Onlineverktyg och resurser för att organisera effektiva möten är stora och varierade och mycket användbara. Med webbplatser som MyCommittee.com kan du minska behovet av fram och tillbaka e-post och vidarebefordra dokument för att dra ihop ett möte. MyCommittee tillåter dig att organisera och hantera möten med dina kommittémedlemmar, samt ta minuter online och dela dem efter varje sammankomst.
MUO-författare har täckt flera andra online mötesverktyg, men jag personligen gillar MyCommittee eftersom den innehåller grundläggande funktioner och verktyg för små och medelstora möten. Det kan vara särskilt användbart om du håller på Internetmöten på att säga Google Hangouts-tips om planering och hållbarhet i möten med Google Hangouts Tips om planering och hållande effektiva möten med Google Hangouts Med dagens internetteknologi kan det vara både effektivt och kostnadseffektivt att hålla online-möten. -Effektiv, särskilt om du planerar dem och använder tidsbesparande verktyg. Under de senaste månaderna har jag deltagit i online-möten ... Läs mer, Skype eller andra liknande webbplatser.
Hur det fungerar
Nyckeln till att använda MyCommittee är att registrera ett konto på webbplatsen, ställa in din första dagordning, och bjud in din kommitté eller organisationsmedlemmar att kolla in det. Webbplatsen innehåller en guide som går igenom processen för att skapa din mötesagenda.
Du kommer självklart att ställa in logistisk information och syftet med mötet. lägg till en lista med inbjudna deltagare och gäster följt av återkommande agendaposter (t.ex. granska och godkänna agendan, gammalt och nytt företag, granskningsuppgifter) och ladda upp dokument som kan hämtas för granskning.
I dina kommittéinställningar kan du bland annat ställa in standardinformation, skapa en kalendermall, ange medlemsprivilegier och aktivera eller inaktivera offentlig eller privat åtkomst till dagordningar och protokoll.
När du har skapat och granskat din dagordning kan du maila en länk till dina medlemmar och gäster. Du kan även exportera en PDF-kopia av agendan så att den kan ses och skrivas ut offline. Agenda-guiden gör att dina agendor ser väldigt professionella ut, vilket minskar antalet arbeten som det skulle ta för att producera dem i Word eller någon annan textredigerare.
Före, Under och Efter möten
Om du kan få alla kommittémedlemmar ombord med hjälp av MyCommittee kan det användas som ett centralt nav där de kan få privilegiet att lägga till och redigera agendaposter och ladda upp dokument till mötet.
När som helst innan mötet börjar kan medlemmar lägga till synpunkter på alla agendaposter som alla kommer att se och personliga anteckningar om objekt, som endast kan ses av den person som postade anteckningen.
På mötesdagen kommer du att se en "Skapa Minuter" -knapp, som när den aktiveras ändrar din dagordning till en minutsform. Layouten och agendan för både protokollet och agendan är nästan lika, men efter att din agenda har konverterats till minuter kan du använda kommentarsektionen för varje objekt för att lägga till anteckningar, diskussionspunkter, beslut etc. för varje objekt. Textrutan Kommentarer öppnas inte inline i minuter, men som en separat sida.
Det finns också en sektion för att tilldela uppgifter för både utskottet och enskilda medlemmar. Innehållet i dina protokoll kan ses av alla online medlemmar i din kommitté, som kan delta i uppdateringen av protokollet, så uppgiften faller inte på en person.
Om utskottets medlemmar har tillgång till dagordning och protokoll under mötet kan MyCommittee hjälpa alla att hålla sig på uppdrag, och det minskar mängden tryckt papper för fler dokument.
Helhetsbedömning
De grundläggande funktionerna i MyCommittee möjliggör obegränsade registrerade kommittémedlemmar och obegränsade dagordningar och protokoll. Fillagringen är dock begränsad till enbart 1 MB. Du kan alltid använda fillagrings tjänster som Dropbox för att länka till dokument för nedladdning. (Obs! Om du letar efter en helt gratis online agenda inställning och minuter alternativ, kan du kolla in Agreedo Agreedo: Skriv och hantera ditt företagsmöte för gratis online-överenskommelse: Skriv och hantera ditt företags mötesminuter gratis online för flera veckor nu har jag letat efter en lättanvänd webbplats eller applikation som skulle tillåta mig att hålla och lagra protokollet från möten. Den traditionella textdokumentmetoden är inte längre en produktiv ... Läs mer.)
Det är några områden där MyCommittee behöver förbättras. Det har till exempel en mobilklientapp för Black Berry, men inte en för iPhone eller Android. Det finns ingen integrering av sociala nätverk, och redigering av dagordningsposter kan ta några klick för många.
MyCommittee innehåller ett par introduktionsvideoprogram för att få dig igång, och flera supportresurser för hur du håller och hanterar effektiva möten.
Låt oss veta vad du tycker om MyCommittee, och vilka andra online-mötesverktyg du rekommenderar. För andra idéer om detta ämne, kolla in dessa artiklar:
- Konfigurera ett flersidigt online-möte Det enkla sättet med AnyMeeting Skapa ett flersidigt online-möte Det enkla sättet med AnyMeeting Skapa ett flersidigt online-möte Det enkla sättet med AnyMeeting Det finns många verktyg och tjänster som kan hjälpa till att överbrygga kommunikation mellan avlägsna parter i realtid dessa dagar. Facebook, Skype, Google Hangouts, du heter det, det finns oändliga sätt att ansluta massorna. Beroende på ... Läs mer
- 10+ Fantastiska onlineverktyg för gruppsamordning och möten 10+ Fantastiska onlineverktyg för gruppsamordning och möten 10+ Fantastiska onlineverktyg för gruppsamordning och möten Hur hanterar du ett team av människor som sprids geografiskt? Hur samordnar du internationella tidszoner? Konceptet med att arbeta via Internet har börjat krypa in i vardagen, ... Läs mer
- Överenskommelse: Skriv och hantera ditt företags mötesminuter för gratis online-överenskommelse: Skriv och hantera ditt företagsmöte för gratis online-överenskommelse: Skriv och hantera ditt företagsmöte för gratis på nätet I flera veckor har jag letat efter en lättillgänglig -Unvänd webbplats eller ansökan som skulle tillåta mig att hålla och lagra protokollet från möten. Det traditionella textdokumentet är inte längre en produktiv ... Läs mer
Bildkredit: Business Group Meeting via Shutterstock