Använd vattenfallets projektledningsmetod för att organisera ditt liv

Annons

De verktyg som vi brukar använda för att hantera personliga projekt har en stor nackdel. Att-göra listor To-Do List App Showdown: Any.do vs Todoist vs Wunderlist To-Do List App Showdown: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Några to-do list apps står huvud och axlar över resten. Men hur jämför de och vilken är bäst för dig? Vi hjälper dig att ta reda på det. Läs mer och deras variationer (som Kanban-styrelser Hur man hanterar uppgifter med hjälp av japansk Kanban-teknik Hur man hanterar uppgifter Använda japansk Kanban-teknik Kanban är ett japanskt recept för att få saker gjort. Det är en organisationsteknik som ursprungligen utvecklats för Toyotas produktionslinje. du kan implementera det själv eller i ditt team. Läs mer) är bra att spåra vad som ska göras och (kanske) vem ska göra det. Men de är inte lika bra att planera när . Det här är domänen för affärsorienterade verktyg, som vattenfallets projektledning.

En av de främsta anledningarna till att företagen använder en uppsättning verktyg och processer för att hantera sina projekt är för lönsamhet. När ledningen bestämmer att ett visst projekt kommer att öka värdet till verksamheten, kostar det varje timme att projektet inte är klart. Som individer är det dock mycket lätt att låta personliga projekt glida. Vi är sjuka, eller för trötta, eller jobbet är för upptagen, eller det finns för många kattvideor på internet. En del av projektledningens disciplin är inte bara att driva projekt till färdigställande utan också att initiera dem så att de slutar inom en acceptabel tidsram.

I den här artikeln ser vi på hur du kan använda affärsverktyg för att hålla dig på rätt spår och få dina projekt gjorda.

Vattenfall Projektledning Principer

Det finns några viktiga delar av projektledning du behöver lära dig:

Arbetsuppdelningsstrukturer

Med tanke på ett önskat mål är det första steget i de flesta projekt att bryta det målet ner till uppnåeliga uppgifter. Om du till exempel vill snurra upp en WordPress-blogg kan din högnivå innehålla att skriva lite innehåll, utforma en logotyp och WordPress-installation / -distribution till din server. Att skapa en arbetsfördelning struktur (WBS) innebär att dela och dela upp dem tills du är kvar med uppgifter som är enkla för någon att titta på, förstå och utföra.

Den faktiska WBS för det här enkla projektet kan se ut så här:

1. Skapa innehåll
   1. Brainstorm några postidéer
   2. Skriv innehåll för inlägg (separata uppgifter för inlägg 1-6)
   3. Redigera / försäkra alla inlägg
2. Kreativ
   1. Visuell design (välj en färgpalett, etc.)
   2. Kontakta logotyp konstnärer
   3. Välj designer
   4. Logo utkast
3. Installation och distribution
   1. Installera WordPress
   2. Installera / konfigurera tema och plugins
   3. Ladda upp logotypen
   4. Skapa inlägg
   5. Ändra DNS-inställningar

Ju mindre uppgifterna är desto bättre. Till exempel kan posterna "Skriv innehåll för inlägg" delas upp ytterligare per post. Att göra dem mindre låter dig inte bara se framsteg tidigare. Det ger också flexibilitet i att blanda dem runt för att möta ett måldatum. Du bör också ha ett begrepp om vad som måste fyllas i innan något annat kan börja 6 Projektledningstips du kan använda för att organisera ditt liv 6 Projektledningstips du kan använda för att organisera ditt liv Projektledning är ett yrke att få saker gjort. Våra tips hjälper dig att tillämpa projektledarens perspektiv, färdigheter och verktyg för att organisera ditt eget liv. Läs mer, känd som föregångare eller beroenden .

Till exempel kan din designer inte skapa utkastet till din logotyp tills du har valt henne. Så konturerna av ditt projekt ser nu ut så här:

1. Skapa innehåll
   1. Brainstorm några postidéer
   2. Skriv innehåll för inlägg 1-3 (beroende av 1a)
   3. Redigera / Bevisa alla inlägg (beroende av 1b)
2. Kreativ
   1. Visuell design
   2. Kontakta logotyp konstnärer (beroende av 2a)
   3. Välj designer (beroende av 2b)
   4. Logo-utkast (beroende på 2c)
3. Installation och distribution
   1. Installera WordPress
   2. Installera / konfigurera tema och plugins (beroende på 3a)
   3. Skapa inlägg (beroende på 1d och 2a)
   4. Ladda upp logotyp (beroende på 2e och 3b)
   5. Ändra DNS-inställningar (beroende på 1, 2, 3b, 3c och 3d)

Resurshantering

Nu när du vet vad som behöver göras, måste du ta reda på vem som ska göra det och när. För att tilldela en uppgift till någon måste du först vara säker på att de kan göra det alls (t ex inte tilldela 3, 5 till din grafiska formgivare). Men du behöver också veta hur mycket de är tillgängliga i allmänhet, liksom när. Detta kallas resurshantering . Det börjar med att förstå hur många timmar om dagen någon är tillgänglig och spåra den tillgängligheten mot det arbete du tilldelar.

Du kan till exempel ha ett dagjobb. På din 9-till-5 är du tillgänglig förmodligen åtta timmar om dagen. Men för dina personliga projekt kan du blockera en timme eller två. Time Blocking - Den hemliga vapen för bättre fokuseringstid - Den hemliga vapen för bättre fokus Letar du efter ett effektivare sätt att organisera dina arbetsdagar? Prova tidsblokering. Denna taktik kan hjälpa dig att hålla dig på rätt spår medan du håller distraheringar, förskott och oproductive multitasking i bukt. Läs mer på natten. Det betyder att du har en veckokapacitet på : (2 * 5) = 10 timmar i veckan (fortsätt, ta helgerna bort ... du förtjänar det). Det innebär att en viss uppgift som en person som arbetar heltid på den kan slutföra på en dag tar dig fyra arbetsdagar. Beräkning av saker enligt kapacitet kommer att berätta hur länge dina projekt verkligen kommer att ta.

Schemaläggning och (optimerad) planering

Vi ringer denna "optimerade planering", för att skapa WBS planerar faktiskt också. Men vad du kan hitta är att du gör den första planen för "bästa fallscenariot". Det kommer att vara en och en enda åtgärd som pågår vid en gång (lätt att hantera), och de faller alla snyggt efter varandra. Men det är sällan hur projekten fungerar i praktiken. Under denna fas anpassar du strukturen och uppdragen i projektet beroende på:

• Svåra begränsningar för särskilda uppgifter (dvs. det kan inte starta före ett visst datum)
• Uppgifter som kan hända parallellt (en person gör A, en annan person gör B)
• Uppgifter som två personer kan arbeta på omedelbart (två personer arbetar båda på A)

Vad du sannolikt kommer att hitta är att vissa delar av projektet växer i varaktighet, och du kommer att söka efter sätt att förkorta andra. Nu när du har en uppfattning om vad du borde lägga in i din projektplan, låt oss ta en titt på hur man faktiskt gör det.

Hantera personliga vattenfallsprojekt med ProjectLibre

Innan steg för steg, ett snabbt ord för att försvara projekthanteringsverktyg. Jag har hört något som följer många gånger när jag föreslår eller uppmanar någon att lära mig en av dessa appar:

• "Jag behöver bara en lista."
• "Gantt-diagrammen tar för lång tid."
• "MS Project? Jag är ute!"

Det finns en anledning till att Gantt-kartor (som har funnits i över ett sekel) fortfarande används idag - och varför de är så populära i vattenfallsprojektledning. De är den bästa enkla visningen för att visualisera din tidslinje, dess status och individuella uppgiftsuppdrag, särskilt om du använder vattenfallsprojektledning.

Kalendrar ger dig inte en enda bild av ditt projekt. Linjära uppgiftslistor beror sällan på beroenden och inget annat verktyg hjälper till att automatiskt uppdatera start- och slutdatum som Gantt-baserade applikationer.

Vad många människor får fel om dessa appar är hur de använder dem. Men vi ska visa dig hur man gör saker på det enkla sättet. Vi använder ProjectLibre för vårt projekt för vattenfallsmodell, även om stegen ska fungera nästan identiskt i allt som ger ett interaktivt Gantt-diagram. Behöver du en Gantt-diagrammall för Excel eller PowerPoint? Här är 10 unika alternativ Behöver du en Gantt-kartmall för Excel eller PowerPoint? Här är 10 unika alternativ Du behöver inte Microsoft Project för att spåra framsteg. Dessa Gantt-kartmallar för Excel och PowerPoint hjälper dig också att hantera ditt projekt. Läs mer (skrivbord, mobil, webb, till och med Excel-filer).

Installera ProjectLibre är lika enkelt som att hämta den senaste versionen (1.7 vid skrivningstillfället) och köra EXE-installationsprogrammet (Windows), dra DMG till mappen Program (Mac) eller installera RPM eller DEB-paketet via din föredragna metod ( Linux).

När du är installerad, skjuter du ProjectLibre upp och väljer alternativet Skapa projekt . Det kommer att ge dig en dialogruta för att ange några preliminära uppgifter som namn och startdatum.

Steg 1: Skapa din WBS

Det första steget är att skapa din WBS. Börja jotera alla uppgifter du vet om nere var som helst: E-postmeddelande, vanlig textfil, Word Processor-dokument, OneNote. Oavsett vad du är bekväm med medan brainstorming är bra. Öppna nu ProjectLibre till Gantt- vyn, och klistra in texten i cellerna till vänster som liknar ett kalkylblad.

Många människors första misstag använder dessa appar i en punkt och klicka på mode. Gör inte. Behandla vänster sida på skärmen exakt som kalkylblad och använd tangentbordsgenvägar 35 Dagliga Microsoft Excel-tangentbordsgenvägar för Windows och Mac 35 Dagliga Microsoft Excel-tangentbordsgenvägar för Windows & Mac Tangentbordsgenvägar kan spara mycket tid! Använd dessa genvägar i Microsoft Excel för att påskynda arbetet med kalkylblad på Windows och Mac. Läs mer: piltangenterna för att flytta, F2 för att redigera och Ange för att begå.

De enda extra sakerna du behöver veta är tangenttryckningar till indrag ( Ctrl +. ( Period ) för ProjectLibre, även om det är fliken i MS Project) och outdent ( Ctrl +, (komma) i ProjectLibre, Shift + Tab in Project) uppgifter. Den här delen fungerar precis som en kontur i Word. Det gör att du snabbt kan skapa olika faser och uppgifter (som är poster på bottenivå) i din plan.

Sätt sedan in dina föregångare (dvs A måste sluta innan B kan börja). Här använder du piltangenterna och Enter / Tab för snabb inmatning. Slutligen lägg till Arbeta, eller hur lång tid du tror att varje objekt tar.

Du märker att två saker händer när du börjar justera WBS. För det första omvandlas linjer som blir "förälder" till faser, vilket innebär att de slutar när alla sina barnuppgifter är färdiga. För det andra, när du lägger till föregångare kommer du märka att start- och slutdatum automatiskt justeras. Medan det fortfarande kan verka som ett stort företag, titta på följande för ett exempel på hur snabbt och enkelt det kan vara. (Tiden för att skapa denna plan var drygt tre minuter. Den enda delen som inte visades nedan var att skriva i tidigare uppgifter.)

Steg 2: Registrera resurser och ange uppgifter

Även om du angav arbetet för varje uppgift kommer du att märka att deras varaktighet alla visar något som ".25 dagar?" Inklusive frågetecknet.

Det beror på att appen förutsätter att varje kommer att utföras inom en åtta timmars dag. Men detta kan påverkas av andra faktorer, inklusive resursförmåga. Din kapacitet.

För det här projektet antar jag att jag kommer att vara tillgänglig för ett par timmar om dagen. Baserat på en åtta timmars dag motsvarar detta 25 procent kapacitet (om jag var ledig på heltid skulle detta vara 100 procent). När jag anger mitt namn som resurs för varje uppgift lägger jag till "[25%]" efter det, vilket är ProjectLibre's notation for capacity. Titta på den korta skärmen nedanför vad som händer med kolumnen "Varaktighet" när jag tilldelar dessa uppgifter till mig själv. Med hänsyn till min kapacitet har ProjectLibre ökat varaktigheten för varje uppgift fyra gånger.

Nu kan jag se att medan projektet bara är lite över 80 timmar långt, tar det faktiskt cirka fem veckor att slutföra.

Detta är en av fördelarna med vattenfallmetoden: det visar dig mer realistiska tidslinjer.

Men var inte rädd! Det finns några justeringar vi kan göra för att ringa det datumet tillbaka.

Steg 3: Justera tidslinjen för en realistisk vy

När alla dina resurser har angetts har du en chans att gå tillbaka och granska din plan. Till exempel kan du se att de visuella design- och logotyputkastningarna inte är tilldelade mig. Detta beror på att jag är en hemsk konstnär, och om jag försökte göra det själv skulle det inte gå bra. Men det betyder också att medan en talangfull artist kommer att arbeta med dessa uppgifter, kan jag arbeta på något annat under tiden.

Vi skulle ställa in den ursprungliga versionen av vår plan på ett strikt linjärt sätt: varje uppgift startades när den innan den slutade, och likaså med faser. Men låt oss justera föregångarna så att faserna inte är beroende, och ta bort dem för de uppgifter jag inte ska göra. Notera hur det rör sig om delar av tidslinjen runt.

Nu har vi minskat projektet ner ungefär en vecka. Med tanke på att jag gör huvuddelen av arbetet är det inte så lurat. Vi kan noga göra det ännu bättre genom att flytta Creative avsnittet först och arbeta på innehåll medan den logotypen är i produktion.

Använd vattenfallsmetodiken för att planera realistiskt

Med dina egna projekt är det alltför lätt att bara dra ut en kalender Så här synkroniserar du din Google Kalender med din till-gör-lista Så här synkroniserar du din Google Kalender med din att göra-lista När du organiserar ditt liv är två verktyg oumbärliga: din kalender och din att göra-lista. Men de flesta lösningar för uppgiftshantering håller dessa två saker åtskilda. Vi visar hur du kombinerar dem. Läs mer, välj ett par datum och gå på din godaste väg.

Använda lätta verktyg som OneNote (hur man använder OneNote för projektledning Hur man använder Microsoft OneNote för projektledning Hur man använder Microsoft OneNote för projektledning OneNote är det perfekta samarbetsverktyget för att hantera enkla projekt i små grupper. Och det är helt gratis. OneNote kan hjälpa dina projekt att ta av! Läs mer) eller Trello (hur man använder Trello för projektledning En guide till Trello för liv och projektledning En guide till Trello för liv och projektledning Trello kan hjälpa dig att bli organiserad. Det är ett gratis verktyg att hantera något slags projekt. Läs den här guiden för att förstå dess grundläggande struktur, navigeringen och hur Trello kan vara till nytta för dig. Läs mer) får dig lite närmare märket, eftersom de åtminstone står för vem som gör vad .

Men att gå igenom den här övningen i något som ProjectLibre tvingar dig att tänka på hur mycket tid du faktiskt måste ägna åt det, vilka flaskhalsar finns och platser där du kanske vill ha lite hjälp. Det hjälper också att bryta dina projekt ner i hanterbara bitar för att se till att du gör framsteg. Medan du kanske tror att ett verktyg som ProjectLibre var overkill, har vi förhoppningsvis visat hur lätt det kan vara.

Vingar du vanligtvis det bara när det gäller ditt husdjursprojekt? Eller använder du ett system som vattenfallsprojektledning? Låt oss veta hur du "självprojekt-hantera" nedan i kommentarerna!