Det är alltid en bra idé att få en fullständigt fylld kontaktlista kopplad till ditt e-postkonto. Namn, adresser, telefonnummer, e-postkonton, födelsedagar ... .Det kan du chucka de tappade pappersadressböckerna borta.
Det är alltså teorin.
Ur Gmail synvinkel är det dock notoriskt svårt att hålla sakerna rena och organiserade. För att ge kredit till Gmail där kredit är förfallen har deras nya version av Kontakter gjort ett mycket bättre jobb med att tämja saker. Med den äldre versionen blev det bara kastat in, blandat omkring och burped ut.
Med den nya versionen är det mycket lättare att hålla saker städa. Speciellt när man försöker hitta dubbla poster. Det här är bra eftersom när du har en smartphone synkroniseras ofta Google-kontaktlistor. Hur enkelt är det att synkronisera Google Mail, kontakter och kalender till din iPad? Hur enkelt är det att synkronisera Google Mail, kontakter och kalender till din iPad? Du kan använda Apples iCloud för e-post och kontakter på din iPad, men det finns en bra chans att du redan använder Gmail och Google Kalender. Läs mer i. Om din kontaktlista är en röra, så kommer din telefon.
Så låt oss se vad vi kan göra för att hålla vår digitala svarta bok ren och städad. Då kanske du hittar telefonnumret för den heta killen eller tjejen du träffade i en bar förra månaden. Räknar du med Google Kontakter ditt nummer som en giltig ursäkt för att du inte ringde tidigare?
Först flyttar du till den nya versionen
Eftersom den äldre versionen av Kontakter fortfarande används, skulle det vara ganska svårt om jag var tvungen att täcka båda versionerna. Så eftersom den nya versionen är mycket bättre rekommenderar jag att du byter över. Du måste byta manuellt, eftersom den nya versionen fortfarande kallas förhandsgranskning.
Så för att flytta över, kolla i vänster sidofält och du får se ett alternativ som säger:
Klicka på den lilla mästaren och du kommer direkt över till den nya versionen. Webbadressen för dina kontakter kommer nu att vara https://contacts.google.com/u/0/preview/all. (även om http://www.google.com/contacts omdirigerar det automatiskt också).
När du har importerat några e-postadresser En snabbguide för att importera och exportera e-postkontakter En snabbguide för att importera och exportera e-postkontakter Skulle du förlora dina e-postkontakter vara en mardröm? Bättre säkerhetskopiera dem! Vi visar hur du använder Outlook, Gmail och Thunderbird. Kontaktbackupprocessen ska likna andra kunder. Läs mer från andra webbposttjänster, så kan du börja våren ren.
Inaktivera kontaktlistan automatiskt slutförd
Det första du behöver göra är att inaktivera den automatiska slutförandet i Gmails inställningar . Gå till Gmail och klicka på Cog Wheel. Gå till Inställningar> Allmänt> Skapa kontakter för att automatiskt slutföra .
Den här funktionen (när den är aktiverad) lägger varje e-postadress du får i din adressbok. Detta kommer snabbt göra dina kontakter en absolut röra. Så det är bäst att aktivera "Jag lägger till mig själv". Spara och gå tillbaka till din kontaktsida.
Hitta dubbletter och slå samman dem
Nästa steg är att hitta dubbletterna, och det är här den nya versionen av Kontakter lyser. I den gamla versionen var du tvungen att leta efter dem själv. I den nya versionen hittar du dubbletterna automatiskt och du blir ombedd om du vill slå samman dem. Du kan antingen undersöka och slå samman varje enskild individ, eller du kan lita på Google och klicka på " Sammanfoga alla ".
Omedelbart kommer du att märka en stor förbättring i din kontaktlista. Inga fler fem versioner av din mamma. Nu är hon alldeles tuckad i snyggt och städat i en entré.
Ta bort Crap
OK, här är en av de tråkiga delarna. Du måste nu gå igenom den återstående listan och radera all crap. Vi pratar spamadresser, får fortfarande spam? 4 Emailfel som ska undvikas idag Har du fortfarande spam? 4 Emailfel som ska undvikas idag Att undvika spam är omöjligt. Men det finns några mindre kända tips, tricks och hemligheter som kan hjälpa dig att bekämpa kampen mot misstänkt email. Läs mer som i både Viagra-typ av skräppost och även från personer du inte bad att höra från (Jag tittar på dig Nigerian bankchef med en död klient Göra Nigerian Scam Emails Dölj en hemsk hemlighet? [Yttrande] Gör Nigerian Scam Emails Dölja en hemsk hemlighet? [Yttrande] En annan dag, en annan spam e-post faller i min inkorg, på något sätt arbetar sig runt Windows Live-spamfilteret som gör ett så bra jobb att skydda mina ögon från alla andra oönskade ... Läs mer värt 50 miljarder dollar), människor du inte längre kommunicerar med, e-postadresser som du använder för att skicka kontakt till webapps (förutsatt att du inte använder dem självklart) ... ..basiskt allt som gör att din lista ser ut som en digital deponi .
Beroende på storleken på din kontaktlista kan detta ta var som helst från några minuter till 30 minuter för att slutföra. Var hänsynslös. Beskära! Skära! Snedstreck!. Tänk på dig själv "behöver jag verkligen få den här e-postadressen att röra upp min lista?". Jag lyckades få min lista ner från knappt 500 till knappt 100. Det var faktiskt ganska befriande. Google säger att den övre gränsen är 25 000 kontakter, men kom igen, vem har i rätt sinn 25 000 legitima kontakter?
Att gå igenom min telefonkontaktlista nu är den digitala motsvarigheten att få exakt vad du vill ha i Tetris. Med andra ord, perfekt!
Uteslut Google Plus-följare från din lista
Google Plus Google Plus: En guide till alla Google Plus: En guide till alla Om du läser den här guiden har du förmodligen undrat, "Varför ska jag registrera mig för Google+?" Svaret är enkelt: Google. Du kanske har hört talas om dem. Läs mer är förmodligen en av de mest förföriska saker som Google någonsin har uppfunnit. Min första uppskattning för det blev väldigt snabbt när Google bestämde sig för att trycka Plus i varje enskild nook and cranny av en Google-produkt. Lyckligtvis rullar de nu tillbaka, men noteringen verkar inte ha nått Gmail-laget, eftersom din kontaktlista har dina Plus-följare i den (förutsatt att inställningen är aktiverad).
Vad som är värre är att alternativet " Sök dubbletter " inte räknar en Plus-följare som en duplikat, om de redan finns i din kontaktlista.
För att illustrera detta, här är vår förvaltningsredaktör, Ryan Dube, i min kontaktlista. Den första är hans riktiga post och den andra (utan foto) är hans Plus-post. Två separata poster, men enligt kontakter har jag inga dubbleringar.
Så, för produktivitet, smidighet, korthet, vad du än vill kalla det, utesluter du "Cirklarna" från Plus. Google Plus är ett döende djur Googles Plus: Det senaste i en lång rad sociala flopar Google Plus: Den senaste i en lång rad sociala flopar Googles historia om att lansera sociala nätverk är en serie misslyckanden. Läs mer ändå. Vilken användning finns det i din adressbok?
Fyll i alla fält för varje kontakt
Nu har du slått samman dubbletterna, tagit bort crap och nuked Google Plus, det är dags att arbeta med varje återstående kontakt. Detta kommer att vara den längsta delen och kräver mest engagemang. Det kommer att vara frestande att klippa hörn och hoppa över några steg, bara för att få det klart. Men håll dig vid det. Du kommer att uppskatta det senare. Ta lite kaffe, sätt på lite bra musik och krama ner för långa drag.
Dubbelklicka på en kontakt för att öppna den och klicka på penna i övre högra hörnet för att redigera. Nu är det mer än troligt att vissa fält kommer att bli en komplett röra, medan andra blir helt tomma.
Som du kan se från en av skärmdumparna i föregående avsnitt kan du också ställa in en landskod för telefonnummer. Om dina nummer i dina kontakter är helt eller delvis från ett land kan du ställa in landskoden och Google lägger in det automatiskt för dig. Nackdelen är givetvis när du har ett nummer från ett annat land. Plötsligt börjar sakerna komma in i en röra, och dessa nummer måste fixas.
Där du ser fält som bjuder in dig till " Lägg till en ... .. " dubbelklicka på dem och börja skriva. Om du rullar ner till botten av rutan ser du en länk som heter " Visa alla fält ". Om du klickar på det, är du plötsligt bortskämd för val, inklusive att lägga till hur man uttalar namnet. Du kan även skapa egna fält, om du vill ange om en kontakt föredrar boxare eller tränare.
Slutligen, om kontakten är mycket viktig för dig, har du möjlighet att markera dem med en gul stjärna, precis som Gmail.
Rengör kontaktens namn och adress
Ta en Red Bull eller två för att hålla upp den flaggande energin eftersom vi är nästan färdiga. De svåraste delarna är över och vi är nu på hemsträckan.
När du går igenom varje kontakt, se till att kontaktens fullständiga namn skrivs korrekt tillsammans med deras fullständiga adress. Förutom att kunna ringa upp rätt person när du skriver ett e-postmeddelande omedelbart, fyller profilen Google Maps en absolut glädje att använda.
Om du är på vägen, och du behöver vägbeskrivning till en kontakts plats, skriv bara deras namn i Maps, och namnet från dina kontakter kommer att dyka upp med hela adressen. Klicka på dem, och kartan kommer att zooma in till deras plats, där du sedan kan be om vägbeskrivning. Vem behöver en dyr GPS när du har Google Maps på en dataplan?
Tydligen är det 8 500 km från min plats till Saikat. Om jag börjar gå nu kommer jag att vara där, via en naturskön väg genom Afghanistan, om 72 dagar. Det är möjligt.
Skapa grupper för att kategorisera kontakter
För att vara verkligen super-duper organiserad kan du tilldela varje kontakt till en grupp. Klicka bara på " Ny grupp " för att skapa en ny. Att lägga till kontakter i en grupp är enkelt. Gå ner i kontaktlistan, mus över de önskade kontakterna och klicka på kryssrutan på vänster sida.
Det ger omedelbart en blå bar högst upp på skärmen, med flera alternativ. En av dem är att lägga till i en grupp eller ändra grupper. Genom att klicka på det får du en lista över grupperna. Klicka på den grupp du vill ha och kontakten skickas där.
Nu kan du klicka på varje grupp i den vänstra sidofältet och se alla kontakter som tilldelats där.
Gör en säkerhetskopia
Efter allt det hårda arbetet behöver du säkerhetskopiera allt Så här laddar du ner och säkerhetskopierar Gmail och andra Google-data Så här laddar du ner och säkerhetskopierar Gmail och andra Google-data Vi lagrar mer och mer data i molnet dessa dagar. E-post, kontakter, dokument, foton, kalenderposter - du heter det, det finns på Googles servrar. Men vad händer när de tjänster vi förlitar oss på går ... Läs mer, om Google Kontakter går i magen. Kanske kommer de att ha en glitch på deras slut, eller kanske kommer du att rota upp det i slutet. Hur som helst, att ha en backup löser alla problem, och det är inte svårt i det minsta. Du behöver bara komma ihåg att uppdatera säkerhetskopieringen med jämna mellanrum.
I den vänstra sidofältet finns ett alternativ som heter " Mer ". Expandera det och du kommer att se " Exportera ". Det är ditt alternativ för säkerhetskopiering. Men när du klickar på " Exportera " kommer du att se detta.
Kom ihåg att det här är en förhandsgranskningsversion av Kontakter, och bubbla-omslaget har inte alla tagits bort ännu. För tillfället måste du återgå till den gamla versionen av Kontakter för att exportera din lista. Oroa dig inte, när du återvänder tillbaka till den nya versionen kommer allt att vara exakt som du lämnade det.
Så, i den gamla versionen av Kontakter, se till toppen av skärmen och menyn " Mer ". Släpp det ner och välj "Exportera".
Då får du några alternativ. Välj vad du vill, beroende på dina behov och klicka sedan på " Exportera " -knappen. Du får då den begärda filen till din dator.
Använd IFTTT & Zapier Scripts
Härifrån är målet automatisering, automatisering, automatisering. Håll dina kontakter i form och säkerhetskopierad med så lite ansträngning som möjligt i slutet.
Det är här IFTTT och Zapier kommer in. Du vet alla dessa webbtjänster - så att du kan automatisera många aspekter av ditt onlineliv gratis. Enligt min mening är IFTTT det enklaste av de två att använda, men det är bara jag.
Var försiktig men med några av dessa skript. Säkerhetskopiering till kalkylark har potential för massor av dubbletter och markering av nya kontakter i Google Kalender är ett recept på katastrof. Så var väldigt selektiv i vilka du väljer.
"Hej, jag rensade upp min adressbok och hittade ditt nummer! Gratis ikväll? "
Om du följer de ovanstående tipsen och håller dig på toppen av det kommer du att sluta med en mycket bättre kontaktlista. Låt oss veta i kommentarerna vilka prostrategier du använder för att hålla din kontaktlista i toppform.
Bildkrediter: xkcd: Heaven. Andra tillskrivningsfria bilder med tillstånd av Pixabay.