Online mötesguide: Programvara och strategi

Annons

Innehållsförteckning

§1. Introduktion

Den här guiden är tillgänglig för nedladdning som en gratis PDF. Ladda ner Online mötesguide: Programvara och strategi nu . Känn dig fri att kopiera och dela med dig av dina vänner och familj.

§2-gratis och låg kostnad mötes tjänster

§3-Cloud Storage Services

§4-Förberedelser inför och hållande möten

§5-Online och mobil mötesverktyg

§6-iPad Apps for Meetings

§-Slutsats

1. Introduktion

Moderna videokonferenstjänster är enkla att använda, och tillgängliga för nästan alla med en dator eller smartphone. Möjligheten att ansluta och träffa människor online innebär att vi inte längre är begränsade av geografiskt läge. Dessutom ger otaliga webbplatser oss ett brett utbud av verktyg och resurser för att genomföra möten, planera och genomföra projekt och minska mängden tryckt papper som traditionellt behövs för att få saker gjorda.

Syftet med den här guiden är att presentera många av de populärt använda, gratis eller relativt billiga online-resurserna och verktygen för att hålla möten online och samarbeta på projekt, rapporter, presentationer, dokument och liknande. Jag ger också tips och förslag på hur vissa resurser är mer användbara än andra, vad du kan överväga när du fattar val om vilka resurser du behöver för ditt lag eller utskott.

Tänk på att samtidigt som möten med videokonferenser på nätet ofta kan spara tid och pengar, behöver du fortfarande arbeta inom gränserna för videokonferenser. Dessutom kräver möten på nätet fortfarande lika mycket mötesberedning som för traditionella möten. I kapitel 4 ger jag en grundläggande översikt för att förbereda och genomföra möten. Jag föreslår också böcker som går in i mer detalj om detta ämne.

Guiden är inte alls omfattande. När du forskar och prövar olika resurser får du en bättre känsla av vad dina specifika behov är för online-möten och projektbyggande.

Genom att skriva denna guide antar jag att du har grundläggande till mellanliggande förståelse för hur du använder en dator, navigerar på Internet och registrerar dig för onlinetjänster. Jag ger en grundläggande översikt över olika online-resurser, och när du registrerar dig på de flesta webbplatser ser du att utvecklarna av dessa webbplatser gör ett ganska bra jobb med att tillhandahålla stegvisa instruktioner för att använda sina verktyg och tjänster.

Men innan vi börjar utforska mötesplatser och resurser på nätet, finns det fördelar och nackdelar med videokonferensmöten, jämfört med traditionella fysiska möten mellan ansikte mot ansikte. Du bör överväga när du bestämmer de bästa alternativen för att träffa ditt team, kommitté eller grupp .

Fördelar med online-möten:

• Virtuella möten kan hållas med deltagare från hela geografiska områden, vilket minskar resekostnaderna.
• Online-möten är kostnadseffektiva, vilket gör det möjligt för medlemmarna att dela dokument, webbplatser och andra media via molntjänster eller via Internet, vilket minskar behovet av pappersagendan, rapporter och andra dokument.
• Online möten kan spelas in och arkiveras för senare granskning.
• Online-möten kan utföras i bekväma inställningar, till exempel en deltagares hem eller kontor, eller till och med i en internetkafé.
• Videokonferenser möjliggör visuell kommunikation mellan deltagare, vilket gör det möjligt att identifiera icke-verbal kommunikation.

Nackdelar med online-möten:

• Virtuella möten kan avbrytas av tekniska fel och problem (t.ex. dåliga internetanslutningar, dåligt ljud eller videokvalitet, problem med webbläsaren och fel på datorn.)
• Vissa virtuella mötesdeltagare kan sakna nödvändig dator- och internetkompetens för att delta i online-möten.
• Virtuella möten tillåter inte alltid ansikte mot ansikte och fysisk kontakt mellan deltagare, vilket är användbart för att bygga interpersonella relationer.
• Virtuella möten kanske inte alltid bidrar till interaktiva workshops, träningssessioner och stora grupper av tio eller fler personer.

2. Kostnadsfri och låg kostnad mötesservice

Även om den här guiden beskriver gratis och populära online-mötes tjänster, inklusive Meetings.io, Google Hangouts och LiveMinutes, finns det över ett dussin fler topp videokonferens webbplatser du bör kolla och överväga. Observera dock att vissa av dessa webbplatser, till exempel Tinychat, Sifonr och Faceflow, i grunden är mycket personliga videoklipp och kanske inte är lämpliga för formella online-möten. Andra webbplatser som Skype och Go to Meeting är kraftfulla, men kräver premium, betalda konton för gruppmötesåtkomst. De platser som jag täcker i den här handboken är i stort sett gratis och tillgängliga via alla datortalper. Här är en lista över andra webbplatser som jag inte täcker i guiden, men alla fungerar på samma sätt som de jag beskriver i följande avsnitt.

• Pligus.com
• Info.vidyo.com
• Meetings.io
• Zoom.us
• Faceflow.com
• Sifonr.com
• Qnext.com
• Goober.com
• Tinychat.com
• Livecage.com
• Vsee.com
• Oovoo.com
• AnyMeeting
• TokBox
• Meet.fm

Funktionerna att leta efter

Följande är funktioner du kommer att vilja överväga när du väljer ett videokonferensverktyg online.

• Är tjänsten korsplattform? Det betyder att det kan nås på Windows, Mac OS X och Linux operativsystem. De flesta tjänster är plattform, men inte alla.
• Vad är det maximala antalet deltagare för tjänsten? Google Hangouts är till exempel begränsad till 10 deltagare i taget.
• Vad är priset på tjänsten, och hur begränsat är de fria alternativen?
• Kan URL-länkar delas för att bjuda in andra till mötena, eller kräver tjänsten deltagare att ha ett registrerat konto för att delta i en videokonferens?
• Kan tjänsten tillåta tillgång till onlinemöten via en smartphone eller surfplatta?
• Kan tjänsten tillåta inbyggd konferenssamtal?
• Innehåller tjänsten inbyggda samarbetsverktyg för att skapa dokument, brainstormingslistor och undersökningar?
• Är videokonferensverktyget en del av ett större gruppkonto som tillåter medlemmar att lägga till meddelandestrådar, dokument, uppgifter etc?
• Innehåller tjänsten en snabbmeddelandefunktion så att deltagarna i videokonferensen kan dela meddelanden privat och offentligt med varandra?
• Kan videokonferensmöten sparas och arkiveras för senare visning?
• Innehåller tjänsten alternativ för skärmdelning på skrivbordet, så deltagarna kan se varandras skrivbordsskärm?
• Med tjänsten kan du schemalägga och skicka länkar till konferenssidan flera dagar före mötet? Ger det en permanent länk för enskilda mötesplatser på nätet?
• Finns det inbyggda fildelningsfunktioner som kan användas under ett videokonferensmöte?
• Innehåller tjänsten en inbyggd kalender och adressbok, eller integrerar den åtminstone med sådana verktyg som Google Kalender eller Exchange?

Vilken onlinetjänst du använder beror på vilken typ av möten du håller, dvs. formell eller informell; permanenta eller förändrade gruppmedlemmar privat eller offentligt. Om du använder tjänsten för en permanent grupp eller en kommitté bör du och några andra medlemmar diskutera vilken typ av onlinetjänster du tror att du behöver för att hålla online-möten. Om du vill hålla offentliga möten och presentationer bör du överväga en tjänst som är lättillgänglig för nya användare.

Att hålla online-möten kan spara mycket tid och kostnader, men du vill också komma ihåg hur många andra onlineverktyg ditt lag eller kommittémedlemmar kommer att behöva för att kunna träffa och arbeta med projekt. Ju fler verktyg gruppmedlemmarna måste komma åt desto svårare är det att hantera meddelanden och samarbeta på dokument. Av denna anledning kan Google och dess Google Hangouts-funktion till exempel erbjuda några av de bredaste utbuden av verktyg och tjänster för registrerade Google-medlemmar.

Användargränssnittet för Googles tjänster kan emellertid ofta vara utmanande att använda, särskilt för de nya till Google. Om du har teammedlemmar som inte är befintliga Google-användare, behöver de inte bara konfigurera och lära dig hur du använder ett Google-e-postkonto, men de måste också lära dig hur du använder Google Drive-program, konfigurera videokonferenser, och eventuellt använda Google+ sociala nätverk och samhällen. Om du ständigt lägger till nya deltagare för varje möte, vill du därför välja en tjänst som deltagarna snabbt kan komma åt utan att skapa ett medlemskap och bekanta sig med alla verktyg. Meetings.io är en gratis tjänst som möjliggör denna typ av snabb inställning.

Tänk också på att de flesta online videokonferenstjänster inte erbjuder de verktyg du behöver för att faktiskt planera och genomföra möten. Så vill jag titta på tjänster som yaM.com eller MyCommittee.com, som jag diskuterar i kapitel 5.

I följande avsnitt i den här guiden ger jag en översikt över gratis populära online-mötes tjänster. Vilken tjänst du väljer kommer givetvis att vara beroende av dina unika behov, men förhoppningsvis kommer den här guiden att vara till hjälp för att göra dessa överväganden. Jag rekommenderar att du prövar några tjänster innan du sätter dig på en, så att du får alla funktioner du behöver för din grupp eller kunder.

Meetings.io

Ett av de snabbaste och mest eleganta online-mötesverktygen jag rekommenderar är Meetings.io. Tjänsten gör det enkelt att träffa upp till fem personer på nätet åt gången, och webbplatsen fungerar bra för presentationer, produktdemonstrationer, klientkonferenser och helt enkelt gammalt socialt nätverk.

Meetings.io kräver inte platsregistrering, om du inte vill skapa en egen anpassad profilsida med en permanent webbadress. Du kan dela den tilldelade webbadressen med andra, och efter att de länkar till den behöver de helt enkelt konfigurera sina video- och ljudanslutningar. Detta online-konferensverktyg är ett utmärkt sätt att ansluta till kunder eller befintliga grupper utan att de känner sig överväldigade av alltför många onlinefunktioner och tjänster.

Du kan också skapa en anpassad Meetings.io-sida med ett namn och en underrubrik, där webbadressen innehåller något namn du anger (t.ex. https://meetings.io/bakari). En personlig sida är som att inbjuda kunder till ditt virtuella kontor eller demo rum. Du kan också skicka direktlänkar till dina sociala nätverkssidor från din Meetings.io-sida.

Du kan schemalägga omedelbara, oschemalagda möten, eller du kan ställa in datum, tid och varaktighet för kommande möten. Dessutom kan du, inom tjänsten, skicka en begäran till andra att delta i ett möte som du är värd, och mottagare behöver bara länka till och ställa in sin webbkamera och mikrofon för att ansluta sig till den.

Funktionerna inkluderar:

• Dela en permanent webbadress till schemalagda möten.
• Möjligheten att namnge möten.
• Möjligheten att kräva tillstånd att delta i ett möte.
• Levande skrivbordsskärmsdelning.
• Live chatbox.
• Inbyggd personlig anteckningsblock för varje deltagare.
• Fildelning mellan deltagare.
• Möjligheten för deltagare att stänga av sin mikrofon eller webbkamera.
• Inbyggd mötes timer som börjar när varje deltagare loggar in i mötet.
• Möjligheten för deltagarna att ställa in sin videocamskärm till liggande eller stående läge.
• Möjligheten att byta till en annan ansluten kamera eller mikrofonkälla.
• Möjligheten att justera högtalarvolymen och mikrofonförstärkningen.
• Möjligheten att ställa in mötesutrymmet i helskärmsläge.

Funktioner ingår ej:

• Inga inbyggda dokumentskapningsverktyg, förutom notisbladsfunktionen.
• Inga verktyg för att ställa in dagordningar eller hålla möten.
• Ingen möjlighet att samarbeta på dokument.
• Ingen mobilappåtkomst, även om utvecklare säger att support kommer snart för iPhone.
• Ingen privat chattfunktion.

Google Hangouts

Google lanserade Google+ 2011 för att vara ett socialt nätverk i traditionen Facebook och Twitter. När du registrerar dig för ett e-postkonto med Google får du automatiskt en inställning för en sida på Google+, vilket är ett onlineutrymme där du kan ansluta dig till andra Google+-användare, gå med i aktuella samhällen och hålla vad som kallas Google Hangouts och händelser - både gratis videokonferensplattformar användbart för att hålla privata och offentliga möten.

Jag har skrivit i detalj om hur du använder Google Hangouts för att hålla möten. Tips om att planera och hålla effektiva möten med Google Hangouts Tips om planering och hållande Effektiva möten med Google Hangouts Med dagens internetteknik kan det vara både effektivt och kostnadseffektivt att hålla online-möten. speciellt om du planerar dem och använder tidsbesparande verktyg. Under de senaste månaderna har jag deltagit i online-möten ... Läs mer - Programvaran har utvecklats sedan, men kärnfunktionerna förblir.

Användare av Google Hangouts kan hålla videokonferenser med upp till 10 personer. Om du är värd en Hangout skickar du en inbjudan till medlemmar i dina Google+ cirklar och / eller direkta e-postmeddelanden för din schemalagda Hangout. Personer som inte är medlemmar i Google+ kan också delta i Hangout videokonferenser om de skickas en inbjudan i form av en URL-länk. En Hangouts-värd eller en annan deltagare kan också lägga till deltagare genom telefonsamtal, men den här funktionen är begränsad till en telefondeltagare åt gången. (Se ytterligare anvisningar nedan när du konfigurerar Hangouts-möten.)

Google+ och alla dess funktioner är tillgängliga i sina iOS- (iPhone och iPad) och Android-smartphone-appar, vilka användare kan använda för att delta i Google Hangouts så länge som enheten innehåller en videokamera och mikrofon.

Innan en Hangouts-möte hålls, var noga med att påminna deltagarna om att det är bäst att använda en hörlurar med en mikrofon för att undvika omgivande ljud eller ljudåterkoppling under videokonferensen.

Deltagare behöver helt enkelt konfigurera sin webbkamera och mikrofon för att delta. Om de inte redan har gjort det, måste deltagarna dock installera en Google Voice and Video-plugin på datorn. Om du har teammedlemmar som är nya till Google bör du ge dem den här länken för instruktioner om hur du kommer igång med Hangouts.

Google+ och Google Hangouts är båda en del av ett slags ekosystem som innehåller följande funktioner som är användbara för privata och offentliga online-möten:

• Google+ fungerar som Facebook genom att det tillåter användare att bygga ett följe och dela innehåll på nätet.
• Google-användare kan enkelt schemalägga händelser och möten i deras Google-kalender och dela datum med andra gruppmedlemmar eller klienter.
• Google Hangouts är en snabb videodelningstjänst som tillåter upp till 10 personer inklusive värd att ansluta sig.
• Google innehåller en Google Drive-tjänst, som består av verktyg för skapande av dokument som kan användas inom området Hangouts för videokonferenser.
• Hangout-deltagare kan använda inbyggda delade anteckningar och en whiteboard under onlinemötena.
• Deltagare kan titta på en YouTube-video samtidigt i Hangouts-området och använda chattrutan på höger sida på Hangouts-sidan för diskussion.
• Hangouts innehåller en chatbox för gruppdeltagare.
• Hangouts mötesutrymme innehåller också inbyggd skärmdelning.

Startar en Hangout

Du startar en hangout genom att gå till sidan med Google+ plus och klicka på den gula Hangouts-knappen till vänster på sidan. Om det inte finns där borde du hitta det i torget i menyn "Mer" på vänster sida av sidan. Klicka sedan på den röda "START A HANGOUT" -knappen längst upp på sidan.

Om du har rätt Google-plugin redan installerat på datorn kan du fortsätta genom att ge din Hangout ett namn och lägga till inbjudna med enskilda namn, en eller flera av dina cirklar och via e-postadresser. De personer du bjuder in till en Hangout får Google+ meddelande om de är medlem i en av dina cirklar eller via e-post.

Obs! Om du ska ha vanliga Hangouts-möten med samma grupp av människor borde du skapa en Google+ cirkel för dina gruppmedlemmar så att du enkelt kan skicka in inbjudningar.

Schemalägger Hangouts

Vanligtvis skickas inbjudningar till Google Hangouts ungefär den tid de hålls, men det finns ett sätt att förordna inbjudningar till Google Hangouts. Här är hur:

1. Klicka på händelseknappen till vänster på sidan Google+.
2. Klicka på Skapa händelse.
3. Lägg till relevant information för din händelse och deltagare (i dina cirklar eller e-postmeddelanden) som du vill bjuda in.
4. Klicka på knappen Händelsealternativ och välj lämpliga alternativ under Grundläggande.
5. Klicka på knappen Avancerat och välj Google+ Hangout.
6. Klicka på knappen Bjud in och alla dina listade deltagare får en Google+-meddelande där de kan svara på Hangouten.

Om du vill att din Hangout ska ses av allmänheten och automatiskt sparas på din YouTube-kanal, kan du aktivera Hangouts On Air, en annan funktion i Google+.

Hangouts On Air fungerar på samma sätt som vanliga Google Hangouts och kan innehålla upp till 10 deltagare, men On Air-händelser kan också ses offentligt av alla som har en länk till händelsen.

Funktioner ingår ej:

• Det är inte så enkelt att schemalägga Hangouts som det borde vara.
• Det finns ingen inbyggd privat meddelandefunktion för Hangouts-deltagare. men Google+ medlemmar kan använda den privata chattfunktionen ur Hangouts-området.
• Det finns inga inbyggda mallar för att skapa dagordningar eller hålla minuter.
• Hangouts-möten kan inte arkiveras offline utan att spara dem till YouTube först.

LiveMinutes

Medan Google Hangouts kan vara en användbar tjänst för att hänga med dina Circle-kontakter, kan en mer formell och mindre obtrusiv tjänst som LiveMinutes vara bättre för formella online-möten. Och medan Google Hangouts sätter deltagare i mitten av plattformen sätter LiveMinutes teamverktyg för samverkan i centrum. LiveMinutes är mer som ett virtuellt kontor än ett socialt nätverk. Det har ett rent användargränssnitt, och det är enkelt att ställa in en videokonferens med några enkla klick.

Funktionerna inkluderar:

• Deltagare kan ansluta till ett LiveMinutes möte via en webbläsare, telefon eller Skype. Upp till 9 personer kan delta i ett möte åt gången.
• Varje möte tilldelas en unik Room Link, som kan delas.
• Besökare kan besöka ett möte utan att registrera ett konto De kan emellertid inte visa mötesrapporter online eller få inbjudningar att göra det.
• Deltagarna kan också ansluta till ett möte via telefonsamtal och stift.
• Möjligheten att dela, kommentera och samarbeta på importerade dokument i mötesutrymmet. Dokument kan komma från vilken som helst källa på din dator, och de kan sparas i LiveMinutes arbetsytor.
• Snabb chatt mellan deltagarna.
• Integrerar med Evernote och Dropbox, vilket gör det enklare att importera och exportera dokument.
• Live skissverktyg för samarbete mellan alla deltagare.
• Alla LiveMinutes möten sparas och arkiveras för senare visning.
• När ett möte är stängt kan en professionell rapport, inklusive alla dokument som samarbetar, delas och hämtas som PDF.

Funktioner ingår ej:

• Ingen skärmdelning på skrivbordet.
• Inga dedikerade mallar för att utveckla agendor, ta minuter eller skapa en arbetslista.
• Ingen privat chattfunktion för deltagare.
• Med det här skrivet stöds ingen mobil app-åtkomst.

Wiggio (arbetar i grupper)

Wiggio är ett annat online-videokonferensprogram som tillhandahåller en kontorsliknande plattform och flera praktiska verktyg (t.ex. kalender, göra-lista, omröstningstagare, dokumentdelning) för planering och hantering av projekt. Wiggio Ta din grupp till nästa nivå med Wiggio för att få saker klara Ta din grupp till nästa nivå med Wiggio för att få saker klar Jag fruktar att arbeta och samarbeta i ett gruppprojekt där gruppmedlemmarna insisterar på att huvudsakligen använda fysiskt ansikte mot ansiktsmöten, pappershandouts och otaliga e-postutbyten. Det finns så många online-resurser som kan ... Läs mer är en bra samarbetsservice för klubbar, skolor och klassrum, och företag och organisationer. Dess videokonferensfunktioner möjliggör möten på upp till 10 deltagare i taget.

Funktionerna inkluderar:

• Enkel installation av ett gruppkonto med ett dedikerat grupp-e-postkonto.
• Flera grupper kan skapas.
• Dokument kan laddas upp till grupper och delas.
• Varje grupp får sin egen kalender för schemaläggning av händelser, möten och förfallodagar.
• Gruppdeltagare kan hålla virtuella online-möten och konferenssamtal.
• Virtuella möten kan ordnas, och eventuella mötesdatumsförfrågningar kan skickas till gruppmedlemmarna besluta om.
• Deltagare kan gå med möten via anpassad webbadress och lösenord, telefonsamtal och PIN-kod eller genom att ange ett mötes-ID.
• Länkar till onlinemöten kan delas med Twitter och Facebook inom mötesområdet.
• Deltagare kan meddelas om ett möte via text och e-postmeddelande från med gruppkontot.
• Skärmdelning är tillåten.
• Omedelbart chattar mellan online deltagare.
• Whiteboard samarbete mellan medlemmar.
• iPhone-appsupport som innehåller de flesta funktionerna som finns i online-plattformen, förutom videokonferensfunktionen.

Som du kan se är Wiggio en av de mest funktionsrika av de tjänster som beskrivs här. Webbplatsen innehåller korta handledning om var och en av funktionerna, som kan ses inom mötesområdet. Onlineapplikationen kan inte vara lika lätt att använda som Meetings.io, men den är mycket användbar för grupper, kommittéer och lag som regelbundet arbetar tillsammans. Det breda utbudet av funktioner som Wiggio erbjuder innebär att deltagare kan planera och samarbeta lättare på projekt utan att behöva använda flera andra onlineverktyg.

Funktioner ingår ej:

• Inga dedikerade mallar för att utveckla agendor och minuter.
• Ingen integration med Evernote, Dropbox eller Springpad.
• Kan inte använda iPhone Wiggio-appen för att delta i videochattar.

3. Cloud Storage Services

Molntjänster och dokumentdelning

De flesta möten - både online och offline - handlar om att få saker gjorda. När vi möts för att planera händelser, arbeta med projekt, utvärdera budgetar och brainstormidéer, samarbetar vi som ett team eller en kommitté för att uppnå överenskomna mål och uppgifter. När det gäller samarbete och lagarbete, erbjuder Internet några fantastiska verktyg för att arbeta och samarbeta mer effektivt, samtidigt som du minskar antalet papper, e-postmeddelanden och telefonsamtal som vi behöver för att få saker gjort.

När jag startar ett nytt projekt skapar jag vanligtvis en ny Evernote, Springpad och / eller Dropbox-mapp. För mig är dessa molnlagringstjänster främst för att synkronisera dokument, noteringar och bokmärkta webbsidor mellan min dator och mobila enheter. Jag använder sällan den lokala dokumentmappen på min dator längre. Det är inte meningsfullt att göra det när jag arbetar mellan flera enheter.

Men jag använder också dessa lagringstjänster eftersom de är ett bekvämt sätt att dela dokument med personer jag jobbar med. Jag delar innehållet i mina online-mappar med några enkla klick. Om de andra gruppmedlemmarna jag jobbar med är Internet-kunniga kan vi dela mappar och minska mängden e-post för att dela och kommunicera dokument och anteckningar.

Med molnbaserade tjänster som Evernote, Dropbox, Google Drive och Springpad kan du dela länkar till anteckningar, filer eller mappar i ditt konto via e-post, ett socialt nätverk eller någon webbplats.

Välja en molntjänst

Det bästa sättet att välja och använda en molntjänst för ditt team eller grupp är att undersöka vilka molntjänster de redan använder. det vill säga, såvida inte ditt företag eller organisation redan använder en företagsplattform som Dropbox, Evernote eller Google Drive. Var och en av dessa molntjänster har sina fördelar och nackdelar, men jag skulle vilja säga att Google och dess molnplattform Google Drive har, vid det här tillfället, det bredaste utbudet av gratis verktyg och tjänster - även om användargränssnittet i Google Drive, enligt min åsikt, kanske inte lika intuitivt och attraktivt som Evernote och Springpad.

Om varje medlem i ditt team redan har ett Google-konto, gör det enkelt för Google Drive att dela Google-kalenderhändelser och samarbeta i dokument. De flesta av Googles kontorspaket av tjänster integreras också med Google Hangouts. Google är allmänt tillgängligt, och de flesta av dess tjänster är gratis, så länge du inte har något emot tillfälliga annonser.

Om dina lagmedlemmar använder olika molntjänster kanske du vill bestämma dig som en grupp för att använda en enda tjänst för gruppprojekt och möten så att samarbetet mellan medlemmarna blir effektivare. Var också beredd att byta till en annan tjänst efter att du har bestämt vad ditt lagssamarbete behöver. Om dina huvudsakliga behov är fildelning mellan gruppmedlemmar, ska Dropbox vara tillräckligt. Men om du vill samarbeta om att skriva dokument kan Google Drive, Evernote eller Springpad vara bättre val eftersom alla dessa molntjänster har ett inbyggt dokumentskapande program som jag diskuterar mer i följande avsnitt.

Dropbox och Google Drive

Jag rekommenderar Dropbox och / eller Google Drive som en form av universella fillagringsplattformar som erbjuder de bästa och användarvänliga tjänsterna för att lagra, hantera och dela filer på vilken dator som helst - för att inte nämna de mest populära smarttelefonenheter och -tabeller. Observera dock den största saknade funktionen för Dropbox: det innehåller inte ett inbyggt program för textredigerare som de andra molnlagringsfunktionerna. Google Drive fungerar däremot precis som Dropbox - men det innehåller också en serie kontorapplikationer för att skapa dokument, kalkylblad, presentationer och mer.

Även om jag använder både Dropbox och Google Drive använder jag främst Dropbox för hela mitt dokument och andra mediefiler, främst eftersom det integreras så bra med andra populära mobilapplikationer på min iPhone och iPad. Eftersom det blir fler användare kommer Google Drive till slut att expandera och integrera med andra mobila appar och enheter.

Dropbox gör ett fantastiskt jobb att fungera som din molnbaserade dokumentmapp. Du kan hämta och installera Mac, PC och Mobil App versioner av Dropbox till din dator (er) och stödja mobila enheter och sedan kan alla dokument och mediefiler du lägger till i ditt Dropbox-konto synkroniseras automatiskt mellan dina datorer och enheter . Du kan också gå online och få tillgång till din Dropbox från någon webbläsare.

Så säg att du skapar ett Word-dokument på din dator och spara det till en mapp i ditt Dropbox-konto. Med Dropbox kan du komma åt och ändra det dokumentet på andra bärbara datorer och mobila enheter och vice versa.

Dropbox Sharing

För teamprojekt är Dropbox mycket användbart för delning av filer och mappar. Du kan till exempel höger- eller Kontroll-klicka på vilken fil eller mapp du har sparat på ditt lokala eller online Dropbox-konto och få en unik webbadress som kan delas offentligt via e-post eller var som helst på nätet. Länken gör att andra kan se och ladda ner filen online, oavsett om de är Dropbox-medlem eller inte.

Du kan också dela hela mappar med andra medlemmar av ditt team, som också måste registrera ett Dropbox-konto för att komma åt mappen. För att dela en mapp i din Dropbox, höger- eller Kontroll-klicka på den mapp du vill dela - antingen på din lokala maskin eller på nätet Dropbox-konto - och välj Dela den här mappen. Därifrån kommer du till delningsfönstret där du kan mata in eller importera e-postadresser för de personer du vill dela mappen med. Observera också att du kan välja att tillåta de utsedda kontakterna att bjuda in andra till att dela mappen.

Användare du delar mappar med kommer att kunna visa och redigera filer i den mappen.

Obs! Dropbox erbjuder 2 GB ledigt lagringsutrymme, men du kan få mer genom att bjuda in deltagarna att registrera sig för ett konto, eller du kan betala $ 99 per år för upp till 100 GB lagringsutrymme.

Google Drive

Google Drive fungerar på samma sätt som Drobox. Det startar dig med 5 GB ledigt utrymme, där du kan spara alla typer av filer till ditt konto. Precis som Dropbox kan du ladda ner och installera Google Drive-programmet som synkroniserar och speglar alla dina Google Doc-dokument i ditt online-konto. Du kan också komma åt Google-innehåll på dina mobila enheter som stöder mobilappen Google Drive.

Som jag påpekade tidigare är fördelen med Google Drive att den har inbyggda program för att skapa textdokument, kalkylblad, presentationer, onlineundersökningar och formulär. Dessa program laddas inte ner till din dator, men nås via ditt Google-konto. Du behöver aldrig installera eller uppgradera programvaran på datorn. Du kan exportera dokument som skapats i Google Dokument och öppna dem i applikation som Word och Excel.

Du kan även dela Google Drive-dokument med andra Google- och icke-Google-användare, men processen är inte lika lätt som med Dropbox, Evernote eller Springpad. Du måste gå online till ditt drive.google.com-konto, markera rutan bredvid filen eller mappen du vill dela. Klicka sedan på Dela-knappen ovanför de angivna dokumenten.

Inställningsalternativen för delning kommer att dyka upp, och det kommer att innehålla en unik URL för dokumentet du vill dela. Du kan välja att dela den länken offentligt eller privat med personerna på din samarbetslista, som sannolikt också har en Google-e-postadress.

Tyvärr kan du inte dela dokument direkt från Google Drive-programmet, mappar eller filer som är lagrade på din lokala enhet som du kan med Dropbox, Evernote och Springpad.

Observera dock att den största fördelen med att använda Google Drive och dess dokumentationsprogram är att du och andra medlemmar i ditt team kan samarbeta på dokument på samma gång - du kan faktiskt titta på ändringar som gjorts av andra i realtid, och de kan se din. Med Dropbox måste dina medlemmar hämta filer och öppna dem på sin dator eller mobilenhet för att kunna redigera eller lägga till innehåll på den.

Basic Evernote Sharing

Evernote och Springpad - båda populära noteringstjänsterna - erbjuder också kraftfulla funktioner för dokument och mappdelning, som jag beskriver i detalj i den här MUO-artikeln, hur man delar bärbara datorer i Evernote & Springpad Hur man delar bärbara datorer i Evernote & Springpad Hur man delar bärbara datorer I Evernote & Springpad Springpad och Evernote är fantastiska arkivskåp för lagring och hantering av artiklar, recept, produkter och textklipp som vi vill spara för senare granskning. Men ett extra sätt att maximera dessa kraftfulla bärbara datorer är att ... Läs mer. Här kommer jag att ge en grundläggande översikt dessa tjänster.

Med Evernote kan du klicka på delningsknappen för alla sparade anteckningar i ditt konto och välja länk den noten på Facebook, Twitter eller LinkedIn-nätverk. Detta kan göras via e-post, eller genom att kopiera URL-adressen till datorns urklipp och klistra in den där du vill. Länkar till delade anteckningar laddas ner som en webbsida, som i sin tur kan spara på Evernote-kontot och även dela med andra.

Du kan också dela dina egna Evernote-notebooks med dina lagmedlemmar, men du behöver ett premiumkonto ($ 45, 00 per år) för att göra det.

Basic Springpad Sharing

Springpad är populär för att skapa bärbara datorer för att spara länkar till vad som helst på internet, t.ex. recept, produktsidor, filmbeskrivningar, böcker, artiklar, etc. Som jag förklarar i en MUO-artikel är Springpad visuellt orienterad och tilltalande att använda Springpad vs Evernote: Varför Visual Orientation Matters i en Online Notebook Springpad vs Evernote: Varför Visual Orientation Matters i en online anteckningsbok Det är lätt att förstå varför det finns massor av online-och programvara bärbara datorer där ute att välja mellan: främst för att det finns så mycket information att hantera, bokmärke och dela i vår online och mobil ... Läs mer.

Du kan dock också använda Springpad som ett notebook- och samarbetsverktyg för bonafide där du kan skapa grundläggande textdokument, uppgiftslistor och lägga till filer - inklusive foton och filmer från din dator. Som med Evernote kan du dela länkar till anteckningar och annat sparat innehåll i dina bärbara bärbara datorer. Nedladdade länkar kan ses och delas av alla som du skickar länkarna till.

Du kan också dela hela bärbara datorer med andra Springpad-medlemmar och bjuda in dem att bidra med anteckningar och annat innehåll till din delade anteckningsbok. Till skillnad från Evernote är notebook-delning i Springpad gratis. Observera dock att du inte kan ställa in skrivskyddade inställningar för dina delade bärbara bärbara datorer. When you share them they're automatically set up for collaboration.

You can invite contributors to a notebook by clicking on the Settings gear button found on the front of a notebook's preview icon, or the button to the left of an open notebook. In Settings, you click on Contributors and send invitations to collaborators, who must also be Springpad users. Your notebook won't show up in their account until they have approved your invitation.

Springpad includes several other free features not available in Evernote or Google Drive. These include alert settings for documents, to-do lists and the like; public sharing of content, and a special research tool for locating book titles, movies, music, recipes, products, TV shows, and videos.

While at first glance Springpad may not look like a cloud solution for businesses or organizations, you may want to view Springpad as a service your group members can use for both private and meeting/project purposes.

Online To-Do Lists

Getting things done requires that we use tools to remind of us of the things we committed ourselves to do. But daily distractions and other responsibilities can cause us to forget or overlook minor or challenging tasks. This is where to-do lists can come in handy. Similar to online videoconferencing services, digital to-do lists can be several times more useful than to-do lists written on paper – because you can collaborate.

The notebook and cloud services I describe in the previous section of this guide include built-in to-do lists that can be shared and used for collaboration purposes. Springpad even includes a free “Remind me” feature that can be appended to any note or to-do list in your notebooks, as well as a dedicated Alarm note that you can set to get notifications in your email. These features also work with the Springpad mobile apps.

Wunderlist 2

If you're looking for a dedicated, cross-platform to-do list outside of the notebook services I describe in the previous section, you might want to give Wunderlist 2 a try. Wunderlist can be accessed in any online web browser, and is available for download on Mac, Windows, Android, iPad and the iPhone.

Features Include:

• The ability to create different workspaces for different projects.
• The ability to invite your Facebook and Twitter contacts, co-workers, and team members to collaborate and share to-do lists.
• You can create recurring tasks.
• Alarms can be added to tasks which are sent through email and in-app notifications.
• Tasks can be favored.
• Workspaces and lists can be saved and re-used for recurring projects and events.
• Lists and tasks can be tagged with keywords such as “meeting, ” “research, ” “email, ” “contact, ”, “report, ” “document, ” etc.
• Workspaces include a Detail View that list reminders, along with recurring tasks and subtasks.
• The design of Workspaces can be customized.
• Wunderlist accounts are secured using 128 bit SSL encryption over HTTPS.
• Workspaces include a Sticky Notes feature.
• Web browser extensions can be used to quickly add tasks to your Wunderlist account.

Features Not Included:

• You can't import documents and other media into Wunderlist tasks and workspaces.
• There is no instant messages feature for online discussions.
• Images can't be added to tasks and notes.
• There's no integration with other services like Evernote, Dropbox, or Google Drive.

Keep in mind that Wunderlist is a separate service in addition to the other online services you and your team may be using. If, for example, you're using Google Hangouts or LiveMinutes for online meetings, it might not be a good idea to add a separate service like Wunderlist. It would probably be better to access as many tools possible in one platform. With that being said, if you really like Wunderlist I think it could definitely be used as a primary project planning tool.

Kanban2Go

Kanban2Go is another task management web application that is a great tool to work with during online videoconferencing meetings, because of its highly visual orientation and ease of use.

Features Include:

• Multiple task management boards can be created for different projects.
• Tasks can be moved/dragged from a board's “To Do” list, to “In Progress” and “Done”.
• Team members can be invited to collaborate on board of tasks.
• Alarms can be attached to each task.
• Tasks can be tagged and filtered by tags.
• An update status can be added to tasks.
• Tasks can be exported to iCal or Google calendar.
• Tasks can be shared via Evernote and links to boards can be shared to Twitter.
• Boards can be linked to for public viewing or kept private.
• Boards are searchable.

Features Not Included:

• You can't import documents and other media into Kanban2Go boards.
• There is no instant messaging feature for online discussions.
• Images can't be added to tasks and notes.
• There is no integration with other services such as Facebook, Dropbox, or Google Drive.

4. Preparing For and Holding Meetings

In my experience, the biggest challenge to holding online meetings is not so much using the online software and tools, but rather it is planning and holding meetings and making them as productive as possible. Whenever I attend a meeting, on or offline, where there's no agenda or appointed facilitator, I pretty much know not much will get done. A poorly planned meeting can be a huge time waster, especially when participants are not aware of their own roles and responsibilities in making a meeting productive. Most people love to talk and socialize during meetings, but they often complain that meetings are a waste of time. However, if meeting participants understand and use strategies for holding effective meetings, meetings can be highly useful for getting things done, especially when working collaboratively.

There are several excellent books on planning and holding effective meetings that I recommend:

• How to Make Meetings Work, by Micheal Doyle and David Straus
• Boring Meetings Suck: Get More Out of Meetings, or Get Out of More Meetings, by Jon Petz
• Mötesförmåga: 33 verktyg för att leda möten som får resultat, av Glenn Parker och Robert Hoffman

boring_meetings_suck_by_jon_petz1.png"

Jag inser att böcker om att hålla effektiva möten inte ligger högst upp i din läsningslista, men om du regelbundet deltar i möten eller ansvarar för att planera dem, kommer läsning och användning av de metoder som förklaras i minst en av ovanstående böcker att vara mycket användbar. Men kom ihåg att även om du som mötesplanerare kan förstå vad som krävs för att hålla effektiva möten, håller du inte möten med dig själv. Medlemmar i ditt lag, utskott och organisation bör också vara medvetna om och genomföra produktiva mötesrutiner. Möten återspeglar typiskt den övergripande styrkan och effektiviteten hos en verksamhet, organisation eller grupp.

Nedan följer en skiss för att planera och hålla effektiva möten. Om du tycker att dina möten inte är produktiva som de borde borde du, ibland, hålla ett möte med din grupp för att diskutera hur man gör mötet mer produktivt.

Mötesberedning

Du vet ingen tvekan om att alla effektiva möten typiskt inkluderar en skicklig facilitator, någon som vet hur man flyttar agendan tillsammans och håller människor fokuserade. Men effektiva möten kräver också förberedelser. Du - eller någon i ditt lag - behöver ta ansvar för att planera möten, vilket inkluderar att ställa in en tid och plats för varje möte, utveckla dagordningar och skicka ut dokument och andra resurser som kommer att omfattas av möten.

Jag finner att effektiva möten bäst hålls på en regelbunden dag och dag. Veckovisa eller tvåveckorvisa möten är mycket användbara för att utveckla gruppmedlemskap och sammanhållning, och om mötena planeras och hålls konsekvent bör de bli enklare att hantera och bli mer produktiva.

Agenda inställning

Du borde absolut skapa en vanlig agenda för dina möten, som bör innehålla följande punkter och avsnitt:

Mötesrubrik:

• Mötesdatum
• Möte starttid
• Möte sluttid
• Mötesplats
• Mötesformål
• Lista över deltagare
• Förteckning över mötesreferensdokument (om tillämpligt)

Dagordningsposter:

• För varje objekt, ange följande:
• Titel eller ämne
• Kort beskrivning av ämnet
• Person som ansvarar för föremålet (bly)
• Tidsperiod för objektet
• Förteckning över referensdokument relaterade till föremålet (om tillämpligt)

Källa : MyCommittee

Dagordningsposter ska vara möjliga, t.ex. granska marknadsplanen. Brainstorm idéer för reviderad marknadsplan; Godkänn kvartalsbudget.

En av anledningarna till att jag använder MyCommittee är att den innehåller en mall för inställning av agendor, och allt jag behöver göra är att kolla och avmarkera objekt i mallen för varje nytt möte och lägga till nya objekt efter behov. I MyCommittee kan din agenda ändras till en minutsform innan mötet börjar. Minimistagaren registrerar anteckningar, uppgifter och uppdrag under mötet och förbereder protokollet som en rapport för granskning av gruppdeltagare.

Dagordning för möte ska skickas ut minst 24 timmar innan mötena är planerad att hållas. Med MyCommittee kan registrerade medlemmar logga in och se dagordningen före mötet. De kan lägga till anteckningar och länkar till agendaposter innan mötet hålls.

Dagordningar bör också markera vem som är ansvarig för varje dagordningspost. Uppgifter och annat ansvar bör delas mellan gruppdeltagarna så att hela arbetet inte faller på en eller två personer.

Två användbara appar för att skapa dagordningar är mötesförväntningar Skapa enkelt mötesagendor med hjälp av mötesförväntningar [iPad] Skapa enkelt mötesagendor med hjälp av mötesförväntningar [iPad] Även om ingen av oss ser fram emot att delta i möten finns det lyckligtvis ett antal användbara online- och mobilapplikationer, som AgreeDo, som gör uppgiften att planera möten lättare. Alla framgångsrika möten börjar ... Läs mer och yaM, som jag diskuterar mer i detalj i kapitel 5. Med dessa appar kan agendor delas via e-post och som PDF-filer. Se avsnittet om online- och mobilverktyg för andra rekommendationer.

Oavsett vilken app du använder för att skapa en agenda, bör du vara beredd att posta den online så att mötesdeltagare kan se den under videokonferensmötet. Medan gruppmedlemmar ska vara ansvariga för att ha en kopia av protokollen öppen och tillgänglig under mötet, fungerar det inte alltid så. Dessutom, om dina möten ofta inkluderar gäster eller nya medlemmar, vill du ha dagordningen publicerad så att den kan ses av alla. Var och en av de molntjänster som jag har skisserat i den här guiden har ett sätt att dela dokument snabbt med hjälp av en tilldelad URL-länk.

Mötesfacilitator

Varje möte bör ha en facilitator. Om en facilitator inte väljs och det inte finns någon dagordning, tenderar möten att falla i massor av socialisering, och inte tillräckligt görs. Medan det skulle vara bra om varje medlem var tur och hjälp som en facilitator, har jag funnit att det är bättre för en eller två medlemmar med förmåga att göra jobbet, särskilt om din grupp är ny. Ännu bättre är att anställa en professionell facilitator för speciella möten är en bra investering. En professionell facilitator är givetvis inte medlem i gruppen och kan därmed vara mer neutral när man hanterar konflikter som uppstår i möten.

En bra facilitator uppmuntrar alla medlemmar att delta, och försöker hålla deltagarna fokuserade en dagordning objekt i taget. Vid större möten med fem eller flera deltagare är det bäst för underlättaren att förbli en neutral deltagare, och inte dela med sig av eller åsikt om idéer eller beslut som fattas. På så sätt kan facilitatorn fokusera på att underlätta och inte suga in av argument och konflikter. En bra facilitator skyddar också individer och deras idéer från attack. Michael Wilikinsons hemligheter av förenkling: Den smarta guiden för att få resultat med grupper, och Sam Kaners hjälpmedelhandbok för deltagande beslutsfattande (Jossey-Bass Business & Management) är användbara böcker om att utveckla kompetensen för effektiv mötesfacilitet.

Minuter-Taker

Varje möte bör innehålla en protokolltagare eller en inspelare - någon som har till uppgift att ta anteckningar om de beslut och uppgifter som gjorts under mötet samt att anteckna namnen på gruppmedlemmar som ansvarar för olika uppgifter eller uppdrag. Om ett möte är större än fem deltagare, skulle mötesinspelaren helst också vara en neutral deltagare, så att han eller hon kan fokusera på att vara en inspelare. Vanligtvis bör protokollrapporten matcha objekten på dagordningen. Med MyCommittee och yaM omvandlas dagordningens formulär till en minutformulär vid mötesstart.

Som jag beskrivit i avsnittet om mötesverktyg, är det mycket rekommenderat att använda formulär för effektiva möten. Jag föreslår MyCommittee eller yaM, för om din grupp träffas regelbundet sparas protokollrapporter automatiskt i ditt MyCommittee eller yaM-konto. När en rapporterad minut är klar kan du skicka ett meddelande till deltagarna för att låta dem veta att det är klart för granskning, eller i fallet med yaM, protokollrapport infogad direkt i det e-postmeddelande som skickas direkt till deltagarna.

Agreedo Agreedo: Skriv och hantera ditt företagsmöte för gratis online-överenskommelse: Skriv och hantera företagsminuterna gratis online I flera veckor har jag letat efter en användarvänlig webbplats eller applikation som skulle tillåta mig att behålla och lagra protokollet av möten. Den traditionella textdokumentmetoden är inte längre en produktiv ... Läs mer är en annan användbar onlinekälla för inspelning av minuter, och om du inte har något emot att ta minuter med iPad, är ett par bra iOS-appar (se nästa avsnitt) Det är också användbart för att skapa och dela professionella minutrapporter.

En annan rekommendation för att ta en liten stund är att inkludera ett agendapunkt som är inställt för slutet av mötena för att se över de uppgifter och uppdrag som bestäms under varje möte. Uppspelaren läser helt enkelt tillbaka och klargör uppgifter, uppdrag och förfallodatum. Slutrapporten ska helst fyllas i och distribueras inom 48 timmar efter mötet medan det är friskt i allas sinnen.

Tidmätare

Ideellt sett bör en skicklig facilitator hålla koll på den tilldelade tiden för varje dagordningspost, för när din grupp möts regelbundet är det bäst att starta och avsluta möten i tid. En väl genomtänkt agendan bör innehålla den tid som behövs för varje dagordningspost, men det är vanligtvis att underlättaren behöver revidera och justera tiden när mötet flyttar framåt. För möten med mer än 10 deltagare kan det vara till hjälp för underlättaren att tilldela någon som tidsbesökare.

5. Online och mobil mötesverktyg

Om din grupp är utspridd geografiskt och / eller om gruppmedlemmarna använder olika datorsystem (Windows, Mac OS X, Linux), behöver du mötesverktyg som alla dina gruppmedlemmar kan använda. Om du är en Mac och iPad-användare kan det vara ett problem om du använder verktyg och program som PC- och Android-användare i din grupp inte kan komma åt under möten.

Å andra sidan är vissa verktyg och applikationer för online-möten inte alltid lika funktionella eller lika lätta att använda som stationära applikationer. Detsamma gäller för tablettapplikationer. Det finns flera fantastiska iPad-appar för inställning av dagordning, protokolltagning och projektplanering, men det kan ibland vara besvärligt att använda dessa verktyg under ett möte på grund av storleken på iPad. Om alla dina gruppdeltagare använder samma mobila enhet är det mycket lättare att komma överens om mötesverktyg som kommer att användas av alla medlemmar.

I det här kapitlet rekommenderar jag onlineverktyg för att träffa förberedelser, ställa in agendor och ta minuter. Vilka verktyg du använder kommer att baseras på din grupps behov och vilken typ av enheter och andra tjänster du använder. Jag innehåller även länkar till MUO-artikelrecensioner som ger mer information.

Obs! Onlineverktygen som Evernote och Springpad som jag diskuterar i avsnittet Projektplanering kan också användas för planering och möten. De verktyg som beskrivs i följande avsnitt är speciellt utformade för online-möten och relaterade aktiviteter. Även om det inte granskas här kanske du också behöver andra onlineverktyg under dina möten. Dessa inkluderar en stoppur, en online whiteboard och en online kalender där schemalagda möten och evenemang kan delas.

AgreeDo

AgreeDo är en online-dagordning och minuter som tar ansökan som kan delas och samarbeta både offentligt och privat. Varje möte du skapar i AgreeDo Agreedo: Skriv och hantera ditt företags mötesminuter för gratis online-överenskommelse: Skriv och hantera dina mötesminuter gratis online I flera veckor har jag letat efter en lättanvänd webbplats eller applikation som skulle tillåta mig att hålla och lagra protokollet från mötena. Den traditionella textdokumentmetoden är inte längre en produktiv ... Läs mer innehåller logistisk information, start- och sluttid för mötet, lista över deltagare och fyra typer av agendaposter att välja mellan: Info, Beslut, Uppgift, Ämne. Du kan också bifoga filer som behöver hämtas till mötet.

För varje dagordningspost kan den som tar emot minuten lägga till namnet på personen som är tilldelad eller ansvarig för det objektet och förfallodagen för uppgiften eller åtgärden.

När agendan är skapad kan du skicka en inbjudan till deltagare att granska och ge inlägg till en schemalagd dagordning. När mötet startar kan mötesinspelaren använda dagordningen för att lägga till anteckningar och åtgärder för varje dagordningspost.

Alla möten arkiveras i ditt Agreedo-konto, och de kan skrivas ut eller exporteras i formatet Microsoft Excel CSV (UTF-8). Jag rekommenderar dock att du får gruppmedlemmar att bara visa minuter online efter behov.

MyCommittee

MyCommittee är ett av de äldsta online mötesapplikationerna som gör att användarna kan skapa dagordningar och göra dem till några minuter. MyCommittee MyCommittee är det bästa onlineverktyget för att skapa online-agendor och protokoll MyCommittee är det bästa onlineverktyget för att skapa online-agendor och protokoll Online-verktyg och resurser för att organisera effektiva möten är stora och varierade och mycket användbara. Med webbplatser som MyCommittee.com kan du minska behovet av fram och tillbaka e-post och vidarebefordra dokument för att dra ihop ... Läs mer består av en standardmall / form som innehåller logistisk information; namnen på gruppmedlemmar, gäster och mötesdeltagare gamla och nya agendaposter och möjligheten att skicka inbjudningar för att granska och ändra dagordningsposter till tilldelade medlemmar som loggar in på deras konto.

Varje gång du skapar en ny agenda i MyCommittee kan du välja att klicka och lägga till agendaposter från ett föregående möte, snarare än att skriva in dem igen. Varje dagordning innehåller en textruta för att skriva en beskrivning av objektet. Du kan också lägga till vanliga agendaposter som visas för varje nytt möte du skapar.

När du startar ditt möte, vänder du dagordningen till en minutsform och mötesinspelaren lägger bara till anteckningar, åtgärder och beslut under mötet.

MyCommittee innehåller en funktion för att exportera agendor och protokoll till PDF-formulär, men med det här skrivandet är den här funktionen buggy, så jag föreslår att gruppmedlemmar helt enkelt loggar in på gruppkontot och granskar agendorna och protokollen online.

Utformningen av MyCommittee har blivit något daterad och integreras inte med någon av de populära sociala nätverkssidorna, men den innehåller alla traditionella element för att skapa dagordningar och protokoll för rapporterna online.

yaM (ännu ett möte)

En nyutvecklad online-dagordning och ett minuterapplikationsverktyg som du definitivt bör titta på är yaM, som står för "ännu ett möte". yaM liknar MyCommittee, men dess design är mycket mer aktuell och innehåller några fantastiska verktyg som hjälper mötesdeltagare att brainstorma idéer, göra produkt- och kostnadsanalys och integrera med online-molnkonton, inklusive Dropbox, Google Calendar och Evernote. Som en webbapplikation liknar yaM Agreedo, men det är mycket mer avancerad utan att vara mer komplicerad.

yaM gör att du kan skapa din första mötesagenda så fort du registrerar ett konto. Plattformen innehåller funktioner för att skapa dagordningsposter och bifogar tidslängden och de personer som ansvarar för varje dagordningspost. Din dagordning kan skickas till andra medlemmar antingen via e-post eller utskrift. Om dina gruppmedlemmar har ett registrerat yaM-konto kan de komma åt och ge inmatning till agendan som skapats i yaM.

I sin tur använder du din yaM agenda för att ta minuter. Protokoll i yaM består av fyra typer av innehåll: anteckningar, åtgärdsposter, bifogade filer och inmatning baserat på en samling beslutsverktyg. yaM tillåter även mer än en registrerad användare i ett möte att skriva in till protokollet i realtid samtidigt.

Där yaM också lyser är dess samling av inbyggda samarbetsverktyg som gör att medlemmarna kan göra en analysanalys, produktanalys, brainstormidéer eller rösta om viktiga beslut. Det finns också ett verktyg för det som kallas SWAT-analys, vilket innebär att man diskuterar och registrerar styrkor, svagheter, möjligheter och hot om ett visst projekt, idé eller beslut.

Som med dagordningen kan protokollet skickas via e-post, tryckta rapporter eller helt enkelt nås genom att registrera sig online. yaM gör det enkelt att arkivera dagordningar och minuter och att selektivt kopiera och klistra in agendaposter från tidigare möten för att skapa en ny agenda.

Om din grupp eller utskott är seriös om att använda möten för att samarbeta och få saker att göra, är du skyldig dig själv att kolla yaM. Det låter dig skapa upp till 10 gratis möten per månad, med upp till fem deltagare per möte. Ett premiumkonto möjliggör obegränsade möten och deltagare, anpassningsbart gränssnitt och SSL-kryptering för 9, 99 USD per månad.

Doodle för schemaläggande möten

Schemaläggande möten kan bli mycket besvärliga, särskilt när man möter en grupp vars medlemmar sprids isär geografiskt. Det här är där Doodle.com kommer in. Doodle gör det möjligt för dig att posta online en händelse eller träffa Doodle Removes Frustrationen av Scheduling Meetings eller händelser Doodle Removes Frustrationen av Scheduling Meetings eller händelser Ofta schemalägger ett möte eller evenemang för en grupp människor att komma överens på kan vara lika frustrerande och tidskrävande som att hitta dina barn förlorade i ett upptagen köpcentrum. Webbsökningen på webben, ... Läs mer i vilka bjudande kan välja vilka datum och tidspunkter som de kan delta i. Alla enskilda svar visas och du väljer vilket datum och tid som passar bäst för alla. Enkäter kan göras både offentliga eller konfidentiella för dig, administratören att se.

För ytterligare onlineverktyg, kolla in Angela Alcorns 10 + stora onlineverktyg för gruppsamordning och möten 10+ bra onlineverktyg för gruppsamordning och möten 10+ fantastiska onlineverktyg för gruppsamordning och möten Hur hanterar du en team av människor som sprids geografiskt? Hur samordnar du internationella tidszoner? Konceptet med att arbeta via Internet har börjat krypa in i vardagen, ... Läs mer.

6. iPad Apps för möten

IPad och andra liknande surfplattor har blivit alltmer populära för att komma åt webben, skriva, läsa och lagra dokument och e-böcker och använda otaliga mobilappar som hjälper oss att få saker gjort.

IPad är fortfarande den mest sålda och mest använda tablettenheten. Den innehåller ett tangentbord på skärmen, men du kan också använda ett externt tangentbord för snabbare skrivning. Nästan alla tjänster som jag har beskrivit hittills i den här guiden kan nås på iPad, antingen via mobil webbläsare eller direkt i appar som är byggda för tjänster som Google+ (som även inkluderar Google Hangouts), Google Dokument, Evernote, Springpad och jams. IPad är väldigt bärbar, lätt och ganska lätt att navigera.

Men iPad kan användas som bärbar ersättare Hur gör din iPad till en bärbar dator Ersättning I en intervju sade Apple vd Tim Cook att han inte hade några planer på att utveckla en iPad som förvandlas till en bärbar dator. Men det håller verkligen inte många iPad-användare från att använda enheten som en anteckningsbok ... Läs mer, jag rekommenderar inte det som en enhet för tunga möten. En faktisk bärbar dator är mycket bättre.

Några nackdelar med iPad är att du inte kan ha fler än en applikation öppen på skärmen åt gången. Det finns ingen inbyggd klipphanterare för att lagra flera textutdrag. Och även om du använder ett externt tangentbord för att skriva på enheten, kommer det i de flesta fall inte att vara så snabbt och effektivt som att skriva på en bärbar dator.

Trots dessa nackdelar finns det många kreativa och extremt praktiska iPad-appar som är användbara för planering och genomförande av möten. Faktum är att de flesta av följande appar som jag beskriver skulle göra bra Mac- och PC-applikationer på grund av deras nya tillvägagångssätt att hjälpa användare att producera agendor och protokollrapporter.

Ett annat plus för att använda iPad är att de flesta appar i iTunes App Store är relativt överkomliga, i genomsnitt från $ 0, 99 cent till under $ 5, 00. När du betalat för och laddar ned en app är alla uppdateringar gratis. Så om du har en iPad eller planerar att få en, rekommenderar jag definitivt att du checkar ut följande appar för att se om de kan vara användbara verktyg för mötesändamål.

Möten - Anteckningsböcker för arbete

Möten ($ 3.99) är en elegant, snygg app för iPad. Det är utformat för att spela in titel, datum, tid och deltagare i möten, och det innehåller också utrymme för att ta anteckningar och lista åtgärdsposter som kan grupperas enligt projekt eller vid förfallodagen. Även om appen kan användas för att skapa dagböcker, är det inte det bästa verktyget för detta ändamål.

Styrkan i möten är att det skapar en professionell rapport av dina protokoll som du kan dela via tryckta kopior, e-post till deltagare eller exportera som PDF till Dropbox eller ett Box Cloud Storage-konto. Du kan hantera alla dina rapporter i anteckningsböcker där de listas före mötesdatumet.

Minute Taker

Minute Taker är en annan elegant app som gör att du kan lägga till en möte titel, datum och tid samt dra namn på deltagare från din kontaktlista. När mötet fortskrider, lägger du helt enkelt anteckningar, uppgifter och uppdrag. När du vill tilldela en uppgift en medlem kan du helt enkelt klicka på listan över deltagare och lägga till hans eller hennes namn från listan, vilket minskar behovet av att skriva namn om och om igen. Varje uppgift kan också tilldelas ett förfallodatum och tagg.

När protokollrapporten är klar skapar Minute Taker en professionellt utformad PDF som innehåller protokoll från mötet. Snabbrapporterna för minutrapporterna är så bra att deltagarna definitivt kommer att se över dem.

Minute Taker fungerar bäst för små grupper, med mycket definierade uppgifter och ansvar för varje möte. Det är definitivt en iPad-app som ska byggas för Mac och PC-datorer.

Agenda Maker

Agenda Maker ($ 0.99) för iPad och iPhone är en av de få appsna i iTunes App som ägnas åt att skapa dagordningar för möten, workshops, konferenser och evenemang. Det är användbart om du behöver utveckla en agenda för långa komplexa agendor där du kan behöva flytta saker runt och passa dem i rätt ordning.

När du brainstormar och sorterar agendaposter i Agenda Maker, justerar och beräknar du tiden för dig. Du kan dela dagordningen via e-post, en HTML-sida eller som bifogad PDF-fil.

För priset är Agenda Maker ett kraftfullt, tidsbesparande verktyg som är mycket mer användbart än brainstorming och sortering av agendaposter i en Word-processor eller på en whiteboard. Det skulle vara ännu bättre om den här appen var en stationär eller online applikation.

Mötesförväntningar

Mötesförväntningar är en annan program för skapande av program som kan användas i en nypa som en minuttimer. Med den här appen kan du inkludera obligatorisk titel, datum, tid och plats för möten, samt lägga till deltagare från din kontaktlista.

Jag gillar hur mötesförväntningar enkelt skapar mötesdagar med hjälp av mötesförväntningar [iPad] Skapa enkelt mötesordningar med hjälp av mötesförväntningar [iPad] Även om ingen av oss ser fram emot att delta i möten finns det lyckligtvis många användbara online- och mobilapplikationer, som AgreeDo, som gör uppgiften att planera möten lättare. Alla framgångsrika möten startar ... Läs mer innehåller ett ämnesområde, som inte bör förbises. Varje möte bör ha en tydligt definierad avsikt och att det anges att syftet på dagordningen hjälper till att påminna deltagarna varför mötet hålls.

När du skapar din agenda, justerar mötesförväntningarna och beräknar tiden, så du behöver inte göra det manuellt. Det innehåller också förinställningar för agendan för att ta raster.

När din dagordning är klar kan den skickas till deltagare.

Slutsats

Gå framåt och träffa

Verktygen och tjänsterna för att hålla onlinemöten fortsätter att växa och expandera, och de kommer att ta itu med många av de behov och utmaningar som användarna står inför när de arbetar med projekt och räknar ut sätt att bättre kommunicera med varandra online. Som exempel på detta har Google lagt till ett nytt anteckningsverktyg som heter Keep to their Google Drive-tjänster. och Springpad kommer att släppa en 4.0-version av sina notebook-tjänster som lovar att göra det ännu enklare att skapa och hantera dokument, bokmärken och andra resurser. På samma sätt reviderar Evernote för närvarande sin cloud notebook service och har släppt en företagservice som gör det möjligt för företag och organisationer att säkerhetskopiera och söka igenom alla sina dokument online så att de är lättillgängliga för anställda och medlemmar.

I detta avseende kommer MakeUseOf.com att fortsätta att publicera artiklar och recensioner om de bästa gratis och prisvärda onlinetjänsterna och programmen som är tillgängliga för planering och hållning av webbmöten och planering av projekt.

Andra MUO-artiklar om online-möte och projektsamarbete

• De 6 bästa gratis mötesverktygen för att samarbeta med ditt team De 6 bästa kostnadsfria mötesverktygen för att samarbeta med ditt team De 6 bästa gratis mötesverktygen för att samarbeta med ditt team Små lag behöver inte dyra företags apps för samarbete. Här är sex fantastiska verktyg som du kan använda för att hantera ditt lags data, kommunikation och mer. Gratis. Läs mer
• Konfigurera ett flerspråkigt online-möte Det enkla sättet med ett möte Skapa ett flersidigt online-möte Det enkla sättet med AnyMeeting Skapa ett flersidigt online-möte Det enkla sättet med AnyMeeting Det finns många verktyg och tjänster som kan hjälpa till att överbrygga kommunikation mellan avlägsna parter i realtid dessa dagar. Facebook, Skype, Google Hangouts, du heter det, det finns oändliga sätt att ansluta massorna. Beroende på ... Läs mer
• 10+ Fantastiska onlineverktyg för gruppsamordning och möten 10+ Fantastiska onlineverktyg för gruppsamordning och möten 10+ Fantastiska onlineverktyg för gruppsamordning och möten Hur hanterar du ett team av människor som sprids geografiskt? Hur samordnar du internationella tidszoner? Konceptet med att arbeta via Internet har börjat krypa in i vardagen, ... Läs mer
• Tips om planering och hållande Effektiva möten med Google Hangouts Tips om planering och hållande Effektiva möten med Google Hangouts Tips om planering och hållande Effektiva möten med Google Hangouts Med dagens internetteknik kan det vara både effektivt och kostnadseffektivt att hålla online-möten, speciellt om du föredrar Planera dem och utnyttja tidsbesparande verktyg. Under de senaste månaderna har jag deltagit i möten på nätet ... Läs mer
• 5 Anledningar Google Hangouts är kallare än Skype för videoklipp 5 Orsaker Google Hangouts är kallare än Skype för videoklipp 5 Orsaker Google Hangouts är kallare än Skype för videoklipp Hangouts är Googles ta på chattrum. Som många gånger tidigare har Google gjort en bra idé till något oerhört användbart, samtidigt som du behåller enkelhet och användarvänlighet och gör det fantastiskt. I detta ... Läs mer
• Varför behöver du inte Desktop Chat-klienter igen Varför behöver du inte Desktop Chat-klienter igen Varför behöver du inte skrivbordsklientkunder igen Kom ihåg MSN Messenger och AIMs dagar? De två var de första chattklienterna jag någonsin använt. När jag började använda dem mer och mer blev det besvärligt att byta mellan kunder och kontakta ... Läs mer
• Screenhero möjliggör att du delar din datorskärm med någon [Mac] Screenhero gör att du kan dela din datorskärm med någon [Mac] Screenhero kan du dela din datorskärm med någon [Mac] Arbetar tillsammans om projekt som involverar datorprogram eller hjälper människor felsöka problem på datorn är vanliga rutiner dessa dagar. Vi har publicerat artiklar om flera program som gör det möjligt för Mac och PC-användare att ... Läs mer
• Meet.fm: Inställning av möte direkt med andra
• Join.me: Det enklaste sättet att få ett webbkonferenssamtal mellan datorer och mobila enheter Join.me: Det enklaste sättet att få ett webbkonferenssamtal mellan datorer och mobilenheter Join.me: Det enklaste sättet att få ett webbkonferenssamtal mellan Datorer och mobila enheter Din vän har ringt. De har problem med sin dator och ber om din expertis. Du vill hjälpa, men allt skulle vara så mycket enklare om du kunde se vad som är på ... Läs mer
• Få saker som är färdiga med Task Management Application Wunderkit [iPhone & Web] Få saker klar med Task Management Application Wunderkit [iPhone & Web] Få saker klar med Task Management Application Wunderkit [iPhone & Webb] Tillbaka i 2010 skrev jag om en väldesignad uppgift ledning, plattformsapplikation som heter Wunderlist. Det gör vad du kan göra i något kalkylblad, pappers anteckningsbok eller andra uppgiftshanterare, men det är mycket bättre att ... Läs mer
• Få saker gjort med dessa 4 verktygslistor [Linux] Få saker gjorda med dessa 4 verktygslistor [Linux] Få saker gjorda med dessa 4 verktygslistor [Linux] De flesta av oss leder extremt upptagna liv som Vi förväntas hålla koll på hela tiden. Oavsett om vi har stressiga jobb, skolarbete eller massor av sociala evenemang är det viktigt att vi kommer ihåg vad ... Läs mer