Använd det här "Gör en kopia" trick när du delar Google Drive-dokument

Om du vill att samarbetare automatiskt skapar kopior av Google-dokument när de får dellänkar, är det ett snabbt trick du kan börja använda just nu.

Annons

Användningen av detta snygga Google Drive-hack är inte helt klart från titeln, men ge det här tipset en chans. Prova det en gång och du kommer att se omedelbar nytta när du samarbetar med andra på Google Drive.

Lås upp cheat sheet "Essential Google Drive Keyboard Shortcuts" nu!

Detta undertecknar dig till vårt nyhetsbrev

Ange din e-postlåsning Läs vår sekretesspolicy

Det är lätt att göra en kopia av något dokument i ditt eget Google Drive-konto. Men vad händer om du vill att dina medarbetare automatiskt skapar kopior när de får dela länkar?

Detta lilla tips kan vara användbart när du vill behålla originalet eller mallen medan du ger andra möjlighet att redigera en kopia av dokumentet för sig själv. Det sparar dem en resa till kommandot Arkiv> Skapa en kopia på menyn.

Ge användarna sina egna kopior av dokument

Ett vanligt fall är ett Google Doc som måste fyllas i individuellt av varje respondent. Samarbetare kan ange detaljerna i sin egen kopia av dokumentet utan att förstöra originalet.

Du behöver inte be dem att göra en kopia. Följ bara dessa steg och kopian kommer automatiskt att göras för dem. Denna hack fungerar för alla Google Drive-verktyg: Dokument, Ark och Presentationer.

Öppna Google Drive-dokumentet du vill dela.
Klicka på den blå Share- knappen längst upp till höger om dokumentet.
I dialogrutan Dela med andra användare klickar du på ikonen Get shareable link . Ställ in delningsinställningen på Redigera för att uppdatera länken. Kopiera den fullständiga länken till din e-post eller något annat utbytesmedia.
Klicka också på Avancerat . Avmarkera rutan som säger till Meddela personer . Du vill inte att de ska få meddelandemailen för den delade filen. Du vill skicka länken till det delningsbara dokumentet separat. Klicka på OK för att spara ändringarna.
Kopiera klistra in den delade länken i ett e-postmeddelande. Ta nu bort allt efter det snedstreck som visas i länken och sätt in "kopiera".

Så här ser den nya länken ut nu:
Skicka e-postmeddelandet och ditt arbete är klart. När mottagaren klickar på länken tar den dem till deras Google Drive-skärm som uppmanar dem att göra en kopia av ditt dokument.