Precis som med en anteckning eller ett brev, bör en skriftlig kommunikation innehålla en signatur. Nu när så mycket har gått digitalt, har e-postmeddelanden blivit en vanlig sätt att kommunicera, både för affär och nöje. Och en signatur i slutet av ditt meddelande kan göra hela skillnaden. Detta är särskilt viktigt i näringslivet.
Vi har tidigare förklarat fördelarna med e-post signaturer Du kan också dra nytta av kraften i e-post signaturer du kan dra nytta av kraften av e-signaturer En signatur berättar något om en personlighet. Precis som två människor knappast skriver lika, skriver de också olika. Så kom "vetenskapen" av grafologin till. Men den digitala tiden och e-posten ... Läs mer, inklusive öppenhet för kommunikation och professionalism samt att tillhandahålla ett nätverk och marknadsföringsverktyg. Allt detta kan göras med en enkel signatur som innehåller ditt namn och din kontaktinformation, och eventuellt din webbplats och företagsadress.
Det sägs att om du använder Outlook för dina e-postmeddelanden så är det enkelt att skapa en signatur. Det tar inte mycket tid, erbjuder flexibilitet och kan ge dig flera signaturer för företags- och personkommunikation.
Så här lägger du till en signatur i Outlook
Om du är osäker på hur du skapar en signatur i Outlook måste du först komma åt installationsskärmen. Du kan öppna detta område på två olika sätt i Outlook-skrivbordsapplikationen.
- Den första metoden är att klicka på Arkiv > Alternativ > E-post . Du bör se alternativet för signaturer och bara slå den knappen.
- Det andra sättet att komma åt installationsfönstret är på skärmen för e-postkomposition. Välj fliken Infoga, rullgardinsmenyn Signaturer och välj Signaturer .
Båda dessa metoder tar dig till signaturen och skrivbordsskärmen . Här skapar du din signatur och konfigurerar inställningarna.
Hur man skapar en signatur
För att börja med din första signaturskapande, se till att du är på fliken E-post signatur i installationsfönstret. Välj sedan det e-postkonto du vill använda till höger om du har mer än en adress som ställts in. Kom ihåg att du kan skapa flera signaturer för flera konton.
Klicka på Ny, vilken ska vara den enda tillgängliga knappen om det inte finns några andra signaturer än.
Därefter måste du ge din signatur ett namn. Detta är lika viktigt som det är praktiskt om du planerar att konfigurera mer än en signatur. Du kan till exempel välja att ha olika signaturer för nya meddelanden och svar eller för in-office och out-of-office-meddelanden. Så försök att använda ett meningsfullt namn som du kommer att känna igen vid en blick.
Så här formaterar du en signatur
Nu kommer den roliga delen att skapa en standout-e-post signatur i textredigeraren. Naturligtvis kan du hålla det enkelt genom att bara ange ditt namn och din kontaktinformation. Men du kan använda verktygen som är tillgängliga för att ändra teckensnittet. Hur man redigerar e-postfonter och formatering i Microsoft Outlook. Hur man redigerar e-postfonter och formatering i Microsoft Outlook. Kanske är teckenstorleken för liten, till exempel när du svarar på ett e-postmeddelande. Den här guiden hjälper dig att fixa din e-post och fontformatering i Microsoft Outlook. Läs mer stil och storlek, formatera texten, ändra dess färg och anpassa den till vänster, höger eller i mitten.
Om du vill göra justeringar kan du använda verktygen innan du skriver in din signatur eller efter. Låt oss börja med att klicka inuti textrutan E-post signatur och skriva in din signatur för att göra ändringarna efteråt. Sedan ska vi titta på de andra alternativen för att infoga ett visitkort, bild eller länk.
För att ändra text i signaturen efter att du har skrivit den, välj bara texten och gör ändringar i typsnittet, storleken, formateringen eller färgen. Till exempel kanske du vill att ditt namn ska visas större och i en elegant typsnitt. Eller kanske du vill att ditt företagsnamn och telefonnummer ska visas i dina företags färger.
En trevlig funktion att skapa din signatur i Outlook-skrivbordet är att om du vill lägga till en länk till en webbplats, gör programmet det automatiskt för dig. Om du till exempel börjar skriva "www" och sedan resten av webbadressen, när du trycker på Enter- tangenten, är texten länkad till webbplatsen för dig.
Alternativt kan du länka texten själv och använda olika språk med hyperlänkknappen . Det här låter dig komponera vilken text du vill och länka den. Till exempel kanske du vill att ditt företagsnamn ska visas som det är men länka det till företagets hemsida.
För att göra detta väljer du texten och klickar på hyperlänkknappen längst upp i redigeraren. Under länk För att försäkra dig om att befintlig fil eller webbsida är markerad, bekräfta texten som ska visas överst och ange webbadressen längst ner i fältet Adress . Klicka på OK och du är inställd.
Du kommer märka att du också kan länka till ett mail i samma fält, vilket är ett annat användbart sätt att formatera din e-postadress. Du kan även inkludera en ämnesrad så att du vet att meddelandet är från en användare som klickade på din adress i e-postmeddelandet. Observera att användaren kan justera den ämneslinjen med sin egen ansökan.
Ett annat bra sätt att få din signatur att sticka ut är genom att infoga en bild. Den vanligaste användningen för detta är för företagets logotyp. Och många företag behöver faktiskt sin logotyp vara i din signatur. Hur som helst, lägga till detta är lika enkelt som att lägga till en länk.
Flytta markören till platsen i din signatur där du vill ha bilden och klicka på knappen Bild . Bläddra efter din fil i popup-fönstret, välj den och klicka på Infoga . Det är så, din bild läggs sedan in i din signatur.
Om du inser att du kan använda någon formatering efter att du har lagt in bilden kan du också göra det här. Dubbelklicka på bilden för att öppna formateringsfönstret. Därefter kan du justera storleken eller färgerna och raderna, samt ange alternativ text och beskära bilden.
Ett annat fantastiskt sätt att formatera en bild i din signatur är att länka den. På så sätt kan din mottagare bara klicka på logotypen och gå direkt till din företags hemsida. För att göra detta, lägg till bilden och sätt i länken med ovanstående steg.
Medan kanske inte lika vanligt som de andra formateringsverktygen är alternativet att lägga till ett visitkort tillgängligt. Placera bara markören där du vill ha den, klicka på visitkortsknappen, välj platsen i rullgardinsmenyn Sök och klicka på OK .
Om du har sparat ett visitkort som innehåller ditt namn, jobbtitel och företagsnamn, är det här ett bekvämt sätt att snabbt lägga till dessa uppgifter.
Så här konfigurerar du en signatur
Ett sista stycke efter att du skapat din signatur är att bestämma när det ska användas. Du har redan valt e-postadressen för att bifoga den, men det finns mer. Du kan använda signaturen för nya meddelanden, svar och framåt, eller båda. Och du kan skapa olika för varje.
Om du till exempel har en signatur som innehåller mycket detaljer tillsammans med ditt namn kanske du inte vill ha allt som ingår när du bara svarar eller vidarebefordrar ett mail till någon. Vid den tiden kanske du bara vill ha ett enkelt "tack" tillsammans med ditt förnamn istället.
Så du skulle behålla namnet på din nya e-post signatur i området Nya meddelanden och skapa sedan en ny ny signatur och välj sitt namn i rutan Svar / framåt . Tänk på att dessa val kommer att läggas in i dina e-postmeddelanden som standard men kan ändras i e-postmeddelandet innan du skickar det.
Hur man använder en annan signatur
Nu när du har standardinställningar, behöver du inte oroa dig för att infoga dem när du skriver, svarar eller vidarebefordrar ett meddelande. Men, om du vill använda en annan signatur i det aktuella e-postmeddelandet?
Klicka på fliken Infoga i det nya meddelandefönstret. Välj sedan rullgardinsmenyn Signaturer och välj den signatur du vill använda. Då ser du ditt val direkt i ditt e-postmeddelande och ersätter standardvärdet.
Så här ändrar du en signatur i Outlook
Du kanske har alla dina signaturer inrättade nu, men inser att du behöver göra en förändring. Hur redigerar du en befintlig signatur? Det här är lika enkelt som att skapa en.
Återigen, öppna fönstret för signaturinställningar genom att klicka på Arkiv > Alternativ > E-post . Eller på skärmen för e-postkomposition, välj fliken Infoga, rullgardinsmenyn Signaturer och välj Signaturer .
Välj sedan namn på signaturen i Välj signatur för att redigera rutan. Gör dina ändringar i redigeraren och klicka sedan på Spara . Du kan även byta namn på din signatur från detta område om det behövs. Klicka på Byt namn, ge det ett nytt namn och klicka på Spara .
Signaturer är för mer än företagsemail
Du kan vara i en situation där ditt företag har strikta regler för e-post signaturer och formatering. Eller kanske föredrar du bara att hålla dina signaturer enkla av professionella skäl. Men e-post signaturer är inte bara för företag och med verktygen Outlook erbjuder, kan du göra dina personliga e-postmeddelanden roliga och kreativa.
Här är några förslag.
Lägg till lite semester jubel till e-postmeddelanden som du skickar till vänner och familj. Du kan popa in i en söt semesterbild, lägga till en glad avslutning och gräva upp din signatur med festliga färger.
Inkludera motivation, inspiration eller bra gammal humor med ett citat. Du kan göra några ord snygga eller roliga med formateringsverktygen i Outlook.
Visa din laganda för fotboll, basket eller baseball säsong. Du kan infoga ett foto av ditt favoritlag, länka det till sin officiella hemsida och använda lagfärgerna för en cool effekt.
Glöm inte webben
Om du ibland får tillgång till ditt Outlook-konto på webben Microsoft Outlook Web Vs. Skrivbord: Vilken är bäst för dig? Microsoft Outlook Web Vs. Skrivbord: Vilken är bäst för dig? Outlook.com är en kraftfull online e-postklient som kommer gratis med Office Online. Men kan Outlook på webben konkurrera med sin skrivbords motsvarighet? Vår Outlook-jämförelse hjälper dig att bestämma själv. Läs mer, du kan också lägga till en standard signatur där också. Ja, Outlook på webben är inte riktigt samma sak som Outlook på skrivbord, men det här är en sak som de båda delar. Läs mer om skillnaderna mellan Outlook, Hotmail och Microsofts e-posttjänster Hotmail är Dead! Microsoft Outlook Email Services Förklaras Hotmail är död! Microsoft Outlook Email Services Explained Sluta söka efter Hotmail! Terminologin kring de olika Microsoft Outlook-e-posttjänsterna är förvirrande. Om du inte vet om det kallas Outlook-webbapp, Outlook Online eller annat, låt oss förklara. Läs mer .
Klicka på kugghjulsikonen längst upp för att öppna dina inställningar. Välj sedan Val > E-post > Layout > E-post signatur .
Medan du bara kan skapa och använda en signatur på Outlook-webbplatsen, kan du fortfarande formatera den, lägga till bilder och länkar och konfigurera den till meddelandetypen.
Dela dina signatur tips och förslag
För företagsemails kan signaturer vara enkla, attraktiva och användbara alla samtidigt. De ger dina mottagare ett enkelt sätt att se din kontaktinformation och besöka din företags hemsida. För personliga e-postmeddelanden kan signaturer vara unika, roliga och underhållande. De kan visa personlighet och ande.
Vilka tips har du för andra om e-post signaturer? Har du en allmän regel som du vill dela för företagsmeddelanden eller en kreativ idé som du vill föreslå för personliga e-postmeddelanden? Dela dina tankar med oss nedan.