Om det finns ett buzzword som definierar den moderna white collar-miljön är det produktivitet . Vi letar alltid efter sätt att minimera (dvs minimera ineffektivitet och maximera effektiviteten), hoppet är att vi blir mer färdiga på mindre tid för mindre ansträngning.
Multitasking är en av de vanligaste metoderna för detta, och förmågan att multitaska väl uppskattas ofta som ett önskvärt drag att ha. Men som det visar sig är multitasking inte nödvändigtvis silverkulan för produktivitet 4 Populära produktivitetstips som bör ignoreras 4 Populära produktivitetstips som bör ignoreras Några av de produktivitetsidéer som säljs till oss är ibland ogrundade och ofta felaktiga. Låt oss debunkera några av dessa produktivitetsmyter genom att visa att motsatsen kan lika sannolikt vara sant. Läs mer som många tycker att det är.
Om du verkligen vill minimera dina produktivitetsnivåer, uppmanar vi dig att fortsätta läsa. Det räcker inte bara för multitask; du måste veta när du ska multitaska. Annars kan du faktiskt skjuta dig själv i foten!
Varför Multitasking är vördnadsfull
Hjärtat i multitasking överlappar varandra . Du har så många saker att göra på en viss dag, men du har bara så mycket tid att få det gjort. Varje minut som fästs av är ett förlorat tillfälle. Om du tar en efter en kan dina uppgifter ta upp större delen av din dag!
Så det uppenbara svaret är att överlappa flera uppgifter samtidigt, vilket frigör tid som annars skulle ha gått vilse. Det är samma tankeprocess bakom designen av multi-core processorer Vad betyder "Dual Core" & "Quad Core"? Vad betyder "Dual Core" & "Quad Core"? För länge sedan kom din CPU med en enda kärna. Dessa dagar är de flesta processorer minst dubbla kärnor, och mer sannolikt quad core. Men vad betyder dubbelt, quad eller octo-core även? Läs mer: om du kan göra två, fyra eller åtta saker på en gång, är det helt enkelt snabbare och effektivare.
Men det är bara ytanivå. Vid korrekt tillämpning kan multitasking faktiskt förbättra din produktivitet genom att öka din motivation, viljestyrke och till och med din kreativitet.
Konceptet frestelsebuntning är till exempel en användbar praxis när det finns uppgifter du behöver göra, men du bryr dig bara inte tillräckligt för att göra dem, vilket leder till stora utmaningar av förhalning. Hur man slutar att förklara: Det enda nya årets upplösning Du bör ställa in hur du slutar att förklara: Det enda nyårsbeslutet du bör ställa Kick vanan att förfalla och börja vidta åtgärder utan att vänta på rätt tid. Att stoppa förseningen är det enda nya årets upplösning du behöver. Här är varför. Läs mer .
Kort sagt är frestelsen buntning praktiken att bara låta dig göra en aktivitet du gillar när du kopplar den med en aktivitet du behöver göra, men behöver inte nödvändigtvis. Termen var mönstrad och förfinad av beteendeekonomen Katherine Milkman, men tanken har funnits i åratal.
"Vad händer om du bara låter dig få en pedicure medan du hamnar på försenade e-postmeddelanden för arbete?
Eller vad händer om du bara låter dig lyssna på dina favorit-CD-skivor medan du hamnar på hushållssysslor?
Eller bara låt dig gå till din mycket favoritrestaurang vars hamburgare du längtar efter att du spenderar tid med en svår släkting som du borde se mer av?
Det skulle alla vara exempel på frestelsen bundling. "
Om du vill veta om den här tekniken rekommenderar vi starkt att läsa transkriptet för Freakonomics podcast-episoden där Milkman lägger ut allt, inklusive resultat från egen undersökning av fenomenet:
"Jag ser frestelsen bundling som en ny typ av engagemang enhet med vissa distinkta funktioner från standard engagemang enheter. Således ger en standardåtergivningsanordning normalt en viss konsekvens om du misslyckas med att engagera dig i det avsedda beteendet.
Vad vi gör här är i grund och botten att kombinera två åtaganden med varandra och de sitter som passformar som pusselbitar. Så du använder något som är omedelbart glädjande att skapa ett drag för att ge den motivation du behöver göra någonting som är obehagligt i samband med engagemanget. "
Och då finns begreppet multitasking under gång, vilket har visat sig förbättra kreativiteten och motivationen, för att inte tala om de många hälsofördelar som kommer från att inte sitta vid ditt skrivbord hela dagen. 4 Allvarliga hälsoproblem från att sitta för länge och hur man undviker dem 4 Allvarliga hälsofrågor från att sitta för länge och hur man undviker dem När du jobbar på något jobb som kräver långa timmar som sitter på en dator - programmering, redovisning, skrivning - det är väldigt enkelt att stanna i den ena positionen i åtta till nio arbetstimmar ... Läs mer :
"Vad handlar det särskilt om att gå, vilket gör det så mottagligt att tänka och skriva? Svaret börjar med förändringar i vår kemi.
När vi går en promenad pumpar hjärtat snabbare och cirkulerar mer blod och syre inte bara till musklerna utan till alla organ, inklusive hjärnan. Många experiment har visat att efter eller under träning, även mycket mild ansträngning, utför människor bättre på tester av minne och uppmärksamhet.
Att gå regelbundet främjar också nya kopplingar mellan hjärnceller, sparar den vanliga försvinnandet av hjärnvävnad som kommer med ålder, ökar volymen av hippocampus (en hjärnområde som är avgörande för minnet) och höjer molekylmängder som både stimulerar tillväxt av nya neuroner och överföra meddelanden mellan dem. "
Om vi tillämpar ovanstående uttalanden (som kommer från den här artikeln i New Yorker ) blir det tydligt: när det är möjligt går promenader medan du arbetar kan förbättra din produktivitet. Självklart ju ju mer mental ditt arbete desto lättare blir det här.
När Multitasking Backfires
Du kanske har lagt märke till en trend eller ett mönster i de olika exemplen som erbjuds i diskussionen ovan: multitasking är endast fördelaktigt när en av uppgifterna är kognitiv. Att försöka att jonglera flera kognitiva uppgifter är när sakerna bryts ner.
Tänk på denna studie om multitaskers
"I den här studien undersöktes förutsättningarna för att multitasking försvårar läsförståelsen. Deltagarna läser prosapassager (den primära uppgiften), av vilka vissa krävde att de utför en sekundär uppgift.
Prestanda på läsförståelsestestet var lägre i de kognitiva belastningsförhållandena i förhållande till det ej belastade tillståndet. "
Med andra ord, för varje ytterligare kognitiv uppgift du försöker att jonglera, kommer din prestanda i varje uppgift att försämras. Detta kan uppenbaras på många sätt, men de två vanligaste är minskad effektivitet (uppgifterna tar längre tid att slutföra) och ökad felaktighet (uppgifterna är felaktiga).
Det är därför en multitasking är en dålig sak för de flesta white collar-proffs.
"[Multitasking] sänker inte bara produktiviteten med 40 procent men det krymper också våra hjärnor. När du överbelastar din hjärna och försöker få den till uppgiftsbrytaren, krymper du den gråa substansen i din hjärna.
Singletasking arbetar med våra hjärnor som de skapades. Det betyder att du håller din hjärna och kropp på samma plats och fokuserad på en sak i taget.
Du kan bli mer färdig under dagen om du är helt och intensivt nedsänkt i uppgiften vid varje tillfälle. "
Lösningen för multitasking är inte överraskande singletasking. Du fokuserar 100% av din uppmärksamhet på en enda kognitiv uppgift och häll din energi in i det från början till slut. I stället för att dela upp dina begränsade mentala resurser koncentrerar du dig på en sak i taget.
Faktum är att din hjärna tackar på lång sikt:
"Multitasking är ett hjärnflöde som utmattar sinnet, zaps kognitiva resurser och, om den lämnas okontrollerad, fördömer oss till tidig mental nedgång och minskad skärpa. Kroniska multitaskers har också ökade nivåer av kortisol, stresshormonet, som kan skada hjärnans minnesområde. "
Men sluta inte där. Du kan få ytterligare en ökning av produktiviteten genom att singletasking dina enheter Produktivitetshack: De överraskande fördelarna med att använda dina appar på separata enheter Produktivitetshack: De överraskande fördelarna med att använda dina appar på separata enheter Om din app är installerad överallt är dina meddelanden överallt . För att vara produktiv kanske du vill försöka få åtkomst till vissa appar på vissa enheter. Experimentet kan överraska dig. Läs mer också.
En sista sak att notera: många människor förvirrar multitasking och seriell tasking att tänka att de är samma sak, men de är inte. Seriell uppgift är en typ av hybrid mellan multitasking och singletasking, vilket leder oss till vår sista punkt ...
Vilken sida är den riktiga vinnaren?
Både singletasking och multitasking är bra; Utmaningen är att veta när man ska använda vilken. Men trots allt som sagts ovan hoppas vi att utmaningen nu är trivial.
Lång historia kort, multitasking är bäst när du kan kombinera en kognitiv uppgift (som läsning, programmering, skrivning etc.) med en icke-kognitiv uppgift (som att gå, springa eller ibland kör). När det görs på detta sätt förblir multitasking effektiv.
När du jonglera mer än en kognitiv uppgift är singletasking överlägset bättre. Men för längre uppdrag - när uppmärksamhet är svårare att behålla - ibland är det bättre att ta ett alternativt tillvägagångssätt.
Seriell uppgift är när du stänger av mellan flera uppgifter varje 30-60 minuter, men ger 100% av din uppmärksamhet åt den angivna uppgiften när du gör en omkopplare. Det är en bekväm mellanklass mellan de två ytterligheterna.
Du kanske märker att den här metoden har vissa likheter med Pomodoro-tekniken. Genomskärning med dessa Pomodoro-tekniker. Appar och programvara skärs genom förskjutning med dessa Pomodoro-teknik. Apps & Software Procrastination är en sjukdom som genomtränger studenter och arbetstagare i alla hörn av världen och det infekterar amatörer och yrkesverksamma. Som författare lider jag dagligen av förskott. Vissa människor ... Läs mer av tidshantering. Seriell uppgift utnyttjar principerna bakom boksning på ett sätt som förbättrar mental agility och hjälper till att begränsa tendenser att förhalta:
"Metoden bygger på idén om att tidshanteringsverktyg och tekniker ska vara enkla; att frekventa raster kan förbättra mental smidighet; och att förändra hur människor tänker på tiden kan lindra ångest och frigöra dem för att koncentrera sig bättre. "
Minst är det till hjälp för dem som kämpar med kort uppmärksamhet spänner över Reclaim Your Focus: 5 idéer att hantera korta uppmärksamhetstider Återställ ditt fokus: 5 idéer för att hantera korta uppmärksamhetstider Vi har mer information tillgänglig än tidigare, men det här ironiskt nog har skadat vår förmåga att absorbera något av det. Du kan dock vidta åtgärder för att förbättra din uppmärksamhet med några enkla steg. Läs mer . (Tyvärr betyder det de flesta av oss idag.)
Här är bottenlinjen: Använd vad som håller dig produktiv 5 Vanor Bönder har det kan öka din egen produktivitet 5 Vanor Bönder har det kan öka din egen produktivitet Att lära dig hur man kan öka din effektivitetsnivå från generationer av män och kvinnor som växer saker lär dig hur man håller sig till dina deadlines oavsett vad. Läs mer . Om du kan göra multitasking arbete, gör det. Om det mossar dig ner, blanda dina uppgifter runt så att du kan singletask eller ens seriell uppgift. Bara vet att vissa aktiviteter passar bättre för en eller andra.
Vilken som fungerar bäst för dig? Är du en erfaren multitasker eller vill du hellre fokusera på en sak i taget? Dela dina erfarenheter med oss i kommentarerna nedan!
Bildkrediter: Rolig affärsman Via Shutterstock