Skulle du inte älska att gå på semester och veta att du inte behöver kolla din e-post? Om du inte kan lita på en assistent för att ha en tendens till din digitala kommunikation när du är borta, är ett "out of office" -meddelande det näst bästa.
Här är några tips om hur du ställer in en autosvarare med Gmail och vad du ska tänka på.
Minska lasten innan du lämnar
Se till att rensa din inkorg 6 sätt att återställa din e-postbrevlåda 6 sätt att återställa din e-postbrevlåda Finns det något annat som är så användbart, utbrett och frustrerande som en e-postinbox? Det har funnits för evigt och vi fortsätter använda det, och så länge vi fortsätter använda det, kommer människor som jag att ... Läs mer och svara på öppna förfrågningar innan du lämnar. Kommunicera att du kommer vara borta. Till exempel kan du lägga till datum för din schemalagda borttid till din e-post signatur Du kan också dra nytta av kraften i e-signaturer du kan dra nytta av kraften av e-signaturer En signatur berättar något om en personlighet. Precis som två människor knappast skriver lika, skriver de också olika. Så kom "vetenskapen" av grafologin till. Men den digitala tiden och e-posten ... Läs mer för en vecka eller två före din resa. På så vis är dina kontakter mindre benägna att översvämma din inkorg när du är borta.
Om du ännu inte har ett system för att hantera ditt e-postmeddelande är det dags att bekanta dig med Inbox Zero Flowchart Underhålla Inkorgen Noll Dagligen Med Detta Flödesschema Håll Inkorgen Noll Dagligen Med Denna Flödesschema Personligen försöker jag behålla Inbox Zero trots att vi mottar över 500 e-postmeddelanden dagligen. Det är noll olästa e-postmeddelanden - det är rätt, jag adresserar varje e-post som skickas till mig varje morgon. Och lita på ... Läs mer. I korthet raderar du e-postmeddelanden som inte är relevanta, delegerar uppgifter som du inte kan lösa själv, löser upp uppgifter omedelbart om de tar mindre än två minuter eller lägger dem på din To Do-lista om de tar längre tid än det.
Du kanske också vill avregistrera dig från nyhetsbrev via e-post. Rensa din inkorg: Avsluta abonnemang från flera nyhetsbrev med dessa verktyg. Rensa din inkorg: Avsluta abonnemang från flera nyhetsbrev med dessa verktyg. Avsändning av nyhetsbrev handlar om mer än bara spam. De flesta av de nyhetsbrev som fyller inkorgen säljer inte medicin eller erbjuder prispengar - de är genuina nyhetsbrev från betrodda företag som vi själva prenumererat på. Läs mer om du är borta under en längre tid.
Förbered din e-post autosvarare
Oavsett hur bra du kommunicerar din planerade semester, kommer människor fortfarande försöka komma i kontakt med dig. En autosvarare kommer att påminna dem om din frånvaro. Följ denna strategi:
- Lägg till kontaktinformation för brådskande frågor till din autosvarare. Det här kan vara e-postadress till en betrodd kollega eller ett telefonnummer under vilket du kan nås i en nödsituation.
- Ställ in autosvararen endast för personer i din kontaktlista . Detta förhindrar att slumpmässiga personer får tag i ditt nödnummer eller andra kontaktuppgifter.
- Ställ in framåt för viktiga e-postmeddelanden . Om du förväntar dig att höra från någon som är specifik eller på ett visst ämne, se till att de viktiga e-postmeddelandena skickas till en kollega som kan svara omedelbart.
Ställ in Gmail Vacation Responder
Du kan hitta Gmails semesterrespons under allmänna inställningar. Klicka på kugghjulet högst upp till höger i inkorgen och bläddra till botten av fliken Allmänt . Välj datum, skriv ditt meddelande i WYSIWYG (formaterad / rik text) eller Enkel text och aktivera semesterresponsen. För att förhindra att främlingar eller spammare hämtar ytterligare kontaktuppgifter eller lär dig att ditt e-postkonto är aktivt väljer du att bara skicka ett svar till personer i dina kontakter . Med Gmail kan du ställa in en första och en valfri sista dag, vilket innebär att du inte kommer ihåg att stänga av autosvararen när du kommer tillbaka.
Framåt valda e-postmeddelanden med hjälp av Gmail-filter
Semesterresponsen är ett standardmeddelande som - när det är aktivt - skickas till någon (på din kontaktlista) som skickar dig ett mail. Som nämnts ovan kan vissa e-postmeddelanden kräva ett omedelbart och personligt svar. Det här är Gmails filter som kommer in.
Observera att i Gmail kan du bara vidarebefordra e-post till bekräftade e-postadresser. Om du vill vidarebefordra e-post till en kollega behöver du hjälp. Klicka på kugghjulet högst upp till höger i din Gmail-inkorg, välj Inställningar och växla till fliken Vidarebefordran och POP / IMAP . Klicka på knappen Lägg till en vidarebefordringsadress, ange e-postadressen för vidarebefordran och klicka på Nästa för att utlösa bekräftelsemail. Din kollega får en kod och instruktioner om hur du bekräftar begäran. Om de skickar dig e-postmeddelandet kan du även ange bekräftelsekoden själv för att verifiera e-postadressen.
För att konfigurera ditt filter, expandera sökalternativen ovanför din Gmail-inkorg. Ange avsändarens e-postadress i frafältet eller sökord i ämnet eller har fältet ord . Du kan lägga till flera e-postadresser och använda sökoperatörer Bli bättre på att hitta saker med sökmotorer: Boolean Söklogik Förklaras Bli bättre när du hittar saker med sökmotorer: Boolean Search Logic Explained Det tar bara Googles tusentals servrar en halv sekund att fråga cirka 50 miljarder indexerade sidor, det tar dig betydligt längre att bara skanna den första sidan med sökresultat. På toppen av det, ... Läs mer för att ansluta flera sökord.
Klicka på Skapa filter med den här sökningen längst ner till höger och i nästa fönster välj din åtgärd. I exemplet nedan visade jag en vidarebefordran-e-postadress och tillämpade en etikett på det vidarebefordrade e-postmeddelandet. Om du gör detsamma kan du snabbt identifiera vidarebefordrade e-postmeddelanden baserat på deras etikett när du återvänder från din semester.
I stället för vidarebefordran av e-postmeddelanden kan du också ställa in ett anpassat konservat E-post Snabbare och bättre med konserverade e-postmeddelanden E-post Snabbare och bättre med konserverade händer Har du inte tid att laga lunch? Inga problem, ta en burk. Behöver du någon campingchow som inte blir dålig? Lätt, få lite konserverad mat. Trött att skriva samma svar på e-post? Försök med konserverade e-postmeddelanden! Tänk ... Läs mer för specifika avsändare eller ämnen. Yaara förklarade tidigare hur exakt det fungerar.
Slutliga förberedelser innan du lämnar
Det skulle vara ganska nedslående om ditt försiktigt inställda system misslyckades. Föreställ dig stressen när du återvänder. Det är viktigt att du testa din kontorsmeddelande och framåt innan du lämnar. Du kan använda din egen sekundära e-postadress och dummyfilter för att testa autosvarare, filter och framåt.
Vad som skulle vara lika pinsamt är om din semesterrespons var aktiv länge efter att du återvänt hem. Om du har en Att göra-lista eller en kalender, skapa en uppgift eller ett schema för att stänga av autosvararen och / eller filtrerna vid din återkomst.
Här är en liten omgång av hela proceduren från Steve Dotto:
Vad ska du göra när du återvänder
Förhoppningsvis har ditt system fungerat och alla brådskande e-postmeddelanden har behandlats av din vänliga kollega. När du är redo att ta itu med din inkorg följer du dessa steg:
- Stäng av semesterresponsen.
- Inaktivera semesterspecifika filter och framåt.
- Gå igenom din inkorg med hjälp av Inbox Zero-strategin 4 Enkla steg för att uppnå och behålla Inbox Noll i Gmail 4 Enkla steg för att uppnå och behålla Inbox Noll i Gmail Läs mer skisserat ovan.
- Kontrollera din Skickade mapp eller en etikett som du använde för att se vilka e-postmeddelanden som skickades eller mottogs i ett konserverat svar.
- Kom i kontakt med kollegor som hanterade brådskande e-postmeddelanden och be dem att föra dig snabbt.
- Följ upp efter behov.
- Prenumerera på nyhetsbrev om det behövs.
Kan detta göras i andra e-postklienter?
Säkert. Du kan ställa in autosvarfiltrar i Thunderbird Så här ställer du in Mozilla Thunderbird för autosvar och schemalagda e-postmeddelanden Så här konfigurerar du Mozilla Thunderbird för autosvar och schemalagda e-postmeddelanden Om e-post känns överväldigande kan det vara dags att ställa in auto- svar och schemalagda e-postmeddelanden. Så här gör du det i Mozilla Thunderbird, plattformen för plattformar, gratis och öppen källklient. Läs mer, som vi tidigare har täckt. Outlook låter dig också ställa in kontorsmeddelanden.
Använder du en annan e-postklient eller har du fler tips för hur du hanterar e-postautomater? Snälla tala och dela dina frågor eller insikter i kommentarerna!
Bildkredit: Inkorgen Noll genom hyperdashery via Flickr