Ett kalkylblad är ett bra sätt att packa mycket information till ett tätt område - men oftare blir dessa dokument obehagliga och obehagliga när de används under en längre tid.
Huruvida ditt kalkylblad spårar din familjs budget. 7 Användbara Excel-ark för att omedelbart förbättra din familjs budget. 7 Användbara Excel-ark för att omedelbart förbättra familjens budget. Det är inte alltid lätt att ställa in en familjebudget, men dessa sju mallar ger dig den struktur du behöver för att starta. Läs mer eller de som prenumererar på ditt nyhetsbrev Lär dig något nytt med 10 värdefulla nyhetsbrev från e-post Lär dig något nytt med 10 värdefulla nyhetsbrev från e-post Du kommer bli förvånad över kvaliteten på nyhetsbrev idag. De gör en comeback. Prenumerera på dessa tio fantastiska nyhetsbrev och ta reda på varför. Läs mer, utöver en viss punkt är det omöjligt för dig att skanna igenom manuellt med någon viss noggrannhet. Det här kan vara ett verkligt problem om du behöver kontrollera om duplikat.
Lyckligtvis kan du delegera det gruntarbetet till din dator. Med hjälp av villkorlig formatering eller COUNTIF-funktionen kan du hitta dubbletter i kolumner eller dubbletter över rader i ett kalkylblad på nolltid alls. Så här gör du det.
Hitta dubbletter med villkorlig formatering
Villkorlig formatering är det snabbaste och enklaste sättet att hitta dubbletter på ett enda ark. Vi kommer att använda den här tekniken för att sortera igenom den här databasen med e-postadresser. Denna handledning för åtkomstdatabas hjälper dig att komma igång. Denna handledning för åtkomstdatabas hjälper dig att komma igång. Ta hand om Microsoft Access? Den här guiden kommer att få din databas igång på nolltid. När du förstår grunden kommer du att vara väl på väg till Access mastery. Läs mer, utplåna eventuella duplikat som uppstått tack vare att användare skickat samma information mer än en gång och registrerar samma adress under mer än ett namn.
Det första steget är att välja alla data vi vill skura för dubbletter. Gå sedan till avsnittet Stilar på fliken Hem och navigera till Villkorlig formatering > Markera upplysningsregler > Duplicera värden .
Detta kommer att föra upp ett fönster som låter dig anpassa hur dubbletter värderas. Detta är ett valfritt steg, så om du bara söker för att hitta dubbletter och bryr dig inte om färgschemat, klicka på OK för att gå vidare.
Du bör upptäcka att några dubbla poster nu är markerade i rött. Detta borde göra det enkelt för dig att radera onödiga celler, eller förstås åtminstone förstås, vilken information som är utesluten.
Hitta dubbletter med COUNTIF
Ibland kanske du vill söka efter dubbletter på mer än ett ark, och det kräver en kombination av villkorlig formatering och COUNTIF-formeln. Den här tekniken kommer också att fungera med äldre versioner av Excel, och dess Mac motsvarar de bästa Mac Apps of 2015 (och våra favorituppdateringar) De bästa Mac Apps of 2015 (och våra favorituppdateringar) Briljanta kalenderapp, funktionrika Twitter-appar, en helt ny Office-upplevelse och ett sassy sätt att ta reda på vädret var bara några av de bästa OS X-apparaten som släpptes eller uppdaterades i år. Läs mer, siffror.
Den här gången är vår databas med e-postadresser uppdelad i två olika ark i samma dokument. Först måste vi ställa in en funktion Behöver du lära dig Excel? 10 experter kommer att lära dig gratis! Behöver du lära dig Excel? 10 experter kommer att lära dig gratis! Att lära sig att använda Excels avancerade funktioner kan vara tufft. För att göra det lite enklare har vi spårat de bästa Excel-guruer som kan hjälpa dig att behärska Microsoft Excel. Läs mer som kan hitta dubbletter i kolumnen bredvid vår första uppsättning data.
Vi ska använda COUNTIF, som använder syntaxen COUNTIF (intervall, kriterier). För mitt exempel läser funktionen:
= COUNTIF (Sith! $ A: $ A, A1)
Det finns några viktiga detaljer att packa upp här, så att du kan omarbeta denna funktion för dina egna behov. För det första finns hänvisningen till ett annat ark - minen läser Sith! på grund av ämnet, men du kan behöva använda Sheet2! eller vilket namn du har gett det aktuella arket.
För det andra finns kriterierna, som till skillnad från sortimentet inte använder en absolut referens. Detta beror på att vi vill att cellintervallet ska kontrolleras för att vara detsamma varje gång men vi vill att varje enskild funktion ska leta efter en enskild e-postadress. Så här whitelistas du i e-postadresser i Outlook Hur whitelistas e-postadresser i Outlook Om du använder Outlook och är trött på att vissa e-postmeddelanden automatiskt markeras som skräp, så är whitelisting svaret. Så här gör du det enkelt! Läs mer .
När den funktionen är på plats, använd det nedre högra hörnet av cellen för att fylla så många rader som krävs.
Som du kan se i cell B5, räknar funktionen dubbletter som den hittar på det andra arket. Vi kan göra denna information lite lättare att smälta genom att tillämpa ytterligare en del villkorlig formatering i kolumnen.
Markera hela kolumnen genom att klicka på dess rubrik, gå sedan till fliken Hem och navigera till Villkorlig formatering > Markera regler för höjdceller > Större än .
Skriv 0 in i popup-fönstret och gör eventuella stylingändringar som du behöver med drop-down-knappen. Tryck på OK och du bör se något som resultaten nedan.
Antalet dubbletter som finns på det andra arket räknas och markeras för din bekvämlighet. Vi kan kombinera det med den första tekniken i den här artikeln för att ge en fullständig bild av alla dubbletter i dokumentet.
Med den informationen till hands, bör du ta bort några dubbleringar från ditt dokument.
Går vidare med VBA
Teknikerna i den här artikeln låter dig kolla ditt kalkylblad för dubbletter, men den här typen av uppgift är ännu lättare att uppnå när du är en mästare på VBA Hur du kan göra din egen enkla app med VBA Hur du kan göra din egen enkla App med VBA För de av er som verkligen vill älska att kunna skriva en egen ansökan, men aldrig har skrivit en enda kod kod innan, kommer jag att gå igenom dig genom att göra din egen ... Läs mer.
VBA är en offshoot av Microsofts Visual Basic programmeringsspråk som används över Office-paketet och bortom, men det är särskilt potent när det används tillsammans med Excel. VBA tillåter användare att skapa makron 4 Fel som du kan undvika när du programmerar Excel Makroer med VBA 4-fel som du kan undvika när du programmerar Excel Makroner med VBA Enkel kod och makron är nycklarna till Microsoft Excel-supermakter. Även icke-programmörer kan enkelt lägga imponerande funktionalitet till sina kalkylblad med virtuella grunder för applikationer (VBA). Undvik bara dessa programmering nybörjare misstag! Läs mer som automatiserar uppgifter och annars gör mer med Excel.
Som förklarats ovan är det säkert möjligt att hitta dubbletter i Excel utan att lära sig VBA. Men om du befinner dig som behöver utföra denna typ av uppgift regelbundet kan det vara något som är värt att lära sig om. Det är ett tillgängligt språk som kan användas till stor effekt som en del av Microsoft Office-paketet, så kolla om du vill expandera din kunskap.
Behöver du hjälp med att hitta dubbletter med hjälp av denna teknik? Eller har du ett annat tips för användare som kommer att överbelasta sin Excel-upplevelse? Gå till kommentarfältet nedan för att gå med i konversationen