Har du någonsin skickat ett e-postmeddelande som du kände var viktigt bara för att få svara många dagar senare, eller dåligt bortglömt? Beviljas, ibland är det utom din kontroll, men det finns saker du kan göra för att förbättra chanserna att ditt e-postmeddelande öppnas, läsas och svaras.
Det fantastiska med dessa "tricks" är att de verkligen inte är alltför komplicerade - de är helt enkelt vanor som bara är meningsfulla. Jag kan inte lova att dessa alltid kommer att fungera, men jag kan säga att de kommer att göra skillnad, och det övergripande ser du en förbättring av kommunikationen med dina e-postkontakter.
Markera ditt namn
Jag hade faktiskt inte hört talas om den här metoden förrän för länge sedan och jag kan verkligen inte göra anspråk på kredit för idén. Jag läste en artikel av Josh Grillo på Dirty Marketing Secrets som talade om hur man ska gå om att göra detta. I princip kopierar du pilar (eller vilket objekt du vill) och klistrar in dem på vardera sidan av ditt namn. När du skickar ett mail så ser det ut så här:
För mig är det något kontroversiellt och det kan också vara för andra. På den ena sidan fungerar det verkligen och det är inte så invasivt. På andra sidan spektret, om det finns människor du kommunicerar med regelbundet och som alltid svarar på dina e-postmeddelanden, kan detta vara ett problem för dem.
Det handlar om ämneslinjen
När det gäller att få din e-post från "oläst" till "läs" -status, lägger jag mest på ämnesraden. Det finns flera olika sätt att skapa det och många, om inte de flesta, kan du kombinera.
1. Var specifik och kortfattad
En vag ämne är värre. Sådana ämnen som "Hej där" eller sämre ... "(inget ämne)" - den som jag verkligen inte vet varför den fortfarande finns. Jag kommer ihåg när jag först använde e-post, det var ganska vanligt, men som e-post har utvecklats har vi också - gör ett ämne i, annars kommer det sannolikt att bli raderat (eller filtrerat ut Spara din sanity: Blockera och filtrera de vidarebefordrade e-postmeddelandena Spara din sanity: Blockera och filtrera de vidarebefordrade e-postmeddelandena Vi har alla fått dem - de fruktade e-postmeddelandena. Kanske förtjänar de inte ens att hållas i samma avseende som "e-postmeddelanden". Läs mer) innan de öppnas någonsin.
2. Använd en mening
Det kanske inte är naturligt att, men att lägga en mening i ämnesraden är egentligen inte en dålig övning. Vårt sinne fungerar i meningar. Vi kommunicerar i meningar. Varför inte starta ditt mail med en? I stället för bara en ämnesrad som säger "Fråga", skriv "Jag har en snabb fråga om [blank]." Det gör det mer personligt och kommer sannolikt att göra din email mer attraktiv för att öppna upp. Jag kommer att notera att meningen du valde ska sammanfatta vad din e-post handlar om . Och självklart vill du inte ha en vag mening, annars är det kontraproduktivt.
3. Ställ en fråga
Ovan pratade vi om att använda en mening - det här är i princip en förlängning av den. Så istället för att säga "Jag har en snabb fråga om [blank]", kan du uttrycka det i den exakta frågan du undrar. Så om frågan handlar om hur man skickar e-postmeddelanden kan man exempelvis skriva "Hur gör jag mina e-postmeddelanden bättre?"
Fördelen med att ställa en fråga är att den är lite mer kraftfull och engagerande än en mening. Naturligtvis om din e-post inte handlar om en fråga, skulle en fråga inte vara lämplig. Det måste vara relevant och det borde vara den primära frågan om e-postmeddelandet.
4. Använd användarspecifika ord
Om du skickar ett mail om ett ämne som är speciellt intressant för din kontakt, lägg det ordet i ämnesraden. Så om du skickar någon till en fråga om sökmotoroptimering och de är särskilt förtjusta eller skickliga i det området (vilket de borde vara om du skickar dem till dem), inkludera "SEO" i ämnet. Ett exempel kan vara: "Undrar hur man förbättrar SEO på min blogg."
5. Använd parenteser och kolonner för att skapa "delämnen"
Jag skulle mycket väl ha kunnat formulera ordet "delämnen", men det är vettigt för mig. I grund och botten pratar jag om att skapa ytterligare förklaring i ämnesraden och använda parentes eller kolon för att skilja den från huvudämnet. Till exempel om vi skulle stanna på samma exempel kan du säga "Fråga: Hur gör jag mina e-postmeddelanden bättre?" Eller "[Fråga] Att göra e-postmeddelanden blir bättre."
En liten grammatiklärning: Enligt min mening är kolon och parentes lika, men tjänar inte exakt samma syfte. En kolon förbereder läsaren eller förklarar dem vad de ska läsa. Brackets, å andra sidan, märka vad vi läser. Det är så jag ser dem och jag kanske inte är helt korrekt, men det verkar vara meningsfullt för mig.
6. Kepsar är ok, men använd sparsamt
Ibland finns det behov av att betona eller uppmärksamma något, men eftersom det finns en ämnesrad har du begränsade formateringsalternativ. Detta innebär vanligtvis att du måste tillgripa stora bokstäver. Det kan vara bra, men det kan också vara dåligt. Vi har alla fått det e-postmeddelandet där ämnet och meddelandet var i alla kepsar - irriterande. Jag vill ta bort det ändå, men det är vanligtvis någon äldre och jag känner mig dålig. Men om du är någon annan du inte ursäkras så bli inte förvånad om du inte får ett snabbt svar tillbaka, än mindre ett svar alls. Nedan är bra och dåliga exempel:
- Dåligt: "Jag behöver hjälp direkt"
- Bra: "[URGENT] Mitt konto har äventyras - snälla hjälp"
Den största nedgången i att använda kepsar är att det kan stöta på "spammy", vilket är faktiskt den sista punkten att skapa din ämnesrad.
7. Var inte "spammy"
Jag tror inte att jag behöver ge dig definitionen av vilken e-post spam ser ut - vi alla får det och vi känner igen det. Så varför faller vissa människor i samma vana att deras e-postmeddelanden ser spammiga ut? Det slår mig, men här är några saker du kan göra och inte göra för att hålla dina e-postmeddelanden så snygga ... ointelligent spammy.
- Begränsa användningen av kepsar (redan nämnt)
- Se upp för vanligt filtrerade ord som "gratis"
- Var inte vag - ge en anledning till e-post
- Ta bort "RE:" eller "FWD:" från ämnesraden
- Använd nästan aldrig utropstecken
- Gör allt jag bara nämnde
Glöm inte bort meddelandet själv
Även om mycket kan göras för att få e-posten öppnad genom att tweak ämnesraden, är meddelandet självt också viktigt och bör inte bortse från. Det finns många saker du kan göra för att förhindra att din e-post öppnas, skummas och sedan ställas åt sidan för att ta hand om senare. Nu gör jag det ibland för att jag inte har tid att reagera på något som jag först trodde var mer relevant för mig än det visade sig vara. Andra gånger är det dock att e-postkroppen är för lång, dåligt formaterad eller förvirrande och kräver mer ansträngning för att förstå vad som sägs. Så med andra ord:
- Gör inte din email onödigt länge
- Bryt upp det i relevanta stycken
- Var noggrann och till den punkten
- Gör inte introduktionen (eller något av e-postmeddelandet) vagt
Nu säger jag inte att jag aldrig ska skicka långa mejl. Ibland måste du. Men andra gånger tycker du att det du måste säga måste förklaras i mer ord än nödvändigt. Så den sista punkten är korrekturläsning av ditt mail . Gmail har en bra funktion som gör det möjligt att "skicka" ett mail inom en viss tid. Jag har använt den här funktionen många gånger även efter korrekturläsning någonting. Jag klickar på skicka, skumma över min e-post en gång till eftersom det är "skicka" och sedan fånga något jag vill korrigera. Jag kan snabbt avbryta sändningsprocessen, göra ändringarna och klicka på Skicka igen. Det är ganska trevligt.
Slutsats
Det här är bara de första stegen för korrekt mailing etikett och det finns mycket mer att lära. Bloomberg BusinessWeek publicerade en bra bild som indikerar många av samma ämnen som jag behandlade i denna artikel och påpekade exemplen visuellt (vilket alltid är trevligt).
Har du upptäckt några tekniker som har visat sig fungera för dig? Eller kanske du har en fråga om något jag delade med? Hur som helst, vi skulle gärna höra från dig i kommentarerna!