" för "Viktigt men inte bråttom" och "Delegera det" för "Urgent men inte viktigt".
Motstå det. Det finns två problem med detta.
För det första inverkar dessa "åtgärdsregler" förbi hur du märker ett e-postmeddelande. Om du vet att du måste agera på ett mail just nu men inte har tid att göra det, hittar du din hjärna lura dig att klassificera den felaktigt.
För det andra har en kvadrant inte alltid samma åtgärd. Att delegera en uppgift kommer inte alltid att vara ett alternativ. "Inte brådskande eller viktigt" betyder inte att du måste radera det, du kanske fortfarande behöver det e-postmeddelandet senare.
I stället lita på Eisenhowers matris och lita på din egen förmåga att få saker gjort. Ett överkomplicerat, överspecifikt produktivitetssystem är ett som du kommer att sluta dumpa med tre-strecks produktivitetsregeln. 3-Strike-systemet: Så här prioriterar du din att göra-lista 3-Strike-systemet: Hur man prioriterar din To- Gör lista Kommer du inte igenom din att göra-lista? Problemet kanske inte är din produktivitet, det kan bara vara dina prioriteringar. Låt oss lära oss hur du prioriterar uppgiftslistan och får saker att göra. Läs mer . Namnen på dessa kvadranter ger dig en bra bild av vad det handlar om ett e-postmeddelande, och du kommer att kunna fatta rätt beslut i enlighet därmed.
En gyllene regel: Ingen fortsättning utan märkning
Tanken är att sortera dina e-postar hänsynslöst. Kan inte släcka e-post varje morgon? Prova det här ritualet istället kan inte sätta av e-post varje morgon? Prova det här ritualet i stället Börja dagen med att e-postvägen regelbundet läggs ner - även om de flesta av oss gör det. Kontrollera e-post efter att ha vaknat verkligen så illa? Läs mer, och involverar en handling av självdisciplin - du kan inte flytta till nästa email utan att märka den du läser.
Detta är kritiskt. Varje gång du öppnar ett e-postmeddelande måste du sortera det. Låt inte dig själv kontrollera nästa post om du inte har klassificerat den här i en kvadrant.
Som vi har diskuterat tidigare, är det inte så att sorteringen eller sorteringen är dålig, varför din produktivitetsapp inte fungerar. 5 Anledningar Att göra App gör dig mindre produktiv 5 Anledningar Att göra App gör dig mindre produktiv Att ge dig upp till -do listor? Ditt problem är inte din ambition eller den uppgiftsplaneringsapp du använder. Problemet är hur du använder din att göra-lista i allmänhet. Läs mer . Du måste få sorteringssteget rätt, och då faller allting på plats.
Hur attackerar du dina e-postmeddelanden
Här är skönheten: När din inkorg är sorterad behöver du inte mycket råd om när och hur du ska adressera din e-postadress. För de brådskande och viktiga sakerna kommer du att sluta ta itu med det ögonblick du har lite fritid.
För allt annat, som ActiveInboxs Andy Mitchell sa till MakeUseOf Hur man hanterar inkorgsöverbelastning och att göra listor i e-post. Hur man hanterar inkorgsöverbelastning och att göra listor i e-post. E-post är inte bara kommunikation, det förklarar också i stor utsträckning ditt att göra lista. Låt oss prata om de bästa tipsen för att länka inkorgen till vår produktivitet med Andy Mitchell - grundaren av ActiveInbox. Läs mer,
Välj låga energipunkter i din dag (som den sömniga halvtimmen efter lunchen) och släpp in i din inkorg för att zooma igenom den.
Om det redan är prioriterat är det enkelt att få saker gjorda utan att missa ett måste-objekt.
Vid slutet av varje dag, agera på alla dina sorterade e-postmeddelanden, även om du kommer från din smartphone-app. Lita på mig, när det redan är prioriterat, kommer du igenom det på halva tiden du tar något annat.
Är det här enkelt eller svårt?
Personligen hittar jag Eisenhower Matrix-metoden för att sortera e-postmeddelanden för att vara den enklaste jag har använt. Det har faktiskt gjort min inkorg mycket hanterbar för mig och jag har inte missat något på grund av det.
Tycker du att det här systemet är enkelt att genomföra eller skulle du få det svårt? Berätta varför!
Bildkrediter: Hej Paul Studios / Flickr