Det är lite mer frustrerande än att försöka skriva ett brådskande e-postmeddelande, bara för att svaret kommer för sent. Men problemet kanske inte ligger hos mottagaren. Det kan ligga med dig och hur du har skapat ditt meddelande.
Forskning har upptäckt många insikter om hur man övertalar fler medlemmar i en e-postlista för att öppna, läsa och klicka på länkar inom e-post. Men det finns mindre information om att uppnå liknande mål för personliga eller arbetsmail.
Om du har ett brådskande problem på jobbet vill du presentera dig för en inflytande 6 sätt att få upptagna personer att svara på dina e-postmeddelanden 6 sätt att få upptagna personer att svara på dina e-postmeddelanden Det finns en helt annan uppsättning regler när det gäller att skicka e-post till det kommer att uppmuntra eller avskräcka en person att slå knappen "svar" och svara på dig. Läs reglerna för e-postsucces. Läs mer, eller organisera ett möte, hur gör du det troligare får du ett snabbt svar på ditt e-postmeddelande?
Nedan följer en lista med anledningar till att svaren på dina e-postmeddelanden fortsätter att ankomma sent, eller inte alls. Genom att vara medveten om dessa vanliga misstag och tips kommer du att kunna odla en snabbare och mer konsekvent svarfrekvens till var och en av dina e-postmeddelanden.
Du CC'd personen du behöver ett svar från
Om du CC-personer in i ditt meddelande, kommer de ofta att anta att de var inkluderade bara för att vara kvar i slingan. Detta minskar chansen att de individer svarar, eftersom de inte känner att de var huvudmottagaren. Om du behöver alla att svara, undvik att använda CC-funktionen. Helst bör du maila en person i taget. Men om du måste CC, klargör du tidigt i det e-postmeddelande som du behöver alla att svara, inklusive de som är CC'd.
Din ämneslinje suger
En kvalitativ ämnesrad Hur får du ditt e-postmeddelande sticka ut i en rörig inkorg Hur får din e-postmeddelande stå ut i en rörig inkorg Har du någonsin skickat ett e-postmeddelande som du ansåg var viktigt bara att besvaras många dagar senare, eller dåligt bortglömt ? Beviljas, ibland är det utom din kontroll, men det finns saker du kan göra ... Läs mer måste låta folk veta att du behöver ett svar brådskande. Det betyder mer än att ha titeln på ditt mail "URGENT". Och det betyder inte att du måste vara löjligt detaljerad.
Något så enkelt som "Stevo, vi måste fatta detta beslut i morgon" fungerar bra. För det första handlar det om individen, så de vet att ansvaret ligger hos dem . För det andra förmedlar innehållet i ämnesområdet en känsla av både brådska och nyfikenhet. Detta ökar sannolikheten för att meddelandet öppnas direkt.
Du anger inte din efterfrågan snabbt
Vi vet alla att e-postmeddelanden ska hållas konsekventa. Men om dina är mer än några korta stycken långa, se till att din förfrågan är i rampljuset från början, annars kan det bli förbisedt.
Det betyder att du får det du behöver i första eller andra meningen. Du kan gå in i mer detalj senare, men förutsättningen för vad du efter behöver först komma.
Dina meddelanden är tråkiga
Om alla förväntar sig att dina meddelanden är tråkiga, waffling, jargongfyllda och för detaljerade, kommer de att förkasta tanken på att öppna dina e-postmeddelanden.
Istället får folk ser fram emot att få ett mail från dig. Använd humor. Adress människor personligen. Undvik företagspresentation. Håll dina meningar korta och klara. Inkludera en rolig GIF Hitta de bästa GIF på webben med Giphy, en dedikerad sökmotor för animerade bilder Hitta de bästa GIF på webben med Giphy, en dedikerad sökmotor för animerade bilder GIF är vanliga på webben, men det är ibland svårt att hitta rätt för rätt situation. Tack och lov har en ny dedikerad sökmotor bara för GIFs anlänt. Dess namn är Giphy och ... Läs mer. Du kan fortfarande lysa upp någons dag, även om du ber dem om en tjänst.
Du ställer inte in en tidsfrist
Om du behöver något, låt mottagaren veta exakt när det behövs. Alltför ofta är vi ombedda att ge ett svar "ASAP", eller "snart". Detta gör fristen subjektiv. Om du säger "Jag behöver verkligen ett svar på denna fråga senast 16:00 idag", finns det emellertid inget utrymme för tvetydighet.
Du ger inte alternativ
Fortsatt med exemplet ovan kan det vara så att mottagaren inte kan få ett svar till dig senast klockan 4:00. Du måste redovisa denna möjlighet i ditt första meddelande genom att expandera meningen:
"Jag behöver verkligen ett svar på denna fråga senast 16:00 idag. Om det inte är möjligt, vänligen meddela mig vid middagen så att jag kan göra alternativa arrangemang. "
Emailen är inte hög prioritet
Om ditt meddelande verkligen är brådskande kan du göra det mer uppenbart genom att markera e-postmeddelanden som sådana i vissa e-postklienter. Att kunna markera ett e-postmeddelande som hög prioritet är möjligt i Microsoft Outlook och Apple Mail. Tyvärr är det inte möjligt i Gmail, så det närmaste alternativet är att föregå ditt ämne med "URGENT:"
Detta bör endast göras i verkligt brådskande fall. Om du ses för att göra detta för ofta, kommer detta tips förlora sin effekt.
Du gör ingen fara
Det låter sämre än det är. Låt mottagaren veta att om ett svar inte mottas inom en viss tidsfrist, kommer vissa följder att följas. Som ett exempel: "Om jag inte hört tillbaka från dig klockan 14:00, antar jag att allt är ok, och jag skickar 10 000 $ till entreprenören".
Om mottagaren väljer att ignorera frågan, vet de uttryckligen att saker fortsätter att fortsätta utan deras inmatning. Om de vill att deras röst ska höras, måste de prata nu .
Du hjälper inte
Om din förfrågan är väldigt bred tror mottagaren ofta att de måste göra ett mer vältaligt svar än vad som behövs. Låt dem veta om en enkel "ja" eller "nej" kommer att göra. Om du arrangerar ett möte, erbjuda tre eller fyra praktiska tider som utgångspunkt. Gör vad du kan för att svara på e-postmeddelandet mindre av en börda för mottagaren.
Du skickar på fel tid
Om du vet att din chef alltid rusar av sina fötter på en torsdag eftermiddag, vänta inte till torsdag morgon för att skicka e-posten om du kunde ha skickat det på tisdag. Om du vet att din kollega har massor av e-postmeddelanden i början av varje dag, kanske vänta tills du vet att de har gått igenom inkorgen. 5 Åtgärdsstrategier för att bota din inkorg Noll e-postfransin 5 Åtgärds åtgärder för att bota din inkorg Noll e-post Frenzy Inbox Noll är ett av de mest populära buzzorden. För att verkligen lösa dina e-postproblem måste du gå bortom Inkorgen Zero och ta itu med de underliggande problemen. Läs mer innan du skickar ditt meddelande. Detta gör din email mindre av en nål i en höstack.
Du skickar för många e-postmeddelanden
Om du är känd runt kontoret som en obeveklig emailer, kommer dina kollegor att bli blinda för dina inkorgs grunder.
Gör det till en vana Hur man använder mikrovanor och gnista Massiv personlig förändring Hur man använder mikrovanor och gnista Massiv personlig förändring Att skapa nya vanor är svårt. Vanor byggs vanligtvis över veckor eller månader av upprepning, och motivation är utmaningen. När det går tufft kan mikrovanor vara en stor hjälp. Läs mer att de e-postmeddelanden du skickar är viktiga e-postmeddelanden. Då, när någon ser ett meddelande från dig i sin inkorg, är de mer benägna att märka.
Du är oskadlig
Om du fortsätter att fråga människor om saker och visa ingen tacksamhet, kommer folk snart inte att hjälpa dig. I e-postvärlden översätts det till att folk enkelt ignorerar dig. De skulle hellre svara på och hjälpa andra människor som respekterar sin tid och ansträngning.
Så om någon svarar snabbt, tacka honom eller henne. Om de går ut ur deras sätt att svara på dig eller hjälpa dig, se till att du visar att du är tacksam.
Ge det ett försök
Om du får långsamma svar eller inga svar är ett problem du har haft, försök att undvika alla ovanstående misstag. Genom att göra detta kommer alla dina e-postmeddelanden med största sannolikhet att öppnas, läsas och svaras snabbt. När du har gjort det i några veckor, ska det bli andra naturen. Innan du vet det, blir du en e-postexpert Vill du bli expert på någonting? Försök med avsiktlig praxis Vill bli expert på något? Prova medvetet övning Det är alltför lätt att känna crestfallen när du försöker försöka förbättra en viss färdighet. Använd kraften av "avsiktlig övning" för att få dig över dessa otäcka platåer. Läs mer .
Vilka andra e-posttekniker hjälper dig att få ett snabbt svar? Har någon av ovanstående varit särskilt effektiv för dig?
Bildkrediter: tråkigt jobb av Ditty_about_summer via Shutterstock, varje dag är Alla hjärtans dag av Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Är vi nästan där än? av Stuard Richards (Flickr). varning - branta steg: 1 av Crystian Cruz (Flickr). Inbox Triage With Gmail av David Bruce Jr. (flickr).